论办公耗材的采购和管理

李伟霖

深圳职业技术学院占地面积超过2 400亩，在校生达2.3万余人、在编在岗教师超过1 300人，每年的办公耗材（包括电脑配件、打印耗材、办公用纸、投影机灯泡等）采购总量都在400万以上。

办公耗材指用于日常行政办公的消耗性材料，主要包括办公用纸、打印耗材和电脑配件、文具等，每年的采购总量都比较大。办公耗材的采购属于学校自行采购的范围，相对于政府集中采购来说自主权要大一些，因此可以在遵循校内外各项规章制度的基础上，针对不同的采购对象采取不同的方式，尽量做到高效、优质和高性价比。

耗材采购的具体方法

政府协议采购，从政府指定品牌中选择

根据深圳市政府采购中心的通知，办公用纸只能从中标（入围）供应商中选择，经过充分的市场调研和听取使用单位意见后，深圳职业技术学院选择了市场口碑好、性价比高的公司，实际使用效果非常好。

单一来源采购，向厂商或一级代理商直接进货，减少中间环节

对于一些公认的知名品牌产品，其质量和售后服务都有保障，但是价格比较高，根据这种情况，学院主动和厂家直接联系，由厂家直接给学院供货，减少了中间环节，从而获得了比较合理的价格和畅通的供货渠道。

校内招标，保证公平、公正、公开

打印耗材属于相对标准化的产品，售后服务也比较简单，而且价格变化不大，深圳职业技术学院一般采取校内招标的方式，一次进货量较大，在保证产品质量的基础上着重于较低的价格，并且要求供应商对产品提供1年的质保期。

询价比价采购，货比三家

电脑配件（包括CPU、内存、主板、硬盘等）种类多，品牌多，价格不统一，而且市场行情也经常变化，针对这种情况，就需要询价、比价进行采购，货比三家，尽量做到性价比最优，而且将售后服务作为重要的参考因素。目前，学院根据台式电脑5年就到报废期的特点，在采购时要求供应商提供5年的保修，逐步减少此类耗材的采购。

网上促销信息采购，有的放矢

一些IT网站（如www.pconline.com.cn、www.it168.com等）上经常有各种产品的促销信息，如果促销的产品恰好符合我们的需要，便可及时采购，这样的产品在质量和价格方面都具有竞争力，但必须注意到保持合理的库存，避免造成积压和浪费。

按使用者要求采购，提供个性化服务

有些使用单位或者个人可能会喜欢特定的品牌和型号，在不违反学院原则性规定的情况下，可以根据他们的要求，经过货比三家，有针对性的进行采购，满足这种个性化的要求。

物料采购的管理

耗材采购完成以后就进入到管理环节，围绕服务教学一线的工作重心，坚持廉洁和高效的原则，需要认真做好以下几项工作。

采购、账务、仓管分开，各司其责

本着工作的合理安排和相互监督的出发点，深圳职业技术学院将采购、账务和仓管三个环节分开由三位同志来承担，这样可以在不影响工作效率的前提下，很好地起到相互制约和监督作用，减少出错的机会，保证了整个耗材采购工作的顺利进行。

合理的库存，趁低吸纳

耗材市场的行情变化比较频繁，在充分了解和调研的基础上，学院在价格回落的时候主动吸纳一些常用耗材，保持合理的库存，这样的一来可以及时地满足各使用单位的需求，二来可以有限度地节约资金，规避价格风险。

要求供货商免费提供送货、安装、保养等增殖服务，做好服务工作

除了某些特殊情况，一般我们都要求供应商送货上门，而某些专业性较强的耗材如投影机灯泡、电脑配件等还要求提供安装服务，并且针对投影机、打印机、复印机、电脑等提供一些合理的保养服务。

根据表现建立供应商信誉档案，优胜劣汰

学院建立了供应商信誉档案，根据产品价格、产品质量、工作效率和售后服务情况等进行评分，这样就能更加客观的评价各个供应商的表现，给有实力、服务好的供应商更多的机会。

鼓励使用再生耗材，支持环保

环保的观念也应贯穿于整个耗材采购工作当中。在征求使用单位同意和保证使用效果的情况下，学院尽量采购一些环保的耗材，如再生硒鼓、再生纸张等，减少对环境造成的不利影响。

提倡节约，反对浪费

根据统计1/2左右的打印是用于内部资料保存和作为草稿使用，如果这部分用纸能使用双面打印的话，将极大节省用纸量，经过大力的推广，目前学院中合理使用双面打印的习惯已经慢慢形成。

物料采购管理的效率及经济效益

学院开发了一个耗材管理软件，将进存销、供应商评分、数据分析、报表打印等工作纳入其中，提高了工作质量和工作效率。采用此系统后，经济效益显现出来，设备处常备库存耗材采购价大部分比市场价低20%左右。

进存销管理解决方案一般由采购管理系统、仓库管理系统、销售管理系统等构成。采购管理系统将计划、申请、订单、渠道、价格等功能结合，实现完善的仓库采购信息管理。仓库管理系统按照耗材不同用途和类型，提供分类分级管理模式，确保处理仓库日常业务和库存盘点等功能，进行全面控制和管理。销售管理系统主要用于实现快速处理各部门预订和发货，帮助仓库及时满足客户的需求，提高仓库服务质量。

由于办公耗材具有需求量大、市场价格浮动大等特点，在制定每学期采购计划时，我们采用一次预定、分批送货、分期付款的办法。学院设备处按季度收集各部门办公用纸、硒鼓、墨盒等物资的需求信息，然后采用校内招标方式确定供货商以及签订供货合同，但同时要求供货商按照零星需求进行供货，在合同的总框架内实行电话订货，送货上门和分期付款。这样既做好为教学一线提供送货上门的服务，又在最大程度上科学有效地管理仓库物资，避免市场价格的短期波动。

以A4复印纸为例，学校每个学期的采购量约为1 600箱，通过分期付款方式每箱纸的价格为215元，215元×1 600箱=344 000元，如果是实行零星采购，每箱纸的价格为225元，225元×1 600箱=360 000元。可见采用一次性采购，光此一项可为学院节约资金近16000元。

实行周期采购方案能掌握库存耗用情况和及时把各类库存成本归集到各成本项目和成本对象上，动态反映存货资金和存货数量的增减变动，提供存货资金周转和占用的分析信息，为降低库存，减少资金积压，使存货核算与计划采购联动，进一步提高仓库管理水平。

（作者单位：深圳职业技术学院）