计算机技术在档案工作中的应用分析

刘烈韬

摘要:近年来,信息技术的发展日新月异,对社会生活的方方面面都产生了巨大的冲击,并促进了社会的整体发展方面的转变。档案工作做为社会生活的一部分,也必然受到影响。电子计算机技术的发展为档案工作提供了良好的发展机遇,成为档案工作发展的方向与必然趋势。只有采取切实有效的措施,加强电子计算机在档案管理方面的应用,并不断加以完善,才能有效提高档案工作的效率与质量,促进档案信息资源更好的开发与利用。

关键词:计算机技术档案应用

中图分类号:TU7 文献标识码:Ａ 文章编号:1674-098X(2012)06(b)-0041-01

1 档案工作采用计算机技术的必要性分析

作为上个世纪科学技术革命的产物,计算机技术和网络信息技术在全球范围内的快速扩张和普及,使现代信息技术对整个社会发展进步产生了巨大的冲击效应。同时,也为档案管理工作的信息化发展创造了条件和带来了契机。将现代计算机技术融入我们当前的档案管理工作中,既是计算机信息技术在文化公共管理领域中的一个具体表现,同时也是档案管理工作在新时期提升整体管理水平,实现自身发展的一个必要选择。

将档案管理和计算机技术结合起来,是信息时代的一大显著特征,在这个时代,不仅仅是档案工作要与计算机紧密的结合,我们日常生活和工作中越来越多的事物都会和计算机技术紧密的结合起来。将计算机技术应用于档案管理工作,能够使我们当前的档案管理工作在效率上有较大的提升。这种效率的提升主要表现在两个方面,一是减轻了人力操作的负担,在计算机技术参与到档案工作之前,所有的工作流程和具体的工作内容都需要人工操作来完成,不仅工作量大,而且工作还很繁杂。另一个方面就是传统方式进行下的档案工作,无论是整体的管理水平还是在使用时候的便捷程度等有着一定的缺陷。

2 计算机技术在档案工作中的优势分析

将计算机技术加入到档案管理的工作中,最重要的原因就是利用计算机技术的优势对现有的档案管理工作进行调整和改进,使档案工作的现代化水平更高,能够更加适应社会主义新时期的发展趋势和发展潮流。计算机技术是一个很广泛的概念,针对不同的对象,它的特点和优势体现的方式也就不同,针对档案管理工作,计算机技术的优势主要有以下几个方面。

2.1 多元化的存储

存储是档案管理工作的一项重要内容,在过去的档案工作中,对文献、资料进行存储,主要是通过库房的整理和手工操作的模式来实现,无论是档案的分类,还是档案目录、结构的编写,都需要依靠人工的力量来完成。这种档案存储无论是介质还是方式都极为单一,可供选择性和利用价值不强。其次,存储的介质多样化。利用计算机来进行存储档案,介质的选择具有多样性,既可以有计算机硬盘来进行存储,也可以采用专门的3.5软盘来进行存储,甚至可以利用光盘刻录来对档案进行存储,这些不同的介质存储性能都有量大不易毁损的特性,我们可以根据这些介质的不同来对档案进行分类保存。

2.2 高效的索引检索

档案不仅要具有存储性,而且应该具有实用性。如果档案单纯的只是为了对文献资料进行保存,对相关历史进行记录,那么档案的实用价值就难以得到体现,我们所做的档案工作,最终仍然是希望它能够反作用于人类社会的进步。要提高档案的利用价值,有一个重要的内容就是要使档案能够被需要的人快速的检索到,检索工作的完善需要在档案存储和后续的管理中贯穿始终,当前我们利用计算机技术进行档案管理的一大优势就是可以以计算机为硬件载体,利用一些档案管理的软件系统,来提升档案管理特别是索引管理的水平。软件系统也是在计算机技术快速发展普及下的产物,他们针对不同的工作领域开发不同类型的软件系统,然后通过在计算机上对这类软件系统进行安装,就可以与具体的工作结合起来。目前在我国档案管理领域中较为有影响的软件就是“世纪科怡”的档案管理系统,这个系统已经被国家档案局使用,并且通过实际的运行取得了较好的口碑。

2.3 档案系统化建设

以前的档案管理工作,多呈现为一种分散的特征。所谓分散就是参与档案工作的各个环节在实际的操作中其实是分开、没有联系的。当然,按照职能的分工每个工作环节有着自己明确的工作任务是无可非议的,但是作为档案工作的一个整体,这些不同的环节在做好自己本职工作的同时也应该意识到这只是整体工作的一部分,这一部分是需要为整体而服务的。系统化建设是计算机技术进入档案管理工作后的一个重要转变,利用计算机技术可以将原本独立的各个环节整合起来,使得每一个环节的工作结果都能够通过电脑得以展现,这个结果既是这一环节的结论同时又是下一环节开展工作的依据,这种系统化建设的方式能够有效的整合当前档案管理工作分散消极的现状。

3 如何做好计算机技术在档案工作中的应用

3.1 加强针对档案管理的计算机技术开发

档案管理工作会随着时代的进步呈现出越来越多的态势和特征,与计算机技术的结合并不是意味着档案管理工作的一劳永逸,相反,在利用计算机技术以后,对档案管理工作的应变能力提出了更高的要求。档案管理工作在未来的发展,必须依赖于计算机技术的进步,特别是针对档案管理工作的技术类型的进步,会对档案工作产生重要的影响。针对档案管理的计算机技术开发,很重要的一个内容就是关联产业的开发。所谓关联产业,包括软件系统产业、硬件设置产业两个方面的内容。系统软件开发主要指的是与档案管理相关的软件开发产业应该加强技术开发,提供软件设施上的支援和配合。因为计算机技术和档案信息的接轨,必然会涉及到技术上、系统上的接轨,但是当前我们在这方面的软件系统并不能很好的满足这一要求,这也是导致当前二者相互作用的效果很不明显份的一个重要原因。

3.2 加强计算机档案管理的标准化建设

标准化建设已经成为当前各行各业自身发展的一种要求,因为合作与交流的频繁使得不同的标准之间容易产生分歧和矛盾,统一的标准体系能够减少这种阻碍。计算机技术下的档案管理工作同样需要标准体系的建立。档案信息管理的主体不同,常常导致的是进行档案存储、管理的标准也就不同,这种差异性为档案管理工作在全国范围内的开展带来了困扰。我国的档案管理机构众多,在计算机技术参与的背景下,全国范围内的档案管理工作应该体现为一种协同化的趋势,即逐步实现在全国范围内建立统一的硬件标准和软件标准,实现档案资源在全国范围的通用。所以针对当前的这种情况,为了减少这种差异性带来的阻碍,建立一个电子档案管理工作的统一标准,使不同管理主体的档案信息管理工作都以这个标准为依据,集中开发,统一使用,将会大大提高档案信息资源的共享效果,并且为社会公众带来方便,更好的体现档案管理工作的价值。

参考文献

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