对档案信息管理的安全问题分析

潘媛

［摘要］ 文章从3个方面入手对档案信息管理的安全问题进行分析，包括：基础设施安全体系的构建、标准规范安全体系的构建和人才队伍安全体系的构建。

［关键词］ 档案信息化； 管理； 信息资源

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 06. 042

［中图分类号］Q275［文献标识码］A［文章编号］1673 - 0194（2012）06- 0089- 02

随着改革开放的深入和国家政治、经济的发展，档案与档案工作的重要性得到了人们的认可，档案工作的地位也得到了极大的提高。档案信息是国家重要的信息资源，随着国家信息化战略的提出，档案信息化不仅是适应国家信息化战略的必然趋势，也是全面提升档案工作为社会更好服务的必然要求。在国家制定２００６－２０２０年国家信息化战略中，特意把信息安全列入到构建和完善因素之中，可见信息安全已经成为不可忽视的重要的研究课题，同样也适用于档案信息化建设中，因此，构建档案信息化安全体系就具有必要性。

１基础设施安全体系的构建

档案信息化基础设施建设是档案信息化的基础和前提，也是档案信息资源开发利用和信息技术应用的前提和基础，并制约着档案信息化建设的发展水平。与档案信息化建设一样，档案信息化安全体系建设也应从基础设施安全体系建设入手。

１．１硬件设施安全体系建设

档案信息化硬件基础可以用信息化经费投入总量占档案馆经费比例、人均计算机拥有量、数字化设备的数量、存储设备的数量、数据迁移和备份设备的数量等指标来衡量。档案信息化硬件设施安全主要体现在通信线路的安全、物理设备的安全与容灾能力、抗干扰能力与设备的运行环境等方面。因此，构建档案信息化硬件设施安全体系要从上述安全因素出发，主要包括以下两个方面：

（1） 具有防自然界非确定因素安全体系。自然破环属于不可抗力，只可预防不可阻止。信息化时代导致微电子网路设备和硬件设备得到普遍应用，也易遭受雷击影响，所以，档案馆或机构应具有综合防雷方案，以备不时之需。综合防雷方案包括直击雷的防护和感应雷的防护，以防止潜在风险。除此之外，电子文件安全防护设备除具有调温、调湿、防水、防盗、防光、防虫等功能外，还应具备防磁、防磨损等能力，以确保档案信息化信息安全。

（2） 计算机机房环境控制体系。适宜的温湿度不仅能够保证机房安全，也能延长计算机寿命。本文结合其相关资料，把计算机机房环境指标分为温度、湿度、照明、噪声等因素，按照不同的标准分为Ａ、Ｂ、Ｃ三级。档案信息化主服务器环境至少要达到Ｂ级标准，甚至有条件的话要达到Ａ级标准，以达到计算机硬件设施安全。

１．２网络环境安全体系建设

档案信息化网络环境指标可以用馆内计算机上网比例、网络性能、网络建设水平、政务网建设水平和公众网建设水平等指标来衡量。档案信息化网络环境安全体系建设主要体现在网络安全通讯、网络资源的访问控制、数据加密、远程接入的安全、路由系统的安全、侦测非法入侵和网络设施防病毒等。结合档案信息化网络安全体系安全因素，档案信息化网络环境安全体系建设包括以下两个方面：

（1） 全网数据安全备份体系。对数据进行备份是为了保证数据的安全，消除系统使用者和操作者的后顾之忧。信息技术的发展促使档案信息化的发展，也导致档案数据业务量的增加。数据备份体系一直是预防灾难、保证档案信息化信息安全的一种手段。档案信息化中信息不仅包括主服务器上的信息，而且包括网络节点上的信息，所以，数据备份不仅要备份主服务器上的数据，而且也要备份节点上的信息，建立全网数据安全备份体系就成为档案信息化安全体系建设的重要数据保障体系。我国浙江省舟山市档案馆在馆内建立病毒入侵防御系统、双机热备与灾难备份系统确保这些原生性档案数据安全与使用就是数据备份的例证。

