高职院校毕业生档案管理问题研究

杨立红 刘潇 周晓楠 张敬

摘要高职院校毕业生档案关系到学校的声誉和学生个人的切身利益。本文从高职毕业生档案管属部门和内含说起，列举档案管理工作的诸多问题，分析出现问题的原因，提出了五项具体的、操作性强的措施为学校服务，为毕业生和用人单位服务。

关键词高职院校毕业生档案管理

中图分类号：G715文献标识码：A1 我校高职毕业生档案的管属部门及内含

高职毕业生的档案管理有的学校放在综合管理部门，实行综合管理；有的院校放在学生工作管理系统，由学生处统一管理；而有些院校放在各个学院、系部，实行分散管理。我校由各系专人负责、辅导员监管，毕业生提取档案需要携带毕业证、身份证、报到证等相关证件到系里领取。在特殊情况下，毕业生档案暂时不能转走，比如：处分未撤销缓发毕业证者；欠学费者；处分未撤销缓发毕业证者，成绩不合格者。监管学生档案的辅导员老师在学生领取档案时告知学生应该注意的事项有：第一，学生档案是个人的重要资料，不能在个人手里存放；第二，学生个人不得自行拆封，应由就业单位档案管理部门拆封等。

高职毕业生档案是指已经完成教育部、学校、各专业人才培养方案中所有需要完成的项目学生个人的干部身份档案。我校高职毕业生档案里面的内容有：高中学籍表；高考电子档案；学生党团关系；每个学期学生综合素质考核表；各种评优登记表；实习成绩考核表；毕业论文答辩开题报告；毕业论文答辩成绩单；毕业生登记表；综合成绩单；学生诚信档案；全国普通高校专科毕业生就业通知书等材料。

2 高职院校毕业生档案管理工作中存在的问题

2.1 档案管理意识不强，管理不规范

高职院校档案管理和建设主体的重视程度不够，意识不强，直接给管理工作带来困难，也造成档案管理中的混乱。在实际工作中，存在着轻视此项工作，不少档案管理部门只遵循中宣部下发的《干部人事档案材料收集规定》，并没有形成自己的档案细则和规定。在执行过程中，存在不及时归档、乱归档等现象，档案不能避免有丢失情况，等发现后再补材料和档案，造成和原始材料的不一致。有的学校档案管理者不固定，这直接造成管理混乱，导致人事档案缺乏严肃性。

2.2 口袋档案和弃档现象逐年增多

口袋档案是指毕业生拿到自己档案后，没有将自己的档案放到所任职单位档案管理部门，也没有放在档案代理的人才中心，就直接放在家中，这种现象的产生一方面是因为毕业生急于就业，并没有签订正式的劳动协议，另一方面也有不少是用人单位并没有档案存放部门。也有的高职毕业生为了自己以后方便换单位——跳槽，档案直接就放自己“口袋”里。甚至有些毕业生毕业以后长期将档案放在学校，好像“永远”没有档案一样，增加了学校档案管理者的工作复杂度。

2.3 档案管理手段陈旧落后，设备不先进

由于高职院校对档案不够重视，管理投入有限，有的院校没有专门的档案管理部门，有许多档案管理人员是身兼数职，没有将全部精力放在档案管理工作中，对任课老师、辅导员和学生档案填写材料归档不及时，目前大多数高职院校仍以传统的手工操作为主，整档材料繁琐复杂，加上每个学期都有新资料加入，归档人员常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆装订等大量工作，没有时间考虑开发案宗的内在信息，计算机现代化管理并没有派上用场。

2.4 档案私拆、涂改、丢失等不良现象存在

有的毕业生拿到档案以后，马上想知道这个袋子里装的是什么，尤其在意在校期间一些表现，比如：教师评语、思想品德、毕业答辩成绩等，在没有听清辅导员老师或者档案管理员的要求和强调时，就已经将自己档案袋打开，甚至有些看到自己的表现和成绩不算优秀，立刻就拿起笔将自己的档案材料涂改，还有部分同学在学期间表现不是太优秀，个别学生就想到了弃档或者将自己档案弄丢等等。

2.5 高职院校档案管理者档案转交和查询管理不规范

高职院校还没有形成统一的标准，造成发放档案的过程随意性很大，很不规范。有些学生的档案采取机要传递方式，有些采取校方送达，有些学生直接将档案带走，也有不少是请人呈交等等。形式的不统一造成档案发放的混乱，有时会出现“人在档案无”、“档案有人无”等问题。

3 高职院校毕业生档案管理工作完善措施

（1）加强领导，保证毕业生的档案质量。学校应该统一各个部门各个学院系部意见，综合讨论人才培养方案，制定全校统一的载入学生档案材料的全部内容，做好对外宣传等工作。另外，各学院、系部、各专业、各班级针对自己的特殊情况，研究完善入载档案内容，做到档案个性化、特色化，将系部和专业宣传出去。规定学校专门派一名领导直接挂帅管理，各学院各系部各班级有专门的档案管理人员。

（2）重视宣传，强化学生的档案意识。从教育入手，使学生重视个人档案。使学生从入学教育就懂得档案的重要性，跟学生介绍档案中存放的材料都有哪些，这些材料是过去的一个写照，只有历史是不能更改的。毕业生应树立“人往哪里走，档案跟着走”的原则，对于以后自己的工龄、保险、升迁、转正定级等方面都有好处。

（3）提高档案管理者的认识，加强档案管理者的素质提升。从树立责任心和端正工作态度开始，档案管理者必须有较强的保密意识。学校应经常组织档案管理校内外的培训交流，全面提高档案管理者的素质，从技术手段上提高管理档案的科学性。

（4）完善制度，完善档案管理的各项制度。比如：建立台账制度，归档人员使用记录、材料补充填入记录制度等。每学年进行学校档案管理评比活动，及时表扬先进，对表现不足的环节提出建议，进行修改。每学期定期进行补充材料，归档材料入档，毕业学期进行全面大检查，进行查漏补缺等工作，保证毕业生档案质量。

（5）提高档案管理的手段和方法，对档案进行科学管理。在现阶段中各高职院校档案管理手段比较陈旧。我们如果认识到纸质档案管理的弊端，花费的人力、物力、财力较大。如果我们推行或者实施纸质档案、电子档案的双套式管理，这样可以满足本地利用和异地利用并举，切实提高服务意识。

总之，高职院校毕业生档案管理的好坏，直接影响到学校的声誉和学生个人的切身利益。作为高职院校，档案管理工作者应该不断提高收集、整理、保管、利用、传递等方面的本领，做好管理的科学化、规范化，为学校服务，为毕业生和用人单位服务。

L芑金项目?010年校级课题《高职生就业抗挫力培养研究》的研究成果；2011河北省教育厅课题《高职高专学生就业抗挫力培养路径研究》的前期成果，课题编号S2011214

参考文献

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