学校档案管理与保密工作中存在的问题与对策

峻岭

摘 要:学校的档案管理和保密工作是一项极为主要且不可小视的任务,然而现今许多学校在进行档案的管理和保密工作时都起不到一定的重视,所以经常导致一些学校档案外泄或是被人盗用的事件,而本文主要针对于学校的档案管理与保密工作,还有在网络环境中对档案的管理与保密工作展开进一步的分析。

关键词:学校档案管理档案保密问题与对策

中图分类号:G25 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2012)07(C)-0200-01

学校档案、教职员工和学员的档案以及学校的发展历史与一些相关的重要教学备案和事件的议定有着密切的关联,而这些事项也都是学校重要密保的工作内容,倘若发生外泄事件的话,将会给学校以及学校的各个群体带来严重的结果。尤其是在现今高科技发达的时候,电子化档案越加的普及了,这在便利了档案的保密与管理工作的同时更加大了其保密与管理的难度,所以在这样的情况下,如何有效地做好学校档案管理及保密工作成为了现今学校的一大难题。

1 学校档案管理与保密工作中存在的问题

1.1 对档案管理与保密工作的重视度不够

当前,有一些学校因为觉得档案管理与保密工作是一件无所谓的,可有可无的事,所以在进行档案管理与保密工作时忽略了其重要性,再加上一些校园领导及教职人员的要求偏低,从而使得这些学校原本该有所保留的珍贵资料与档案消失殆尽,进而导致了一些退休职工及毕业学生的联系方式无从查起、试卷外泄、教学秩序杂乱无章,以至给学校的日常工作带来严重的行政困难。

1.2 新兴的网络管理模式给档案管理与保密工作带来的严格挑战

在现代社会中,以计算机网络为管理模式已然成为了一种新兴的、快捷的管理模式,然而它在给予工作人员方便的同时也带来了不小的安全隐患。比如计算机的主机和打印机等在工作后都会留下记录,懂得这方面知识的人员很容易便能将相关的信息还原,从而使得相关的档案文件被间接盗窃;再比如像U盘和移动硬盘这类可以进行异地移动的储存设备,由于它们的内存相对较大,储存量丰富,所以在进行大量文件档案的转移时很容易因失密而丢失文件;在进行一些教学类软件下载时,有些软件可能存在危险系数高的电脑病毒,在运行时很可能会对已存的档案及资料产生严重的破坏或丢失,严重时甚至可能被人窃取,所以说在见阶段中,在做好学校档案管理与保密工作时还应在计算机方面着重下手。

1.3 工作人员对于档案管理与保密工作的认知与专业性不到位

由于一些学校对于档案管理与保密工作的重视度不够,所以对于相关的工作人员的专业性及业务能力没有给予一定的注意,从而导致这些工作人员的工作能力与就业素质落后于时代的脚步,不能更好地运用计算机进行档案管理与保密工作;同时,因为学校对于档案管理与保密工作的不重视,导致这方面的工作人员的工作积极性偏低,再加上这些学校对于相关工作人员的使用性不当,进而导致了档案管理与保密工作不能正常运行。

2 加强学校档案管理与保密工作的对策

2.1 加强工作人员对计算机的操作能力与熟知度

计算机的普及与广泛应用在给学校的档案管理与保密工作带来便捷的同时也给学校带来了严峻的挑战,所以相关工作人员在享受计算机带来的便捷性同时更要给予自己更高的业务能力及计算机应用能力,同时学校也应该加大对相关工作人员的计算机再教育,只有这样才能做到更有效的档案管理与密保工作。

2.2 加强校园网络的安全防护措施

学校在享受计算机带来的便捷服务的同时,也该重视起校园网络防护的重要性,只有这样才能保证档案资料的不外泄、不被偷窃。而一般说来,在进行校园网络防护时应该保证以下几点,首先是网络密保的管理,依次是计算机机房的管理、相关工作人员的管理、用户经营权的管理以及计算机操作流程的管理。只有做到按照以上几点来进行计算机保密工作,才能从根源上防治学校档案资料的外泄和丢失。

2.3 加强工作人员之间的配合工作

从某种程度上来说,学校的档案管理与密保工作与工作人员之间的业务能力及配合能力有着不可忽视的关联,因为在进行档案管理与密保工作时需要对档案的信息给予一定的关注,同时密保工作中的许多环节都在档案中有着明确的体现,这就是说想要做好档案管理与保密工作,首先需要加强学校在用人方面的组织能力,然后还要加强档案管理员和保密人员的配合能力,二者只有在了解彼此负责的工作领域及相关内容后才能做出合理且有效的分工,从而使得档案管理与保密工作顺利展开。

2.4 加强档案管理与保密工作人员的队伍建设

对于学校来说,有一支业务能力强,工作效率高的团队是有效展开档案管理与保密工作的关键。而在针对于这方面团队中所存在的弊端,学校主要应从根源上做到团队的保质保量,只有拥有真才实学,业务水平高的团队才能给予学校完善的档案管理与保密工作;学校在进行工作人员分配时应学会善用人才,能懂得把握人才的宏观分配,从整体上提高业务素质和业务能力,同时还要以各种方式加强对相关队伍的培训及管理工作,以求不断提高他们的办事能力与办事效率,从而更好地展开档案管理与保密工作;增加学校对工作人员的分配能力,对于工作效率高、业绩能力突出的工作人员给予一定的奖励,从而提高工作人员的工作热情与积极性,促进学校档案管理与保密工作的顺利进行。

2.5 创造良好的工作气氛

不论是什么样的工作都需要有着良好的工作气氛,学校档案管理与保密工作同样如此。而学校若想要做到这一点,可以从宣传和会议等方面入手,在学校大力宣传档案管理与保密工作的重要性,使学生和教师能够从新认真对待此事;在教师群体间积极展开相关会议,让众多教职人员参与并积极配合到保密工作上来,从而使大家自觉地做到档案材料的不乱放、及时送回原处、谨慎保管等,只有让大家对档案管理与保密工作有着深刻的认识与重视,才能最大限度地做好档案管理与保密工作,而这也正是相关领导应该认识到的重要环节。

3 结语

随着社会和教育事业的不断发展,对于学校档案的管理与保密工作要坚持并努力做到最大化、专业化和正规化,做到善用人才、懂得工作人员搭配的重要性,展开有效且专业化的校园网络安全防护措施,及时总结对档案管理中出现的问题的解决经验,吸取教训,积极探索档案管理中的有效措施,对保密工作做到密不透风,从而进一步推动且提高现代化学校档案管理及保密工作。

参考文献

[1] 于金华,王华.论档案管理工作中的保密制度[J].中国档案,2010.5.

[2] 杨红,江庆.档案管理中的保密工作[J].陕西档案,2008.3.

[3] 姚苏玉,网络环境中文件、档案的安全保密[J].陕西档案,2004.4.