（2） 网络设备安全体系。信息技术的发展由传统的信息保密性向信息完整性、可用性、可控性等多方面发展。档案信息化正是借助于先进信息技术，档案信息化也由信息保密性向其他方面发展。除了在传统信息技术注重系统本身防范外，还应在网络出口配备防火墙设备。防火墙通常设置于某一台作为网间连接器的服务器上，在内部网与其他网络之间建立起一个安全网关，使访问者无法直接存取内部网络的资源，保护网络资源免遭其他网络使用者的擅用或侵入。档案管理部门可以通在信息传输和存储方面采用加密技术和身份认证技术等方式，对不断变化的网络安全做出及时的反应，以构建网络设备安全体系。

２标准规范安全体系的构建

档案信息化标准规范建设是档案信息化业务、技术应用和应用系统建设的规范，也是其核心能力与竞争力的体现。统一的标准规范建设不仅有利于档案信息化的过程，而且有利于数字资源的长期保存与管理。档案信息化标准规范建设不仅要对已经颁布的档案信息化标准规范进行监督和指导，同时要制定符合档案信息化的标准规范安全体系。档案信息化标准规范建设可以用档案信息化的政策支持力度、现有的档案信息化标准和规范的应用和所制定档案信息化标准规范总数及有效度来衡量。本文从档案信息化标准规范的管理性、业务性和技术性3个方面建立档案信息化标准规范安全体系。

２．１管理标准规范安全体系

档案信息化法律法规应覆盖档案信息化建设整个活动范围，其管理标准规范主要体现在国家或地方机构对档案信息化的政策支持力度。针对我国目前档案信息化法规现状，档案信息化管理标准安全体系建设主要从以下几个方面考虑：

（1） 国家的综合性法律或档案信息化管理法规，应结合当时的信息技术发展水平以及档案信息化发展水平，及时对法律法规做出相应的修正或修改。

（2） 地方性法规应结合国家方针、政策，根据地方档案管理特色以及地方档案信息化现状，对当地的档案信息化法规做出有益的补充与修正，以达到保护档案信息资源的目的。

２．２业务标准规范安全体系

档案信息化的最终目的是为了提高档案工作的效率，其业务标准规范主要体现在国家或地方机构对档案工作的专门性法规上。结合我国档案信息化法规现状，档案信息化业务标准规范安全体系建设应包括以下几个方面：

（1） 档案信息化法规应该是档案信息化活动的法律保障，档案信息化法规应覆盖档案信息化活动的6个方面，因此，档案信息化法规应具体、详细地制定档案信息化六方面具体的建设标准，并制定相应的信息安全标准，从法律上约束档案信息化的信息行为。

（2） 档案管理部门应制定档案信息化工作专门性规范，提高档案信息化法律的专指度和可操作性，否则，不同的工作模式和不同的标准就会导致档案信息的通用性不强，不仅导致工作效率低下，也会对档案信息安全造成不同程度的影响。

２．３技术标准规范安全体系

档案信息化是信息技术在档案领域的应用。信息技术的应用使档案信息载体形式、提供服务形式以及保管形式都发生变化，相应的技术标准规范约束有利于档案信息化开展。结合我国档案信息化技术标准规范体系现状，我国档案信息化技术标准规范安全体系建设应包括以下几个方面的内容：

（1） 信息技术是一个不断变化发展的过程，信息技术在档案学的应用也是一个不断变化的过程。档案信息化技术标准规范安全体系建设应根据当时的信息技术条件，实时制定相应的档案信息化技术标准规范。

（2） 档案信息化技术标准不仅要结合信息技术行业标准，而且也要结合档案信息化自身特征。信息技术的发展促使电子文件产生，但电子文件元数据的采集标准、电子文件数据的鉴定和保存标准、电子数据的长期保存标准缺乏相应的法律或法规规范就是很好的证明。

