高校仪器设备资产管理流程分析及改进的研究

潘晓铭

摘要:本文运用高校仪器设备资产管理流程分析方法,对高校仪器设备资产管理中的变动处置进行流程分析和改进。

关键词:仪器设备资产管理流程分析流程改进

中图分类号:G482 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2012)06(c)-0202-03

进入新世纪以来,由于高校招生规模迅速扩大,基本建设投资急剧增加,全国普通高校拥有总资产从几千亿元发展到了几万亿[1],增加了3倍以上。随着高校资产规模的日益扩大,作为高校资产的重要组成部分,各高校仪器设备资产成倍增加,管理难度明显增大。尤其是近几年来学校内部后勤、财务和仪器设备资产管理等改革的深入,对高校的仪器设备资产管理工作提出了许多新的要求,兼之高校管理体制改革相对滞后,管理流程控制不完善,导致了管理不善、资产闲置、重复购置、利用率低下,甚至在一些高校出现了仪器设备资产管理混乱,给高校带来了巨大的浪费和损失,据国家有关部门统计,近年来由于仪器设备资产管理不善,每年流失近千亿元。分析其根本,导致当前仪器设备资产管理不善的因素主要是由于流程不畅的问题,而流程不畅主要是因为无效流程过多、过程接口不够吻合,步骤间缺乏沟通,需要通过流程改进来解决。

1 高校仪器设备资产管理流程

高校仪器设备资产管理工作分为组织申报、采购供应、安装验收、日常使用、故障维修、变动处置共六个过程,其流程如图1所示。

2 高校仪器设备资产管理流程特点

(1)申报立项:在我国高校系统内,现行高校经费来源渠道众多。每年,各个使用部门根据自己的需要提出仪器设备购置计划,学校对各使用部门申请的仪器设备缺乏有效地审查,把关不严,使某些使用部门出现大量闲置的设备甚至多台(套)同一型号的大型精密仪器设备,造成重复购置,形成了很大的浪费。

(2)采购供应:①采购程序不透明,无人监督[2]。由于目前高校采购大多采用邀请招标的形式,不太重视信息的公开,致使广大教职工对招标工作的公正性产生疑问,具体表现在信息的披露不规范,采购方式选择不恰当,采购预算的编制、招标文件的编写、不同项目的评标办法等不规范等,仪器设备采购过程无人监督;②采购程序的不完善。如采购部门对供应商的考察不彻底,有些供应商明知无法响应招标文件的要求仍前来投标,其结果必然是供应的产品不合格;更有甚者,相互串标和围标,使学校蒙受损失。

(3)安装验收:没有严格的验收程序和必要的验收监督、制约机制,验收通常只有资产管理员和设备管理员参加,验收人员专业水平不高,验收质量难以保证。

(4)日常使用:①占有形式多样性。高校仪器设备资产在占有形式上有教育事业性质的教学、科研、教辅以及行政部门等单位;有准经营性和服务性并存的后勤实体;有经营性质的校办企业、国有民办附属单位等。现阶段由于高校体制改革的深化和多方筹措办学经费的需要,部分仪器设备资产已用到了独立核算的校办企业、国有民办附属单位和非独立核算的后勤经济实体中,其各自占有的仪器设备资产成为高校办学的物资基础。使原本学校共有的仪器设备资产变相成为各二级单位所有;②仪器设备资产共享程度低。各使用部门普遍追求小而全,设备专管专用,资源独占,共享低。导致一方面有许多仪器设备利用率极低,处于半闲置或闲置状态,另一方面某些急需仪器设备的科研、教学单位却无设备可用;③设备使用监督、考核评价等机制不完善。没有统一的监督管理部门对仪器设备资产的管理部门进行监督管理,也没有统一的监督管理部门对各院系仪器设备资产的使用情况进行监督管理,资产闲置、浪费现象比较严重。对仪器设备资产利用合理比例、资产闲置存在问题等缺乏相应的考核体系。

