信息化环境对档案管理人员素质的要求分析

赵雪玲

摘 要：档案管理是一项具有很强专业性的工作，因此，档案管理人员的职业素养能够对档案文件的完整性、安全度以及档案被使用的效果产生最直接的影响。在当前的21世纪，最新的科学技术发展给档案的管理工作带来了最直接的变化，并也带来了巨大的挑战。该文简单分析了信息化环境对档案管理人员素质的要求，希望能够抛砖引玉，与同行共勉。

关键词：信息化环境 档案管理人员 素质

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2012）12（a）-0-01

现在社会上对于档案管理人员所进行的档案管理工作还存在着很大的认识误区，认为档案管理这项工作没有发展前景，无足轻重。但是这些人没有看到的一个问题就是，随着我国科学技术的飞速发展以及信息大规模电子化、集成化，档案资源已经变成了担负着当前保存历史以及积累经验飞速发展的重要工具。同时在当前这个信息化的时代，电子计算机作为重要的载体，已经深入到档案管理的核心部分[1]。因此，信息化环境对档案管理人员素质的要求变得越来越高。

1 在信息时代档案管理人员的素质要求

对于档案管理人员来说，其专业素质一般包括以下的几个部分，即专业档案管理人员的品质、专业档案管理人员的能力以及专业档案管理人员的条件。档案工作是一项目的性很强的严肃工作，也是一项对专业技能要求很高的技术工作，因此，对于传统的专业档案管理人员来说，其必备条件主要包括以下三个方面，即知识素质、业务素质以及政治素质[2]。但是对于在信息化社会进行档案保管工作的从业人员来说，其面对的主要问题是电子档案以前的纸张式档案的互动以及现在的电子档案艺人之间的互动性问题，同时，随着现在信息量的逐步扩大，档案所涵盖的信息量也在逐步扩大，其难度、工作量也在呈现出一种指数上升的态势。

1.1 专业档案管理人员所要掌握的内容更全面

档案管理在当前的趋势下正在逐步由实体纸张等传统形式转变为信息数据存储的形式。这就要求在信息化背景下的专业档案管理人员除了要掌握传统意义上的档案内容、档案业务以外，还要在文字水平以及综合能力上有所收获。同时，为了适应工作的需要，信息化背景下的专业档案管理人员还要自觉对信息加以整理和分析，去粗取精，对信息进行一个提炼的步骤，把有用的信息进行单独归档，使得查阅资料的相关人士能够用最快的方式查到所需要的信息[3]。

1.2 努力掌握新型信息载体的运用方式

当前的社会是一个信息化飞速发展的社会，各种新型的储存媒介层出不穷，这些存储媒介在存储资料上的优势使得当前我们的档案管理体系发生了极其巨大的变化。由于存储分享的日益便捷以及档案内容的逐渐丰富和门类条目的逐渐复杂，档案人员如果想要做好本职工作，首先就必须对档案的收集整理工作进行调整。首先要了解档案形成的方式以及档案的来源，这样能够从质量上保证所收录档案的完整性以系统性；其次还要对档案的现有用途进行详细而完整的分类，并且结合现在档案查询的实况，对档案内容进行二次开发再利用。第三就是要对各类新型的媒体粗存放时进行一个全面而细致的了解，对其保管措施也要进行考察，定期进行检查以及拷贝。

1.3 提高自身信息技术的使用水平

信息化背景下的专业档案管理人员必须在当前的信息网络化以及信息管理数据化的前提之下进行计算机以及网络知识的相关学习，以及对当代通信技术的学习。计算机检索相对于传统的检索的本质区别就在于计算机可以在最短的时间之内对所有的文件通过关键字进行彻底的搜索，因此传统的档案查询方式相对于当前的查询方式就比较落后。但是档案管理员的现状就是，大部分的处在信息化背景下的专业档案管理人员所采用的档案管理手段仍旧是纸张档案时代所采用的手工式查找方式，没有把信息技术的特点灵活用用到工作

当中。

因此信息化背景下的专业档案管理人员应该对自身的计算机能力以及网络技术方面的问题进行学习或者查漏补缺，在提高自身计算机文化水平的同时，也要大力促进档案资料联网制度，使得利用者更好地查找所需的资源。

1.4 提高政治素养

随着社会的不断进步以及环境的开放程度不断加大，信息化背景下的专业档案管理人员要不断提高自己的思想道德水平，对于复杂事物具有自己的判断能力，能够对档案的保密部分和开放部分的关系进行灵活运用[4]。比如对于大学的档案室，仅仅能够对社会提供比如学生成绩、学生的亲属关系等各项证明。而在学校的内部，根据学校教职工等级的不相同，也对档案的开放范围进行严格限定。这样，在这种“按照等级开放，其余部分严格保密”的档案保密方式下，新的查阅制度也就可以不断形成[3]。在不违反保密条例的基础上执行适度开放的政策，给相关人员准确提供有关资料，就是信息化背景下的专业档案管理人员的政治素养。

2 针对当前实际需要，提升档案人员素质的建议

首先是采用各种措施提升对信息化背景下的专业档案管理人员的专业能力。各个部门应该多组织比如技能评比一类的活动，促使专业档案管理人员中有能力的人会受到提拔[5]；其次要做好信息化背景下的专业档案管理人员的再教育工作，使其能够跟上当前科技发展的步伐，不至于被时代淘汰；第三点是要建立相应的人才储备中心，避免青黄不接的情况发生；最后是要展开知识的交换以及积累活动，这对提升信息化背景下的专业档案管理人员的专业能力有着极大的促进作用。

3 结语

面对着当前的新型信息化档案管理方式，信息化背景下的档案管理人员必须主动进行自身定位的转变，由传统的单纯保存资料的意识转变成为通过先进的计算机技术进行资料的统筹以及整合的意识，这样才能适应时代发展对专业档案管理人员的能力要求。

参考文献

[1] 董秀芬，孙宏明.提高高校档案馆馆员素质适应时代发展要求[J].科技信息，2008（27）：55-57.

[2] 郑雪飞，王峰.浅谈如何提高档案管理人员的素质[J].黑龙江史志，2010（7）：67-68.

[3] 方芳，李书锦，姚路明.浅论电子档案与传统档案管理的差异和共性[J].科技情报开发与经济，20ll（2）：18-21.

[4] 李原.创奇科技档案管理系统V2.0在环境监测技术档案管理中的实践[J].内蒙古环境科学，2008（3）：29-30.

[5] 王松梅.规范档案管理推进档案管理精细化—修购专项仪器设备档案管理经验交流材料[J].农业科研经济管理，201l（2）：33-34.