独立学院办公室职能探究

何剑

广州大学华软软件学院（以下简称华软学院）创办于2002年，2006年经教育部批准升格为独立学院，至今已走过十年的历程。近年来，学院办学规模日益扩大，社会影响力不断提升，但是，作为一所本科层次的独立学院，与其他同类院校一样，在发展过程中面临诸多困难，除了要面对资源短缺、同类及不同类型高等教育的激烈竞争、缺少政府扶持等问题外，还面临着内部管理上的诸多困惑。独立学院要想在高等教育新形势下站稳脚跟，取得长足的稳定与发展，必须加强内部管理，以科学、有效的管理方式，提高办学水平，增强自身优势，使现有资源得到最大化的利用，并源源不断地吸引外部资源，为学院发展提供后续保证。

独立学院的办公室是学院的综合性职能部门，是承上启下，联系左右，协调内外，保证学院日常工作正常运行的枢纽和桥梁，工作内容丰富，繁杂琐碎。学院办公室办事水平的高低，反映着学院行政管理水平的高低，并影响着学院整体工作、整体事业的发展。新形势下，学院办公室的主要职能已不能局限于“办文、办事、办会”，而是要解放思想、开拓思路、与时俱进，充分发挥办公室的桥梁枢纽作用，在实践中积极探索办公室工作的新途径、新方法。

1 独立学院办公室基本职能

1.1 行政协调职能

独立学院办公室是独立学院的一个综合管理部门，处于学校组织的中心枢纽地位，是全校各种信息输入、输出、反馈的中心。学校各方面的工作，都要通过办公室这一中间环节来沟通和推动。在学校的管理过程中，由于各部门分工不同，常常会有一些工作需要几个或多个部门共同参与完成，为了保证工作顺利、有效开展，避免管理混乱、职责不清，就需要办公室充分发挥协调职能，理顺关系，及时发现问题、沟通协商，避免各部门之间的冲突，为各部门完成任务创造条件，使人、财、物得到最合理的配置，减少不必要的浪费。

1.2 参谋、助手职能

学院领导既是决策者也是指挥者，决策指挥是否得当正确，很大程度上取决于是否全面、详细了解学院的整体情况。独立学院由于办学形式特殊，相对传统高校，办学情况比较复杂，要求办公室注意收集各类信息，对各类政策、法律、法规、文件、意见等信息进行梳理，将信息及时、快速、准确地传达给领导。特别是在一些重大问题和事件中，办公室更应该是主要信息来源，应及时把握学院发展和运转的第一手资料，为领导提供全面准确的信息，供领导参考决策，做到出谋而不决策，参与而不干预。

1.3 日常事务管理职能

独立学院办公室承担着独立学院的日常行政管理工作，工作种类多，涉及面广。一般包括收发文管理、会务管理、公章管理、档案管理、文件流转管理、信件管理、车辆管理、对外联系、信访接待等，一些独立学院还把党务工作、人事工作等纳入到办公室的管理范围中。这些工作或要求管理人员具有较高理解力和较强的文字处理能力，或要求具有较强的沟通和组织协调能力，或要求具有快速、应急处理事件的能力。办公室管理水平的高低，反映着一个独立学院行政管理水平的高低，学院各项工作稳定有序的开展，与办公室的管理水平有一定的关系。

1.4 检查、督办职能

检查督办就是保证学院各项工作落到实处，保证学院各项决策的权威性。就其实质来说，它是办公室落实决策、政策、批示的一项后续保证手段。办公室应该对学院的政策决策进行监督，检查落实进展情况，协调处理存在的问题，确保政策决策落到实处，确保政令畅通，确保政策决议的权威性和实效性。同时，要利用这一职能发现工作中的问题，获得大量准确及时的信息，为高层领导决策提供准确的事实依据。

1.5 服务学院、服务师生职能

独立学院办公室在独立学院运转中起着承上启下的作用，担负着沟通上下、联系内外的责任。既要为领导服务，交办领导布置的每项任务，又要为其它部门做好服务和保障工作，还要为广大师生员工做好服务。做好服务是办公室工作的出发点和落脚点。

2 影响独立学院办公室职能发挥的几个问题

2.1 工作任务繁重，难度大，面临一定的压力

相对传统高校，独立学院办公室人员精简，工作任务繁重，从起草各种重要文件、制度、制定政策，到办文、办会、管理学校公章、档案，从为学校领导服务到为各部门、基层、师生员工服务，涉及学校日常工作的方方面面。广州大学华软软件学院办公室管理的工作事项大大小小据统计约150多项，除了日常管理工作外，还有一些临时出现和领导临时交办的工作，这些工作往往比较重要且紧急，办公室的职能决定其工作影响面大小，因而各方面对办公室工作的期望值较高，对办公室人员综合素质和能力要求也较高，这就形成了对整个办公室和其工作人员一定程度上的压力。

2.2 管理体制不健全，影响工作效率

科学、合理的管理体制可以使办公室工作有条不紊的进行，并保证工作质量和效率。独立学院办公室工作纷繁复杂、头绪众多，如果没有一套健全、完善、切实可行的规章制度和严格的办事程序，容易造成管理上的无序和混乱，尤其是对于一些常规性的工作，如果没有明确规定先后顺序、具体步骤和要求，很容易造成工作上的无序，甚至是与其它部门之间的冲突或矛盾，也可能会因工作的忙碌和疏忽产生差错和遗忘。同时，因为没有规章制度，办公室人员的工作很容易陷入疲于应付、毫无章法的境地，这不利于工作的开展，更不利于办公室职能的充分发挥。特别是面临一些重大任务、突发事件、临时接待等时，科学、有效的管理体制往往能使办公室处乱而不慌，有序有章地应对，不仅能按时保质完成各项工作，还能在关键时刻维护学校的声誉。

