如何强化中职学校档案室的服务功能

岳海红

中职教育在我国教育体系中举足轻重，担负着向社会培养高素质劳动者的艰巨任务，而中职学校档案是中职教育办学的根基和重要的组成部分，反映了一个学校整体的办学水平。由于受到观念意识、软硬件投入、人员素质等诸多因素影响，中职学校档案室的服务功能没有充分发挥出来，甚至成为被遗忘的“角落”，严重制约了中职教育的发展。所以，在新形势下如何采取有效措施进一步强化中职学校档案室的服务功能迫在眉睫。

一、制约中职学校档案室服务功能发挥的几点因素：

1.档案室硬件建设投入不足，跟不上学校的发展步伐

中职教育历经二三十年的发展逐渐得到重视，国家对中职学校的资金投入不断加大，但由于中职学校普遍底子薄、基础差，有限的资金首先被用于改善学校教学校舍，添置教学设备上，档案室的硬件建设往往被放在最后，长期得不到重视，甚至成为了被学校遗忘的角落。设备长期得不到更新添置，影响了档案室整体服务功能的发挥。

2.人员素质低，缺乏专业管理人员

由于长期得不到重视，管理人员大多配备不足或是人员超编人浮于事。人员构成大多是退居教学一线的老弱病残教师或是不适合教学的人员，更有甚者为临时聘用人员，缺乏具有档案管理专业素质的人才，一些管理人员根本不能承担档案的收集、分类、编研等工作，至于档案室里到底有哪些信息资源，管理人员没数，有人利用时只能盲目地查找，即费时又耗力，档案室的服务功能被广大师生逐渐淡忘。

3.服务模式简单落后，难以适应中职教育的特点

目前，大部分中职学校档案室仍停留在传统的服务模式，服务形式比较单一，服务层次比较低，服务模式比较落后，而且是被动和封闭的，满足不了中职教育以坚持服务为宗旨、以市场为导向，走以质量取胜的内涵式发展道路的办学要求。

4.信息化管理水平低，创新能力不足

由于资金投入不足，信息化程度水平比较低，没有形成系统完整的信息化管理和信息化处理平台，更无法实现信息资源的共享，某种程度上影响和局限了服务功能的创新。

二、强化中职学校档案室服务功能的措施和办法：

1.转变思想，更新观念，不断强化硬件建设，适应学校发展需要

中职学校档案室硬件建设方面不足，归根到底还是主观认识不够造成的，要改变这一现状，笔者认为学校的领导层首先要转变思想、更新观念，要把档案室硬件建设当作一件关乎学校发展的大事来抓。当今社会，知识更新频繁，信息量成倍增长，学校如果仅仅依靠课堂上的教学，已经远远不能适应时代的要求。作为学校的领导层应该充分认识到档案室在学校教育、教学、科研体系中的重要作用，在档案室硬件建设上要舍得花钱、舍得下力，在办学资金有限条件下优先考虑档案室硬件建设，逐步实现档案室的现代化建设，使其充分发挥服务教学一线，提升师生综合素质和综合能力的强大作用，促进学校的办学水平和办学质量不断提高。

2.提高档案室人员素质，努力实现专业化、规范化、制度化管理

档案室人员素质的高低，直接决定着档案室的服务功能能否得到发挥。因此，要发挥好中职学校档案室的服务功能，学校就应把懂专业、素质高的人员充实到档案室，并应始终把提高人员素质当作长远的战略性措施来抓好。

一是要提高人员的思想素质和职业道德水平。学校应教育工作人员要树立坚定、正确的政治方向，要热爱本职工作，忠于事业，克尽职守，要有服务第一的工作态度和甘为人梯、无私奉献的崇高理想和职业操守。

二是进一步提高工作人员的专业素质和文化素质。采取请进来、送出去的办法，一方面引进高素质专业管理人才，一方面将品质好、素质高的工作人员送出去学习深造，实行持证上岗，使每一名工作人员成为档案专业的行家里手。

三是进一步提高计算机知识和网络应用的能力。作为一名档案管理工作者，计算机知识和网络应用能力必不可少，这样才能熟练利用计算机完成档案的分类、检索、著录等具体业务工作，实现信息资源的共享。

四是进一步提高工作人员的综合能力和创新能力。作为一名档案工作人员，要不断提高自身综合能力和创新能力，具体体现在能运用档案管理专业和相关知识以及计算机信息网络技术来处理业务的能力、技术，包括信息处理，网络应用以及解答利用者各种咨询等能力及一定的创新能力。

3.实行以人为本的人性化服务，突出中职教育服务特点

中职学校的办学特点是围绕专业课程，以学好专业知识和专业技术为主，注重培养学生的综合素质和综合能力，所以中职校的档案室就应该紧紧围绕这一中心任务，强化服务功能。

一是要以学校办学专业为导向，有选择的做好收集、整理、分类等工作，避免过去档案室满足不了师生的要求，真正让广大师生把档案室当作他们学习专业知识，提高专业技能的资料库。

二是以人为本作好宣传工作，激发广大师生利用档案信息资源的兴趣。中职学生与普通中学的学生相比，无论是从基础知识、知识结构还是整体素质相比都比较薄弱，心理特征尚未定型，思想情趣不稳定，针对这些因素，要求我们必须善于引导和激发他们的兴趣。

4.强化现代信息化网络建设，不断提高服务能力

加大中职学校档案室的信息化网络建设，是强化其服务功能的重大举措。学校管理者应该首先提高认识，更新观念，加大信息网络建设投入，适应新时代发展的需要。

一要建立完善的档案自动化集成管理系统，使师生通过计算机迅速查到所需要的资料的存放和借阅信息，大大提高工作效率。

二要利用网络信息技术，建立信息数据库，实现信息资源共享。当今社会网络信息技术日渐成熟，广大师生已经不仅仅满足纸质信息来源，更多信息需要从网络资源上获取，所以中职学校档案室发展也要向着电子化、网络信息化方向上发展，要逐步建立起完善的信息数据库资源，使信息数据库与校园网、外网的数据连接，实现信息资源共享。

三要加大信息网络人才的培养和使用。一方面要把掌握现代信息技术的信息人员充实到档案管理中来，另一方面要大力加强对在职人员的培养，更新其知识结构，提高其业务水平，使他们尽快掌握信息网络技术，使其将档案管理的专业与信息网络技术密切结合起来，为广大师生提供丰富的信息资源和优质服务，促进档案管理与服务全面走向现代化。