(5)故障维修:仪器设备维修的管理工作仍沿用一般的行政手段管理,仪器设备损坏后,或自行到校外寻找维修门路或上报上级部门等待安排,这种做法导致各自为政、联系难,修理周期长,维修费用浪费大,维修质量无法保证,修后服务差。由于维修工作跟不上而造成的直接损失包括: 减少了仪器设备正常运行时间。部分仪器设备带病工作,造成提前报废。由于维修没有保证,仪器设备不敢放开使用,造成仪器设备利用率低[3]。而在维修后的验收过程中,基本都是有使用单位进行,缺乏监督。

(6)变动处置:使用部门申请处置后便处于设备处组织的鉴定、审批和实施处置过程,基本上形成了设备处在资产变更处置问题上的一权独大的局面。

3 高校仪器设备资产管理流程分析

3.1 高校仪器设备资产管理流程分析原则

在对原有业务流程的改进的过程中,本文由于具体的管理目标是加强仪器设备资产的安全性和提高利用率,与一般工业生产的提高效率、降低成本的管理目标有很大差别,因而我们这里不能简单地套用工业工程中的ECRS原则,参照现有工业工程的有关理论[4],本文制订改进方案时遵循了如下原则:

(1)必须在组织战略的指导下进行,与其保持一致并为其服务;即与学校提出的“保证教学,服务科研”的设备管理方针相一致;

(2)综合运用高校的人员、技术和信息方面的优势,突出重点;

(3)既重视跃进型的重大创新,也重视积累型的持续改进;

(4)建立方案评价和管理体系,对方案进行评价;

(5)要有完善的人力、技术和信息的重新部署方案。工作程序的改变涉及到人力、技术和信息等资源的重新安排,应当有相应的措施。

由于面临技术和经济上很多不确定因素,因此在选择比较方案时我们采用以主观判断为主的定性的分析方法,直接通过5W1H的提问得到最合理的解决方案。

3.2 高校仪器设备资产管理流程分析方法

5W1H分析法:“5W1H”提问技术是指对研究工作以及每项活动从目的、原因、时间、地点、人员、方法上进行提问,根据提问的答案,弄清问题所在,并进一步探讨改进的可能性。“5W1H”提问方法如表1所示。

3.3 高校仪器设备资产管理流程分析步骤如表2所示

3.4 高校仪器设备资产管理流程分析实施

(1)高校仪器设备资产管理流程分析规定

在图1中,本文分别给予1-6数字编号,称作流程号,本文按照流程顺序分别进行业务流程的分析和优化。

本文图表中对高校仪器设备资产管理有关学校职能部门和相关组织分别给予如下编码(见图2):

A分管校长 B设备处C采购中心D财务处E使用部门F供应商G监察处H保卫处I设备资源调剂中心J专家组K使用部门下属单位L外使用部门

由于仪器设备资产管理工作是业务流程在相关的职能单位中展开的,因此我们以业务流程为纵坐标,部门为横坐标绘制工作程序图,便于分析业务活动中部门之间的联系和相互作用。工作程序图中的每个业务流程上的符号,我们称作业务项目,业务项目的编号用纵坐标上的数字加横坐标上的部门代号组成。由于程序分析中图表技术运用的符号是根据制造业制定的,不能完全借鉴到高校仪器设备资产管理流程中,因此,在用该方法进行仪器设备资产管理流程分析时,需结合流程中各项活动对这些符号进行重新约定,其新定义如表3所示。

(2)资产管理组织结构和职能的变动

在任何企业或组织中,具体的业务流程环节是需要由具体的部门来完成的,因此业务流程的路线决定了有关部门的职能,当业务流程发生了变化和改进的时候,相关部门的职能分配也必然要重新进行,因此流程的改进首先应当对部门的职能进行重新的设计确定,保证它能够在新的流程模式下能担负好自己的功能。

(3)制度的重新设计修改

本文流程分析中的改进方案,要通过仪器设备资产管理制度的规定发布才能得到实施,仪器设备资产管理制度以流程分析的改进为框架,经过重新设计、编写、修改、发布,建立了新的仪器设备资产管理制度。该制度通过设备处向主管校长提交《关于实施新版仪器设备资产管理制度的请示报告》,经批准后颁布实施。