３人才队伍安全体系的构建

档案信息化人才队伍建设是档案信息化的成功之本。信息技术的发展促使档案信息化人才向复合型人才方向发展。档案信息化人才队伍建设影响档案信息化建设的其他各要素。档案信息化人才队伍建设可以用人员构成和信息化培训两个主要指标来衡量。本文从人员构成和信息化培训两个因素来构建档案信息化人才队伍安全体系。

３．１档案信息化人员构成安全体系

信息技术促使档案信息化人员结构的变化，档案人员构成在档案信息化影响下，应以档案专业人才、计算机专业人才为基础，以复合型人才为重点。档案信息人员构成可以用信息化人才培养经费占档案经费的比例、本科及以上学历馆员的比例、掌握专业信息技术的馆员比例、专职从事信息化工作的比例等指标来衡量。档案信息化人员构成安全体系建设可以从以下几个方面来考虑：

（1） 加大培养具有计算机和档案专业的复合型人才。信息技术的应用已经成为时代发展不可逆转的潮流，档案学作为信息专业，也应根据时代要求，增加信息技术的相应课程，适应档案信息化的要求，做好人力上的准备，间接地维护档案信息安全。

（2） 增强对高层次人才的培养。档案信息化对档案学人才提出了新的挑战，高层次人才的培养不仅是档案信息化的支柱，也为档案信息化人才队伍建设起到了推动作用。

３．２档案信息化人员信息化培训体系

档案信息化使档案信息应用系统，档案信息上网系统以及数字档案馆应用系统应运而生。档案工作人员需要运用其应用系统进行档案信息服务，所以就需要对档案信息化人员进行信息化培训。档案信息化人员信息化培训可以用管理层非信息化人员接受信息化的比例、非专业人员接受信息化培训的比例以及非专业人员接受信息化培训的时间等指标来衡量。档案信息化人员信息化培训体系包括：

（1） 新技术运用能力培训体系。信息技术不仅使档案信息管理系统产生，也使各种信息设备产生。档案信息人员除了应熟练操作档案信息软件外，还应具有使用新型信息设备的能力。因此，档案馆或相关的档案单位应该对工作人员进行信息技术运用能力的培训，以减少人为操作失误，维护档案信息安全。

（2） 业务能力培训体系。业务能力培训目的是为了使档案工作人员了解档案工作程序、规范和操作方法。档案部门要针对不同岗位人员的工作职责和素质要求，制定相应的培训与教育方案，例如要加强职业道德教育和档案管理基本理论、基本知识、基本技能教育，使他们掌握档案工作程序、规范和操作方法；要根据新形势的要求，从档案管理工作的实际出发，进行现代化、信息化管理的基本知识教育和计算机应用能力的培训，做到理论与实践相结合，使档案工作者具有运用档案计算机管理软件完成档案存储、编辑、检索、利用等档案管理工作的能力。只有档案工作人员正确按照档案工作程序、规范和操作方法去实施，才能从人力因素上杜绝人为安全因素的风险。

４结语

档案信息化安全体系建设关系到档案信息化建设事业的发展。如何构建一种全面、合理的档案信息化安全体系，是目前档案界比较关心的问题之一。档案信息化安全体系涉及到计算机技术、网络通信技术等技术因素，还涉及到管理因素、政策因素、人才因素等多种非技术因素。本文从以上角度出发，构建了档案信息化安全体系。

主要参考文献

［ｌ］ 王朝阳． 档案信息化管理的优势及安全问题［Ｊ］． 华北水利水电学院学报，２００６（ｌ）：２９－３１．

［２］ 张照余． 中国档案信息化发展的三个阶段［Ｊ］． 浙江档案，２００８（６）：４２－４４．

［３］ 付云金． 论档案数字信息化的利与弊［Ｊ］． 济宁学院学报，２００８（６）：１０５－１０６．