浅谈当代企业集团档案管理系统建设

张静

摘 要：档案管理工作是集服务性、科学性、管理性为一体的一项基础工作，是企业集团管理工作的重要组成部分。建立适应企业集团发展需要的档案管理系统，总体来说应注重三个方面：一是健全完善合理的管理体制，二是采用符合企业集团需求的管理模式，三是通过提高管理人员素质改善服务质量。

关键词：企业；档案管理机制；管理模式；服务质量

中图分类号：F272 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2012）36-0044-02

档案管理工作是企业中一切管理工作的基础。集团企业档案资料联系多企、事业单位，涉及多专业技术，具有类别繁多、信息量大的特点。如何建立符合当前时代要求、与发挥企业集团的功能和效用相适应的档案管理系统，实现档案的内在价值最大化，是企业集团在不断发展、壮大中必须解决的重要问题。

一、企业集团档案的管理体制应体现集中统一管理的原则，并注意统分适度

企业集团是在经济体制改革中应运而生的一种新型的企业组织形式，它符合社会主义有计划商品经济发展的客观规律，是社会化大生产的必然产物。

企业集团的基本特征是：第一，企业集团由若干独立的企、事业单位组成。第二，企业集团由一定的纽带联结，形成一个有机的整体。第三，企业集团有一个起主导作用的核心层。它由集团本部和紧密联合的大中型企业所组成，并实行资产一体化和产、供、销、人、财、物“六统一”。第四，企业集团具有法人地位，独立核算，自负盈亏；具有集资、融资、投资，调整企业组织结构、产业结构、产品结构，重大成套项目总承包和组织协调，科研开发和重大技术装备研制、引进，国内外市场开发和售后服务，组织和调剂原材料供应等多种功能。

鉴于上述特征，企业集团完全具备了构成档案全宗的条件，这就要求档案管理体制必须坚持集中管理和体现按全宗归档的原则。同时又鉴于企业集团在实体化过程中，其管理模式存在着由工厂管理模式向企业集团管理模式的转变；在产品生产分工上存在着主导产品与为之配套的基础产品的生产分工；在档案管理现状上，各分公司都有多年历史，库藏档案较多。管理中应注意在实施集中统一管理的同时，统分适度。在实际工作中我们以集团作为一个立档单位，在集团本部建立综合档案管理科，作为企业集团档案管理的职能部门，既负责集团本部的综合档案管理，又负责对各分公司档案立卷的业务指导。各分公司建立综合档案室，作为分公司档案管理的职能部门和全宗的一个立卷单位，在行政上属分公司领导，在业务上接受集团本部综合档案管理科的领导。同时，在集团本部及各分公司的各职能科室设置若干兼职档案人员，确保各类档案形成过程中的收集、整理和立卷归档工作，从而做到专管成线、兼管成网，形成较为健全的专业管理体系。

二、企业集团档案的管理模式应符合企业集团实际需要

1.档案管理方式应与企业规模形态相适应。在市场经济条件下，企业集团要追求经济效益，就档案抓档案的老一套方法已难以适应新形势的要求。2002年，中央为了推动企业管理信息化建设的健康发展，提高企业管理水平和市场竞争力，提出了大力加强企业管理信息化建设的要求，并提出了具体的工作目标。这一目标的提出，为企业档案管理实践迎来了巨大的创新机遇和空间，构建档案信息化管理系统成为提高企业档案管理水平的有效突破点，我们应抓住这一契机，紧跟企业信息化的步伐，努力推进企业档案信息化建设工作的开展。档案信息化工作是企业信息化建设的重要组成部分，是档案事业适应时代和社会发展的必然选择，是加速档案管理现代化的客观要求，是提高档案服务水平的必由之路。首先，关注档案工作在企业集团目标管理工作中的作用，宣传企业集团档案的独特作用。企业集团目标管理具有集合量的特性，它是由内部多个目标构成的体系，因此，注重提高管理整体绩效，对实现企业集团目标极其重要。档案信息在实施企业集团目标管理中，不仅能起到参与、沟通和借鉴作用，而且还具有分析、对比、协调等诸多功能。充分利用和发挥档案独有的优势和作用，既能保证计划目标与具体操作方案及其实施效果的一致，还能及时发现目标的偏差，调整资源配置和行动部署，把走偏的管理活动导向正轨，从而达到提高管理整体绩效的目的，促进企业集团整体目标的实现。依此类推，对实现档案资源集约化、信息化，提供“一站式”服务的管理理念加以宣传，以档案在目标管理工作中发挥的作用，同比档案在信息化建设中的重要性，将档案信息化工作渐渐引入企业领导的议事日程。有了领导的理解和支持，档案信息化建设步伐会迈得更快，实现档案信息资源数字化的集中管理与利用也指日可待。其次，加强与文秘部门的紧密联系。文秘工作是档案工作的前提和基础，从系统工程和全面质量管理的角度看，只有保证文秘工作各环节的工作质量才能保证档案质量。当前，文件的形成、分发、归档以及分类、组卷、编目等一系列工作都纳入了办公自动化系统。这样，文书处理和档案管理自然地成为一个连续的过程。我们知道，电子文件及电子档案无论是在系统中运行，还是记录在磁性或光盘等载体上，都是数字化的信息形态，极易遭受非法的增删改，管理人员无法从直观上判断其真伪。而且在办公自动化系统内，除文件内容不允许更改外，许多技术处理工作，都可在文件形成时一并完成，而且文件一经形成，就可以进行相应的主题分析及著录标引等工作。办公自动化使得文书处理工作与档案工作的联系更加紧密，难以区分。所以说，文书处理工作质量的好坏，直接影响档案整理工作。因此，我们必须携手文秘部门对电子文件的形成、收集积累、鉴定、整理、归档及归档后形成电子档案的管理、开发利用等，实行全过程管理，以确保电子文件至电子档案管理工作的连续性。