新的制度应当对改进后的仪器设备资产管理流程的主要环节进行描述,对相关人员的操作给出具体的说明,按照做什么,在什么地方做,谁去做和什么时间去做和做到什么标准的5W1H模式来进行编写,切实保证制度的可操作性。实施新制度过程中应当对资产管理有关部门的人员进行相应的制度文件培训和业务培训,培训考核合格后方可上岗,不能胜任岗位工作的人员一律调配到辅助性岗位工作或校内解决。

(4)管理手段的改进

新的工作流程的实施还需要对相关的管理手段进行改进。对于有条件的大学,可以采取全校联网的仪器设备资产管理系统来实现资产的实时申报,验收,使用情况和维修鉴定以及处置等所有过程的记录,形成无纸化的的电子版记录并统一由设备处控制。

4 高校仪器设备资产管理流程分析及改进(以变动处置过程的流程分析与改进为例)

4.1 现行流程

由设备处主管仪器设备变动处置工作,实施流程如图2所示。

(1)处置申请:使用部门提出变动处置申请;

(2)技术鉴定:设备处组织有关部门进行设备技术鉴定,出具报告;

(3)丢失鉴定:使用部门责任人向本单位领导和保卫部门报告,填写丢失报告由保卫部门签字确认;

(4)报审核单位:＜1万报设备处审批;

(5)主管校长签批:≥1万主管校长审批;

(6)设备处汇总审核并上报:设备处汇总审核后上报上级主管国有资产部门审批;

(7)销账:设备处负责审批后资产的销账;

4.2 流程分析及改进

本项目对现有流程经过5W1H分析后,发现主要存在如下问题:

(1)仪器设备变动处置过程中,由于使用部门申请处置后便处于设备处组织的鉴定、审批和实施处置过程,基本上形成了设备处在资产变更处置问题上的一权独大的局面,虽然一定价值以上的设备仪器的处理需要由校长和上级主管部门审批,但是由于校长和上级单位由于不具有仪器设备价值等的直接信息,也是间接通过设备处的汇报等情况中来做出判断,因此,实际上形成了设备处自己定价自己处理的局面,不利于防止出现低评资产余值,让部门个别人得到好处等腐败行为的发生。

(2)处置仪器设备余值鉴定关系到仪器设备处置后换回资金能否真正体现到处置仪器设备的自身的真正价值,是否能完整地回归学校财政。因此仪器设备的技术鉴定环节应当体现公正,专业和务实的原则。对于失去使用功能的仪器设备,没有专业人员参与,设备处自身进行鉴定在能力上难以达到保证准确。

针对此2点问题,我们提出了如下改进方案。

(1)由专家组负责实施待处置仪器设备的技术鉴定工作。

(2)对请示上级主管部门批准后,要求设备处在实施变卖转让等处理过程中,有专家组对余值进行评估,写出报告,按照评估余值组织处置并上交处置款。对于其中的特殊大型专业仪器设备,经过分管校长要求,设备处可以委托社会专业评估机构进行价值评估。

(3)在设备处统一处置变动设备时,有监察处在现场监督。

(4)在设备处置完毕后,该仪器设备的采购发票复印件,专家组评估报告,处置报告等文件应当由监察处存档备案。改进后的工作流程如图3所示。

5 结语

运用高校仪器设备资产管理流程分析法还可以对高校仪器设备资产管理的其他流程进行分析,找出流程中存在的问题,对流程进行改进,使高校仪器设备资产管理流程更合理、更科学。

参考文献

[1] 柯进生.高校国有资产监管存在的问题及对策[J].国有资产管理,2008(9):48.

[2] 瞿海燕.高校设备采购管理存在的问题及对策研究[J].企业家天地,2009(4):43～44.

[3] 银玉兰.高校实验室仪器设备的维修管理[J].中国现代教育装备,2006(4):14.

[4] 徐学军.现代工业工程[M].广州:华南理工大学出版社,2000:440.