国外项目物资管理的实践与探索

邓士圣

摘 要：近年来，江苏油田钻井处审时度势，按照“稳定內部市场、拓展国内市场、开拓国际市场”工作思路，抓住机遇，及时挺进也门工程服务市场，并通过实施品牌发展战略，在也门石油市场打响JOECO的品牌。在保证项目目标的顺利实现,使项目按计划顺利完成的过程中, 如何做到合理利用物资和节约物资，加强物资管理，对于每一个国际工程承包商来说,都是一个不容忽视的重要课题，甚至会直接影响到项目的经济效益。文章对此进行了分析探讨。

关键词：国外项目 物资管理 油田 后勤保障

中图分类号：G913文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2012）03-080-03

一、物资管理在国外工程项目中的作用

国际石油工程项目中的物资管理是指，石油工程项目生产经营活动所需各种物资的采购、运输、保管、发放、合理使用和综合利用等一系列计划、组织、控制等管理工作的总称。其主要任务是做到物资供应好、消耗低和费用省，以保证项目生产经营的正常进行，取得更好的经济效益。

物资管理是整个项目管理的重要组成部分,优质、齐备、及时、经济地进行物资供应和有效管理,关系到项目目标是否能够顺利实施,关系到项目的经济效益。国际石油工程项目一般都远在海外,与国内石油工程相比其物资供应的资源环境、供应渠道、运作方式均发生了相应的变化,保证物资及时供应的制约因素相对增大。对于一个海外项目来说，项目所在国以外材料和机械配件的采购占项目工程成本支出的很大比重，在这方面的任何节约都是为确实保证项目成本控制效果和项目利润目标的实现，是海外项目成本管理和控制中必须重视和认真考虑的问题。提高对国际石油工程项目物资管理工作重要性的认识，自觉加强对物资管理工作的领导，对工程建设项目的顺利实施有着重要的意义。

二、国外工程项目物资管理的新特点

物资管理本身难度大，种类繁多、规格复杂。由于国际石油工程项目远离中国本土，因此出现了很多新的管理特点。

1.国际石油工程项目多数处于不发达或欠发达地区，设备和配件供应的回旋余地小，受所在国的物资进口政策限制多。

2.采购管理难度大。因为通常情况下，项目部都有大量从国内采购的设备，国内外的物理距离增加了管理难度。

3.采购距离遥远。由于国际市场采购一般距离远，所以对货源地市场情况不易了解清楚，给选择供应商造成困难，并且供应物流的过程也比较复杂。

4.配件需求预测难。由于石油工程设备是一个复杂的系统，一旦出现故障原因分析难，导致对配件需求数量和需求时间的预测非常困难。

5.物资储备高。由于国际石油工程项目的设备多使用国内供应商设备，许多配件需从国内购买，并且海外作业分散，不可知因素多。为确保项目生产，在项目启动时多有“物资满仓，心里不慌”的思想，人为地增加了库存物资的储备数量。

6.采购成本高。有时可能采购一个非常便宜的东西，也要专人办理；或是某些配件供应商规定了供货下限，哪怕只需要一个配件，也得按供应商要求的下限采购，增加了采购成本。

7.对采购人员的要求高。国际石油工程项目中的采购人员需要了解国际贸易方面的专业知识，需要有极强的英语商务谈判能力及沟通能力。

8.国际石油工程项目物资管理不再是仅仅对采购物资的管理。必须加强对供应商外部资源的管理是国际石油工程项目物资管理一个新特点。

三、国外工程项目物资管理的具体实践

江苏油田从2002年挺进也门国际石油工程市场以来，不断地学习国际经验，秉承“做优、做精、做强”的项目理念，瞄准国际先进的施工标准、管理水平，不断强化国际石油工程项目的物资管理。

1.制定合理的物资采购策略,整合国内、国际市场资源。在项目实施的初期可以考虑“以国内市场为主,合理适度利用国际市场”的策略。在项目实施比较顺利以及对本地和周边市场有了较成熟的了解后,可以采取“整合国内、国际市场资源”的策略,采取不同的采购方式,充分利用各种资源,这对项目实施过程中保证施工顺利进行是有好处的。