2.档案管理思想应与企业集团需求相适应。企业集团档案管理范围太大，相当一部分档案的保存时间过长，鉴于档案价值的阶段性，企业档案中真正有用的信息却不多。资源建设应放在企业有效需求上，按“关键的少数与次要的多数”原则，永久保存档案的数量以控制在档案总量的固定比例为宜。要正确理解集中统一管理的精神实质，认真研究集中统一管理的范围与对象，不能为追求形式而过多过久地保存档案。企业集团涉及的行业十分广泛，按经营形态粗略划分大体有商务型、生产加工型、研发型、服务型等，经营形态不同产生文件的种类与构成也不同。档案管理重心除有关资产、产权、股权、信用、收益分配、商务合同的档案外，应根据企业经营形态而有所侧重。我们的做法是，生产加工型企业重点要做好产品、销售档案的管理，研发型企业重点要做好知识产权、科研项目档案的管理。

3.坚持档案管理与国家档案法要求相符的原则。以上所述侧重指出了企业在确定档案管理模式中的自主作用。还应指出的是，自主并非任意化，过度分散的管理模式不是理性的选择。《档案法》规定，企业档案中对国家与社会有保存价值者，国家有监管权，民营企业有妥善保管的义务与责任。因此，我们在确定档案管理模式时，始终以确保对国家和社会有保存价值的档案的安全，符合国家对有关档案管理的规定为原则。

三、应注重提高档案管理人员素质，改善服务质量

档案管理有特定的工作程序和科学的管理方式，有着自己的专业法规和标准。如果没有相当的专业素质，就不可能胜任档案工作。“十一五”后，中外企业之间生产经营接触和往来交流活动日益频繁，企业档案中其他语言文字材料的档案急剧增加，企业各类专业技术档案也与日俱增。笔者所在企业集团随一些大型工程、技术项目的计划建设，有进口大量的大型设备的需要，其中的说明书等一些随机外文材料都将翻译归档。此外，随着互联网在企业管理和商务活动中的广泛应用，各类项目文件不仅在数量上有了大量增加，在技术手段上也发生了很大变化，许多核心信息资源的文件和档案，都成了难以掌控的数码形式，企业档案管理面临的困惑和难题越来越多。面对日新月异的变化，原有的档案管理中存在的弊端也日益显现，亟待建立行之有效的管理模式来监管企业档案。档案管理要现代化，首先，人要现代化。大型企业档案部门应建立复合型的人才结构，通过对人员进行优化组合使之适应新时期档案工作，即以档案专业人员为主，同时又有一定比例的计算机、文史知识、信息管理、经营管理等专业人员。

企业应配备能适应企业发展需要的档案人员，要求档案工作者具备现代化档案管理所需要的科学技术知识，具备合理的知识结构和熟练的管理技能。人是档案工作的主体，提高企业档案人员整体素质，是档案工作创新的先决条件。

在知识经济时代，为了对新时期企业档案实施有效管理，做好电子文件的收集、积累和整理归档工作，必须重新认识所管理的对象，加强学习，提高自身素质，增强应变能力。不仅要精通档案专业知识，而且还要学会一两门外语，熟悉计算机操作和掌握各类专业知识，只有这样，才能取得对档案工作的主动权和发言权，赢得领导信任。在加强学习，更新知识的基础上，一方面要加强对那些不适应新时期要求的工作进行调查研究、认真分析和科学预测，积极制定和采取相应的措施；另一方面要针对那些棘手的难点问题，比如依法治档问题、企业信息管理网络和电子商务中形成的各种门类和载体文件的管理问题等。

总之，企业档案是企业发展的历史见证，也是科技、文化、知识的积淀，它在企业管理中是一切管理工作的基础，作用无可替代的。建立适应企业集团发展战略的档案管理体制、模式能够直接有效的为企业管理服务，为企业排忧解难。面对信息化时代带来的机遇和挑战，档案工作者必须跟上时代的节拍，在档案管理实践活动中，提高个人素质，积极探索新的管理方法，升华管理理念，使企业档案工作与企业的发展创新保持同步，使个人的努力与企业提供的档案资源形成合力，不断提高企业档案管理工作的含金量，使企业档案的内在价值最大化。

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