现代中小企业秘书应具备的能力和素质

臧焱辛

摘?要：秘书存在于各行各业，并且在中小企业中起着“举足轻重”的作用，作为上司与各职能部门的桥梁，秘书起着上传下达，综合协调，沟通信息等作用，为促进中小企业向更宽更广泛的方向发展，提高秘书的能力和素质显得尤为重要。

关键词：中小企业秘书能力素质

中图分类号：C931 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2012）10（a）-0249-02

秘书存在于社会生活的各个领域、各个层次、各行各业，近年来我国的中小企业在市场经济大潮中，得到不断发展充实。所谓中小企业，是指在中华人民共和国境内依法设立的有利于满足社会需要，增加就业，符合国家产业政策，生产经营规模属于中小型的各种所有制和各种形式的企业，作为商品经济的产物，我国中小企业能很好地适应市场的不断变化，有着顽强的生命力，已经成为了国民经济的“半壁江山”。而中小企业秘书作为企业领导身边的辅助者在中小企业中发挥着重要的作用，可以说中小企业的秘书是联接领导与外界群体的桥梁。是以辅助决策、综合协调、沟通信息、办文办事等主要职能活动的领导者，作为领导者身边最亲近的人，秘书作为一条很好的纽带，使公司的日常工作得以规范有序。

随着社会主义市场经济体制的逐步完善，秘书的工作环境、服务对象以及辅助办公工具等都有了显著的变化。现代中小企业对秘书的要求从过去的单纯的办事办文办会到既要具备一般的文秘知识又要懂得政治、经济、管理等多方面知识，现代秘书不仅要具备从事文稿撰写、文件整理归档等工作能力还要具备处理基本的文秘事物、从事翻译、会计、公关甚至是保镖、驾驶等能力，传统秘书到现代秘书经历了从凭老经验办事到科学化管理的转变。作为中小企业的现代秘书只有具备能力和素质才能促进企业更好更快地发展。

1现代秘书应具备的能力

（1）理解和领会能力

中小企业秘书是上司的助手和参谋，是企业上传下达的桥梁，因此要具备一定的理解和领会能力，要领会上司的语言动作和意图，作为秘书要为上司作出的决策提供依据，同时也要起草报告、处理公文等等，只有很好地领会上司的意图才能够为上司提供好的合适的决策依据，同时上传下达才能做到准确无误。为此作为秘书要有较高的理解领会能力，能够听得快、听得懂，听得清，记得牢，只有这样才能更好把上司的意图传递给各部门。这就要求秘书平时多听多看多揣摩，掌握上司的兴趣爱好和习惯，不断积累不断总结。

（2）口语表达能力

作为秘书要经常说话，汇报情况、提出建议、上传下达、协调工作、接待来访，说话是一门艺术，作为中小企业的秘书要经常和相关的企业、政府部门打交道，会说话在处理人与人关系中起着事半功倍的作用，只有说话得体才能处理协调好各种关系，同时也能提高办事效率塑造企业形象。

（3）交际能力

交际能力大多体现在协调工作和与上司的相处当中，而这两方面对于秘书人员事业的发展至关重要，秘书的工作职责决定了要处理企业中的人际关系，交际能力又是处理人际关系的重要因素。作为秘书如果能够善于交际，平易近人，与人很容易接近，也容易让人信赖，所以作为秘书要不断学习交际艺术，提高交际能力。

（4）组织协调能力

秘书除每日面对大量繁琐、复杂的文字工作外，还要与各方面的人员打交道，秘书从属于领导者，这就要求秘书要有一定的领导协调能力，秘书要根据领导的意图组织各种各样的活动，同时还要协调各个职能部门之间的关系甚至还要协调上司与其他部门领导之间的关系。

（5）较强的文字处理能力

作为秘书必须具备语言文字应用表达能力、外语能力、速记能力和和计算机应用能力。秘书工作离不开文字工作，可以说秘书大部分时间是和文字打交道，所以作为秘书要有较强的文字功底，要熟练掌握各类文书的特点、写作方法和语言表达技巧，同时，由于中国加入WTO后，许多企业都要和外商打交道，这就要求秘书还要具备较强的外语能力。计算机应用能力也是现代秘书必备的另一个基本能力，企业秘书要能够熟悉基本的办公软件，除此之外，速记也是一种能力，因为大多时间领导都是能秘书口述，同时各种会议的召开都要求秘书能够快速记录。秘书人员文字处理能力的形成和提高，既须作综合的努力，有赖于长期的、反复的、刻苦的写作实践。只有在写作实践中进一步对有关写作知识加以消化，做到心领神会，下笔才能左右逢源。提高文字处理能力的关键是自己多写多练。