（1）实行集中采购与部门采购并举，以集中采购为主。所谓集中采购，是指项目对材料、零部件、办公用品、劳防用品等所有物品，都必须集中到一个部门对外采购的管理模式。实行集中采购可以精简采购人员、降低库存、降低采购成本。对一些生产急料和常规材料，采取现场采办或材料员提单申报，现场经理审核后报项目现场采办部采购；对大宗料及价格较贵的材料和配件，则由项目经理直接控制审批，报项目国际采办部集中采购，从而有效控制了项目运营成本，提高了经济效益。

（2）实行比价采购。比价采购是对一般物资必须实行比价、比质、比服务的一种采购方法，同种物品比质量、同种质量比价格、同种价格比服务。通过比价采购原则积极寻找和发展潜在的供应商，一旦现有的供应商产品发生问题，可以及时取而代之。同时，由于建立了潜在供应商制度，无形之中对现在的供应商形成一种压力，迫使他们不断改进管理、改进技术、提高质量、降低成本。

（3）实行全球采购。项目在全球范围内运用“质量、服务、技术和价格”四要素，对供应商进行评审，在全球范围内寻找合作伙伴和质优价廉的商品。可以充分利用国内、国际的资源，采购我们需要的、价廉物美的各种物品。

2.合理选择和管理供应商，完成从寻求物资供应商到优选供应商的转变。由于也门经济条件滞后，物资供应极度贫乏，绝大多数生产设备、零件都需要国际采购，给后勤保障带来很大难度。根据实际情况，项目部提出了“自主采购，以项目推动项目”，遵循这一原则，及时制定采购计划，专人负责与Grainger、National oil well、light boss等多家国际物资供应商取得联系，建立了相对稳定的国际采购渠道，实行多方询价，确定性价比最优的供货商，降低了采购成本。

在项目之初，采购设备均采用办理信用证的支付方式，银行收取的费用很高，加大了财务费用的成本。项目运作顺畅后，通过合理选择供应商，与他们真诚沟通，取得供应商的信任，以减少甚至不办理信用证支付方式，节约财务费用。

3.加强物资供应的归口管理，提高后勤保障效率。首先，归口管理是增强市场控制力，增强项目协调能力，充分发挥整体优势，形成对外合力的先决条件。其次，通过“归口管理”联合物资供应链上每一个成员力量，形成一条成本低、反应快、服务好的供应链。

也门石油工程项目成立之初，报国内采购的材料，没有专人负责，管理不规范，时常出现急需材料不能及时组织采购和发运，材料的质量、价格、规格等也存在一些问题。往往出现千方百计、费尽周折，花费巨大人财物力从国内购回的材料，却与现场的实际需要相差甚远，尺寸不一致、型号不对、质量太差，急需料久久不到等现象时有发生。直接导致部分材料成为废料，还严重影响现场生产，甲方威胁停工甚至终止合同，给项目造成巨大的经济和信誉损失。

目前海外项目的国内购料统一归口于市场开发部，国际采购统一归口于项目国际采办部，以防多头管理带来的某些扯皮现象的发生，以及重复备料情况的发生。项目现场根据生产情况，定期提交材料购买申请，经项目经理审批后，由项目国际采办部负责与国内市场部联系，再由国内的材料员在市场部的监督指导下统一采购发运。市场开发部设有专人负责海外项目的国内材料订购，及时跟踪海外项目的材料的申请、订货、到货、带料（或空运）情况，以及材料或设备在现场的使用情况。做到订货、到货、发料都有台账，以防错订或漏订材料，这样既能保证现场生产正常运行，又能有效地促进材料管理水平的提高。

4.加强物资储备管理，界定合理库存，重视物资调剂。加强物資储备管理。一是坚持“三分法”。材料保管执行分类、分库和分层管理。钻配、柴配、电料和橡胶件等分别储放在集装箱式的库房里，分层摆放，排列有序，一目了然。二是材料使用执行“三登法”。材料进库由材料员分类登记，材料出库、消耗由使用者登记，材料存库有材料员分类盘结登记。

