档案资料保存的有效策略

李霞

现代社会是信息的社会，以往档案都存在档案馆里的方式已经被数字档案馆取代，人们可以直接在网上获取想要查找的信息，数字档案馆方便了人们的生活，数字文件更是有提高工作效率、节省存储空间、便于资源共享、增加信息交流等特点，但是随着档案行业信息化的快速发展，档案资料用电子的形式保存也存在很多的问题，档案工作面临着新的机遇和挑战。

一、目前档案资料保存存在的问题

1.资料的真实性无法保证

由于网络时代的发展，电脑已经走进千家万户，并且成为了常用的办公室设备，网络环境的复杂使得电脑黑客盛行，加上网络病毒的泛滥，电脑文件的安全性受到严重威胁。由于电子资料很多没有保留文本记录，所以资料的内容很容易被增减篡改，并且无据可查，使得档案资料的真实性无法保证。

2.保密系统不完善

电子档案不像纸质档案，可以密封起来保存在档案室里，随着网络环境的恶化和黑客的攻击，档案的保密性受到威胁，加之档案管理人员的技术水平参差不齐，不能设置完善的保密系统，没有良好的保密技术，也没有及时检测电脑的安全性，使得档案资料受到破坏或是外泄。

3.文件保存期有限

纸质档案可以在较长时期内完整保存，而电子文件会受到周围环境的影响，如果周围有磁场较强的物件摆放的话，很可能会减少存储档案资料磁盘的使用寿命，存储介质因污迹、霉变、介质层间开裂等会导致光盘资料无法读取，资料就无从查证。并且在电子文件保存一定时期后就需要转录，转录的过程中也可能导致资料的丢失或混杂。

二、档案资料的保存策略

1.资料转移保存

由于电子文件具有不持久性，很多需要长期保存的资料需要经常转录，并且在软件更新时和转录过程中容易丢失资料。可以把需要长期保存的资料转移到缩微品上，研究证明，缩微品的保存期限至少为100年，这就大大延长了资料的保存期限，并且减少了资料的丢失。缩微品还具有存储量大、方便查阅等特点，可以把大量的资料缩到很小的物品上去，减少了资料的占用空间。在查找资料时，人们可以直接查找标头，方便快捷。资料转移能够弥补电子文件保存期有限的缺点。

2.将档案资料进行复制保存

根据文件来确定密级与保存期限，参照国家对同类内容纸质文书档案的管理规定来执行，可以把原来的电子文件全部复制到磁盘、光盘等文件载体上，能够有效预防由于原电子文件载体过期、老化或是因自然灾害或人为损坏等问题出现资料无法打开读取，或是引起的资料丢失现象的发生，这种方法比较简单有效，可以定期复制保存，但要注意在复制过程中的全面性。

3.积极引进先进的新技术

随着科技的发展，关于档案资料保存的新技术也越来越多，档案管理人员应该积极采用新技术，比如能够延长文件保存时间的新型电子文件载体、不间断电源的使用、数字时间印章技术、电子签名、数据加密技术等。新技术的使用对档案管理人员也有了更高的要求，档案管理人员应该掌握基本的计算机技术，学习电子文件管理知识，加强档案管理的队伍建设。

4.制定科学的管理体制

要明确档案管理的规范和标准，对电子文件使用的每个环节都做出明确的规范，使档案管理人员在使用电子文件时有依据。做好电子文件的保护措施，定期检查系统安全性，防止黑客以及病毒的侵害。同时国家要制定相关的保证政策，制定相关的法律法规对秘密资料进行保护。

档案资料的保存可以采用电子保存和纸质保存的方法，两者皆有利弊，应该把两种保存方式结合起来，再引用新技术和新科技，保证档案资料的完整性、长久性。