2现代企业秘书具备的素质

（1）要忠于职守，爱岗敬业

一份职业，一个工作岗位，都是一个人赖以生存和发展的基础保障。同时，一个工作岗位的存在，往往也是人类社会存在和发展的需要。所以，爱岗敬业不仅是个人生存和发展的需要，也是社会存在和发展的需要。爱岗敬业应是一种普遍的奉献精神。忠于职守、敬业、爱业、自觉履行各项职责，这是职业道德的一条主要规范，作为中小企业秘书人员，忠于职守就是要忠于秘书这个特定的工作岗位，自觉履行秘书的各项职责，认真辅导做好各项工作。要有强烈的事业心和责任感。不擅权越位，不掺杂私念。事业成功的第一要素就是爱岗敬业。敬业就要时刻牢记肩上的责任，干一行爱一行，满怀热情踏踏实实，一丝不苟地工作。只有爱岗敬业的人，才会在自己的工作岗位上勤勤恳恳，不断地钻研学习，一丝不苟，精益求精，才有可能为自己的企业做出应有的贡献。相反那些“干一行，厌一行” 只从兴趣出发，见异思迁的人不但自己的聪明才智得不到充分发挥，甚至会给工作带来损失。

（2）要保守秘密

保守秘密是秘书职业道德素质之一，由于秘书工作的特殊性，所以对于一些上司的隐私以及公司的机密秘书都“了如指掌”，这就要求秘书对自己的一些工作要做到“守口如瓶”，如果对领导和公司的一些机密大肆宣传，就会给领导和公司带来不可估量的损失。

（3）谦虚谨慎，办事公道

秘书工作实质也是一种服务性工作，除了为上司也要为下属服务，这就要求秘书要热情要谦虚谨慎，秘书人员不能因为在领导身边工作就自命不凡、自以为是，甚至对同事居高临下，颐指气使，相反作为公司的桥梁秘书要平等地同各职能部门商量工作，虚心听取他人的意见，并且要善于协调矛盾，化解危机。秘书人员对上司对同事都要一视同仁，秉公办事，平等相待。切忌因人而异，亲疏有别，更不能看来头办事情。只有公道正派的秘书人员，才能做到胸襟宽阔，在工作中充满朝气和活力。热情服务。秘书人员要把为领导服务，为本单位各职能部门服务，为群众服务当作自己的神圣职责，要充分认识自己所从事的工作所具有的重要作用。

（4）要有一颗平常心

甘当无名英雄。现代秘书必须有一颗平常心，因为秘书的很多功劳是被忽视的，有些上司往往是只看到秘书的不足，而看不到秘书的成绩，同时其他职能部门也往往把秘书作为报怨的对象，所以作为秘书难免有些时候是“费力不讨好”，上司不买帐，同事也不买帐。这就要求秘书要有一颗平常心来对待工作中的得失，任劳任怨，兢兢业业，甘当无名英雄，秘书工作性质，决定其工作主要是实干。要围绕领导的工作来展开活动，要求招之即来，来之能干，同时还要密切联系实际和群众，不计个人得失，要具备吃苦耐劳和委曲求全的精神。

（5）要正确处理和上司之间的关系

现代秘书多为女性，并且多为年轻女性，由于长时间经常性的打交道，难以避免会出现“办公事恋情”，因此作为秘书必须处理好和上司之间的关系，要把握好和上司之间的分寸，既不能太近也不能太远，尤其是要处理好和已婚上怀之间的关系，如果一不小心和已经婚上司纠缠上那么最终失败的将是自己，要时刻记住和上司只是工作关系。

综上所述，作为中小企业的秘书必须根据现代中小企业对人才的需要来提高自己的能力和素质，这样才能在工作中游刃有余同时也能促进中小企业的发展。

参考文献

[1]劳动和社会保障部中国就业培训技术指导中心组织编写[M].职业道德.蓝天出版社.

[2]朱传忠，叶明.秘书理论与实务[M].浙江大学出版社.

[3]温祥.秘书人员修养与队伍建设[M].档案出版社.