也门国际石油工程项目正常运行后，彻底改变了过去那种以大库存保生产的错误观念。对一些非紧俏的零散的物资，做到随用随买。大宗料的购买严格执行“三三制”。一方面，申报备料或购料按岗位填写申请单、报材料员汇总后送项目经理审批三道程序。另一方面，申报料单一式3份，材料员、采购经理各一份。确保采购按生产计划的需要进行，合理控制库存。

由于石油工程项目的各钻井队的作业区相距很远，有的甚至达600~700公里，因此物资调剂在项目的执行过程显得相当重要。通过物资调剂则能把余缺双方衔接起来，充分挖掘物资潜力，调动呆滞积压物资，调整合理库存，使有限的物资发挥更大的效用。

5.理顺物资清关，加快物资供应速度。大量的国际采购涉及到也门海关清关问题。也门海关要求苛刻，清关工作一直是项目部的难题。为此，国际采办部不断加强也门当地海关法的研究，熟练掌握海关申报、保函办理的工作流程，理顺材料设备清关工作中存在的障碍，规避由于清关延误导致的滞港费及罚没清关保函的风险。项目部总结以往的经验教训，提出“100％准确、100％速度、100％回收”的目标。（1）100％准确是指签订订货合同后、货物到达之前要求采购人员加强与外国公司的联系，确认承运公司信息，使发票、原产地证书、装箱单、提单等清关文件做到100％严格准确，让海关无咎可查。（2）100％速度指货物到达后要求采购人员凭供应商通过DHL寄来的提单等清关资料，办理清关保证金，加强与海关协调，争取尽快完成所有清关手续。（3）100％回收指清关手续完成后尽快办货物的免税手续将清关保证金100％回收。

海关文件的保存在石油工程物资管理中也是相当重要的。所有进口及再出口用的订货合同、运输合同、运输文件(发票、产地证明、装箱单)、进口许可证、再出口许可证、提单(空运单、陆运单)、海关申报单、海关清白证明、往来函电等应予以归档保存，以备使用或当地政府审查。否则，当地海关审查时会开出数额不菲的罚款。

采购渠道的畅通和清关手续的理顺，使江苏油田也门国际石油项目的海外运作更加顺利通畅，为更好地与甲方合作和创造优良施工质量提供了可靠的后勤保障。

四、国外项目物资管理的进一步探索

1.国际石油工程项目物资管理存在的不足。从江苏油田也门项目物资管理的实践来看，尚存在一些不足之处：

（1）江苏油田到目前为止还未出台相应的较为完善的海外项目物资管理办法，相应的岗位责任制也未规范建立，在物资供应的各环节中有扯皮现象。

（2）海外项目物资管理机构及体制有待完善，人员配置也需加强，及时高效的海外物资供应机制还没形成。

（3）海外项目物资管理手段较落后，还停留在手工登记的人工操作阶段，物资管理的工作效率不高，没有适应海外项目物资管理特点的管理软件，项目领导不能及时掌握整个项目的物资库存动态，以便协调生产。

（4）物资管理的监督及考评机制不健全，采购计划的合理与否，备料及时与否，采购材料可用与否等缺少监督与考核。

2.改进国际石油工程物资管理的对策。在国际石油工程物资的使用和管理过程中，我们深刻地体会到，物资管理不是一个静态和孤立的东西，由于管理的主体是人，管理的对象是人和物，因此管理活动必然多样化、复杂化。所以，必须用系统思考的方法，动态地管理海外工程的物资，才更加有效。

（1）加强统一认识。项目领导必须充分认识到物资管理的重要性，并要求项目部的核心员工的认识亦统一到这个高度上来，引导中方员工重视并支持物资管理。

（2）要建立实用有效的规章制度。制度保证是非常重要的。

（3）把好决策关。项目启动时一定要认真研究标书及合同，项目设备的采购决策必须慎之又慎，包括设备的选型问题、数量问题、使用和维护的成本问题等等。同时，设备配件的采购决策必须严格把关。由于设备的种类多，维修人员不可能对设备的故障情况分析得十分透彻，加上受人员的修理能力、责任的承担能力和责任心的制约，配件采购最容易出现问题，如大量占用资金、配件积压或采购的配件根本用不上等。在项目筹备之初，便要求从“经济适用、满足需要”出发，对筹备物资进行认真反复筛选，配备现场急需的材料，节约海外现场采购成本。

