艺术院系教学秘书链环式工作模式的研究与实践

摘要：依据艺术院系阶段式授课的特点，结合教学秘书工作任务，将每学期的教学工作内容整合成为以学期为主链，以阶段性工作为环即链环式工作模式，每一环上详细分布着该时段的具体工作，穿插对该时段已经结课课程作品的收缴及综合评定，相应成绩录入，成绩审核，完成结课程序。一环接一环，环环相扣形成纵向到底的链环式工作模式。

关键词：教学秘书工作；链环式构建

教学秘书是教学管理队伍中的一员，是教学链中不能缺少的一环，不仅起着上通下达，调节各部门和师生关系的作用，而且还是教务处、教师、学生三者之间的桥梁和纽带，在院系教务管理中发挥着重要作用。艺术院系的大多课程都以技能、技巧的教学为主，具有较强的直观性，水平高低错落较为明显，生搬硬套其它院系的教学秘书工作模式是违背艺术院系教学管理规律的。但是根据艺术院系的专业定位、课程特点、成果形式进行深入地研究，是能够逐渐探索出符合艺术院系自身特点的教学秘书工作模式的。为减轻教师每学期存放学生结课作品的负担，缓解教学秘书期末的工作压力，结合工作实际就艺术院系教学秘书链环式工作模式进行探讨。

一、阶段性工作模式

1.第一环。新学期校历、领导听课记录、教研室活动情况记录的领取和分发；收缴教学日历;通知教师和学生领取教材；协助教务处安排上学期不及格学生的补考；统计并上传新生数据（单学期）；实践教学环节表格的领取、收发和数据上报；补考成绩录入审核；为计算机水平考试安排本部门负责的监考任务；核对教务系统中重修课程情况；制定当学期课程结课顺序目录，收缴已结课课程作品，完成相应的成绩录入。

2.第二环。通知学生办理重修手续，审核重修课程学分,安排重修课程的教学任务；协助领导、教研室主任修订本部门各专业教学计划，补充教务系统中的信息，审核系统中教学计划的每条信息确保数据准确无误；通知教师申报公选课，学生在教务系统中选公选课；根据各专业教学计划，核定各班级的教学任务；编制本部门校历和实践教学任务进程表；收缴已结课课程作品，完成相应的成绩录入。

3.第三环。协助部门领导和教研室主任落实教学任务给教师（包括外聘、行政兼职）；协助部门领导及教研室主任进行期中教学检查；深入课堂听课；院系期中教学检查资料的收缴、汇总、上报；协助部门领导和教研室主任做好实习、毕业论文（设计）答辩等工作（双学期）；在教务系统中录入教学安排，核对无误后经教学院长批准，报送教务处审核；配合教研室主任填报预订教材清单并提交教材科；编排下一学期各班教室使用表，为排课做准备。

4.第四环。毕业生成绩统计、进行学位资格初审并上报教务处（双学期）；教师教学工作量的核算、报批；统计上报下学期预报工作量；通知毕业班学生准时参加图像信息采集，完成电子注册、学历认证的相关工作（单学期）；精心安排个别科目提前考试的时间、地点及监考教师并报教务处审批；细心周密地编制下一学期的课程表。收缴已结课课程作品，完成相应的成绩录入。

5.第五环。确定本学期期末大考科目并报送教务处；向任课教师收集试卷（A、B）并送达教务处；统计未修三分之一学生名单，并上报教务处；为缓考学生办理缓考手续，并通知到相关课程的授课教师；提供期末大考排考的基本数据，落实监考教师，将考试安排通知到相关的师生；核对、汇总外聘教师工作量和课时酬金并及时报送教务处审批；协助教务处做好英语四、六级考试的相关工作；收缴已结课全部课程作品，完成相应的成绩录入。

6.第六环。收缴已批阅的期末大考科目的试卷，成绩录入，成绩审核，成绩单打印；教学文件的收发、保管、归档，做到教学档案库信息齐全清楚、查用方便；收集保存系部会议记录、教研活动记录；整理试卷，成绩单归档保存；收集保存教学日志；发放下学期课程表。

二、常规性工作模式

每天及时查看是否有新的教务通知，随时查看随时回复。通过班委QQ群进行网上留言通知相关事宜，避免了班级干部因正上课不便接电话的尴尬。通过教师QQ群与教研室主任、教师联系，维护正常教学秩序，了解和掌握教师、学生上课的基本情况；各种文件的领取，收发，归档；按教务处的有关规定为教师办理调、串课，代课，补课手续；协助院系领导为学生办理休学、复学、转学、退学、转专业等手续和学生奖惩的报审、登记、通知、存档等工作。

三、临时性工作模式

往届毕业生成绩查询、打印等；完成院系领导交办的其它工作；协助领导处理教学过程中的偶发事件；及时完成教务处或学院上级部门交办的紧急工作。

经过对各类高校，尤其是艺术类院校教学秘书工作模式的比较研究，结合艺术院系阶段式授课的特点，借鉴当今世界教育教学改革理论思想，对传统的工作程序进行细化分解，形成一个个小的工作“循环节”，将这些“循环节”连接起来，形成适合艺术院系教学特点的、更加完善的、全程性的艺术院系教学秘书链环式工作模式。使教学管理工作运转起来效率更高，质量更好。不仅能客观、公正、及时的为艺术院系阶段式授课的全过程做好服务工作，而且对提高艺术院系教学质量，保证教学过程的顺利进行，规范教学管理有着重要作用，同时也可以为艺术院系教学秘书工作的持续改进提供参考依据。

参考文献：

[1]赵莲娜,卢海燕.秘书学概论[M].大连理工出版社,2008（6）.

[2]颜金玲.教学秘书在高等学校的“教”与“学”中的作用[J].科学教育论坛，2006（3）.

（作者简介:王维英（1972-）,女，吉林长春人，吉林工程技术师范学院艺术学院助理研究员。）