2.3 办公室人员素质有待进一步提高

独立学院办公室作为学校的行政管理部门和服务部门，其工作人员的素质直接影响着办公室工作的质量和服务效果。办公室人员素质不高主要体现在：政治素质不高，不关心国家大事、教育政策走向，没有政治敏锐度；一部分办公室人员对专业知识欠缺，由于工作繁忙，无暇或不能主动进行相关业务培训，在学历进修、科研项目申报等方面机会也较少，专业能力和业务水平遇到瓶颈，不能进一步提升；工作墨守陈规，缺乏创新性思考，养成思维惰性，导致办公室工作缺乏创新，很难有突破。

3 如何强化职能，提升效能，建设新形势下高效、和谐的独立学院办公室

3.1 明确岗位职责，理顺工作流程，加强制度化管理，建立科学的管理体制

制度化管理有利于工作的规范化和标准化，可以提高工作效率，减少决策失误。独立学院办公室要明确岗位职责，理顺工作流程，建立科学合理、符合实际的规章制度。加强制度化管理，是提高管理水平，强化职能最重要的方式。以广州大学华软软件学院为例，在创办初期，由于学院规模小，人数少，在管理上主要采用“人管”方式，这对于创办初期的独立学院来说，在一定程度上实现了直接性、灵活性的管理。但是，随着学院的发展，规模的扩大，“人管”逐渐显示出其固有的弊端，不能满足学院发展的需要，近年来，学院开始探索实行制度化管理，初步创建科学管理体制，学院办公室起到了带头和敦促作用。

学院办公室为使各项工作有序开展，让各部门知晓、明确学院办公室各项工作流程，不仅明确了每位办公室人员的岗位职责，还进一步完善了各项工作制度、工作流程，如《学院印章管理规定》、《学院公文处理办法》、《学院接待管理办法》、《学院会议管理办法》等，以及档案管理、合同管理、车辆管理、物品领用管理、信件收发等制度流程。这些制度和流程，不仅明确了学院办公室的工作职责，理顺了工作流程，提高了办公室的办事效率，而且使学院办公室在面对巨大的工作压力和突发、临时事件时，也能有条不紊，保证各项工作的顺利完成。

3.2 创新思维，把握全局，注重细节，跟踪到位，强化执行力

由于独立学院特殊的办学性质，要求独立学院办公室不能仅仅做好“办文、办事、办会”， 要创新思维，把握全局，从学院宏观角度出发，认真做好职能范围内每一件事，并且要承担起没有明确哪个部门的工作。独立学院办公室在工作中应该注重与时俱进，不墨守陈规，积极改进，探寻最优工作方法；其次，要认真，合理布置每项工作，特别是对一些大型活动或重要事件，要统筹安排，做出详细的工作方案，细化分工，明确每项分工的负责人或负责部门，列明每项工作完成时间，并跟踪每项工作完成情况，确保每一细项的工作按时完成，以此强化执行力，保证每项综合、大型任务按计划、高效完成。华软学院办公室的一个优秀传统就是在任务来临时，对工作的“细而化之，分而治之”，即快速对任务做出分解，详细工作方案，责任到人，并跟踪实施。办公室承办或牵头做了许多大型的活动、会议或接待工作，如每年的毕业典礼、迎新工作、开学典礼以及大型的接待和会议等。

3.3 加强业务学习，提高办公室管理人员的素质

随着广州大学华软软件学院的不断发展，学院办公室队伍也日趋稳定，员工工作能力、业务水平也不断提升。但是，学院办公室的管理人员大部分都不是管理类专业出身，在对工作达到一定的熟练程度后，便很难在理论上实现突破，也相应缺少创新精神。近年来，为进一步提高学院办公室管理人员的业务能力和综合素质，在理论和实践上打造办公室一流的管理队伍，更好地服务领导、服务各部门，学院办公室除了平时积极营造良好的学习氛围，鼓励和督促各位员工要不断加强自身学习外，每年选派人员进行相关业务的培训，如档案管理培训，高等教育基础数据上报系统培训等，这对办公室人员素质的提升起到积极作用。

3.4 实行人性化管理，增强办公室的团结力和凝聚力

“以人为本”是华软学院的办学理念，“以人为本”主要是“以生为本，以师为本”。学院办公室也实行“以人为本”的管理理念，对办公室人员实行人性化管理。办公室管理人员大部分比较年轻，工作热情很高，但是工作能力和业务水平还有待进一步提升，学院办公室充分尊重每位员工，无论年龄大小，工作时间长短，为每位员工职业发展和成长提供相对宽松、有利的条件，而非用简单的行政命令或行政强制去完成各项工作，并不时给予员工激励和指引，以此激发员工潜能，增强办公室的团结力和凝聚力。这是提高办公室效能的一个重要途径。

3.5 强化服务意识，提升服务质量

华软学院办公室工作的一个重要宗旨就是服务，服务领导、服务各部门、服务教学。办公室的日常工作，如来访接待、内外联系、处理来文信件、车辆管理、办公文具管理等充分体现了学院办公室的服务本色，在一定程度对学院办公室人员的服务意识有较高的要求。为了提高大家的服务意识，华软学院办公室要求工作人员在工作中牢固树立服务观念，热心为领导服务、为广大师生员工服务。

办公室在独立学院中具有举足轻重的地位，影响着独立学院各项工作的正常运行和有效开展。因此，我们必须高度重视办公室职能发挥过程中存在的问题，并采取有效措施，克服诸如管理体制、人员素质等问题，以充分发挥办公室在独立学院管理工作中的重要职能，实现新时期办公室工作的进一步发展。

参考文献

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