（4）把好计划关。根据生产经营情况，要认真分析、研究生产需要，制定物资采购计划。物资计划要有预见性和前瞻性，在制定物资计划时，要掌握基本保证加基本风险的计划原则。否则会导致有些材料是急需的，需要空运或通过DHL递送，不但空运费用高，而且由于时间紧急，紧急清关费更高。

（5）健全海外项目物资供应体制，合理配置采购人员。对国际工程承包项目物资供应机构进行合理规划和设置，将影响到项目实施的效率。根据采购目标及项目规模适应性原则，国际承包工程项目物资供应机构其职能应该包括物资计划管理，采购管理，内部和外部商务合同起草和函件处理，运输管理，报关及清关管理，对外技术咨询，统计数据，资料报批，物资仓储管理等。采购部门应直接向项目总经理及副经理负责，采购目标也应从原来的被动花钱转变为以节省资金、满足供应、降低库存等一系列目标。

在国际承包工程项目中要顺利实施物资供应与管理的职能，除了要求机构人员应具有必要的专业技能外，物资管理人员还具有良好的商务英语交流能力、技术及管理规范的理解和适应能力、物资供应及管理技术专业知识、国际商务谈判能力，以及国际贸易方面的专业知识。在物资主管人员的选用上，要遵循与海外物资管理机构职能相适应的原则；在物资管理人员的物色、使用和培训上要狠下工夫，要舍得投入。

（6）亟待构建基于WEB的国际石油工程物资管理信息系统。国际石油工程项目的各基层队较为分散，相距几百公里，并且都有自己的物资库存，不像国内那样有统一的物资供应基地。要了解整个项目的库存，往往需要花费大量的人力物力。各基层根据自己的库存来申报采购计划，对于分散的基层库存，项目物资管理部门又很难掌握，因此也增加了材料计划审批的难度，特别是对各基层通用材料有可能出现重复备料的现象。构建基于WEB的物资管理信息系统可以使以上问题得到解决。在国内租用网络服务器，通过ASP.NET技术编制基于WEB的物资管理信息系统，上传到网络服务器，国际石油工程项目的各基层通过访问网络服务器上的基于WEB的物资管理信息系统可以形成包括采购计划和采购实施信息、采购商品检验入库及库存物资信息、市场商品价格信息、供应商管理信息等在内的信息平台。由于各基层的物资管理活动的所有记录都存储在网络服务器上，因此项目领导不论在何处登陆WEB物资管理系统，掌握的都是整个项目的物资管理信息，可以随时查看整个项目的库存动态，科学管理库存，减少库存积压。同时由网上开具各类验收单、发料单、入库出库单，极大地减轻了业务人员的工作强度，也避免手工开具所带来数字误差，提高库存信息的准确性，真正实现物资管理动态及信息目视化，保证物资信息传递及时流畅、反馈迅速。

（7）建立必要的监督制约保障体系。明确物资管理的责任体系，实现责、权、利相统一。一是把物资管理考核监督工作纳入整个项目物资管部门工作实绩考核的范围，项目领导负责对此项工作进行评价。二是把项目对采购成本、采购资金的控制能力及物资库存合理与否作为项目经营业绩考核的一个重要组成部分。三是建立一套海外项目物资管理的效能监察体系。

国际石油工程项目物资管理是一个系统工程，它涉及到物资计划编制、组织货源、清关、仓库管理、存量控制管理、建立相关的规章制度、工作程序和方法等各个方面，只要抓好系统中的每一个环节，调动系统内各因素的积极性，严格系统运行程序，确保及时、齐备、经济、安全的物资供应与管理，江苏油田也门项目的物资管理工作就一定能开创新局面。

参考文献：

1.侯晓英.工程项目施工企业物资采购管理提升措施浅析.科技传播，2011（5）

2.梁小卫.浅析海外物资管理，才智，2009（4）

3.邹治学，陈乐常.浅论国际承包工程项目物资管理，世界桥梁，2003（12）

（作者单位：江苏石油勘探局钻井处 江苏江都 225260）

（责编：若佳）