浅谈采供血机构业务档案管理

董鲁玲

摘 要：采供血机构作为医疗卫生系统的一部分，具有相对的独立性和特殊性。采供血业务档案是记录采供血机构的主体档案，是采供血业务工作活动的真实记录，反映了采供血机构工作的整体管理水平。随着输血事业的发展，科学管理和有效利用档案已成为采供血工作的重要环节。

关键词：采供血 档案管理 规范化

中图分类号：G271文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2012）08-275-01

采供血业务档案是指血液在采集、检验、成分分离、包装、筛选、储存、发放、运输等环节所形成的具有保存价值的以文字、数据、声像等各种形式为载体的原始资料。规范化管理采供血工作档案，是采供血机构规范化管理的一项重要工作内容，对采供血机构开展各项工作、不断提高血液质量、确保临床安全用血、开展输血研究、提升整体管理水平，都具有极其重要的意义。

一、采供血业务档案的重要性

1.采供血业务档案有利于无偿献血工作的推广和实施。《中华人民共和国献血法》明确规定了无偿献血、免费用血的原则，特别是近期卫生部办公厅下发《关于做好方便无偿献血者及相关人员异地用血工作的通知》后，采供血档案详细记载了献血者的姓名、性别、身份证号、献血时间、献血量等信息，从而为《献血法》的实施和《通知》的执行提供可靠保证，为进一步推动无偿献血事业健康发展奠定了坚实的基础。

2.完整的采供血业务档案管理系统是献血者、血液检测和血液质量情况的真实依据。一份完整的献血档案能如实地反映出献血者身体状况和献血情况，当献血者由于某种原因不符合献血条件而不能献血时，可将其排除或延期献血，并在献血档案中明确记载。另一方面，查阅血液从采集到提供临床使用过程的有关文件资料，可以确定血液的质量和是否适合使用，从而有效地保护献血者和受血者的健康。

3.采供血业务档案是解决输血纠纷，确定医疗事故责任的法定依据。患者在输血过程中若发生输血反应或在输血后发现感染了某种经血液传播的疾病，这时候献血者的原始献血及血液检验结果记录，以及血液和血液成分的运输、分离、包装、筛选、储存、发放使用等过程的有关记录，就成了确定责任的主要依据之一，从而为区分事故责任、解决纠纷提供客观依据。

4.采供血业务档案是统计献血情况、制定献血工作目标的可靠依据。通过对业务档案资料的分析，可以使管理层对采血数量及献血者分布等情况有较客观的了解，进而合理制定献血工作目标，推动辖区献血工作的开展，保证临床安全用血。

二、采供血业务档案的规范化管理

为提高档案科学管理水平，充分发挥档案在采供血工作中的作用，确保归档的文件材料系统和质量，根据《中华人民共和国档案法》、中华人民共和国卫生部《医药卫生档案管理暂行办法》、《血站基本标准》、《血站管理办法》的规定，规范归档文件整理。

1.归档范围。（1）采供血工作的法律、法规、规章、条例、办法；（2）采供血工作总结、计划；（3）采供血工作统计资料汇编；（4）献血者健康检查登记表；（5）献血者初、复检实验原始记录，所有法定检验项目汇总检验报告单；（6）各医院临床用血情况统计报表；（7）血液出入库登记单；（8）血液、血液制剂、试验试剂、血袋等抽检原始记录；（9）阳性血销毁记录；（10）Rh(-)血型原始记录；（11）疑难血型配型、临床标本组织配型记录；（12）其他有关材料（输血医疗事故的调查、分析、鉴定及处理意见等材料）。

2.整理方法。（1）装订：归档文件应按件装订。（2）分类：按年度—问题—保管期限分类。（3）排列：归档文件分类后，将归档文件依据分类，结合事由按时间顺序进行排列。（4）编号：归档文件依分类、排列次序逐件编号。（5）编目：归档文件依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录，包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。（6）装盒：归档的文件按照室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊、备考表等项目。

3.案卷排列。按照所属时间顺序排列。

4.档案检索工具编制。编制案卷目录、案卷文件目录。归档的文件材料应齐全完整、质地优良、规格统一，并按件装订。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

三、加强采供血业务档案管理的心得体会

1.领导重视。为确保河南省红十字血液中心采供血档案管理工作尽快达到标准的要求，使中心的档案管理进一步规范化、科学化、制度化，使档案管理现代化水平得到切实的提高，中心党委明确一位副主任具体负责领导档案管理工作，将档案管理工作列入班子的议事日程，成立了包括主管领导、重点科室领导以及专职档案管理人员组织的档案工作领导小组；制定了一系列管理制度和措施；强调档案管理在采供血工作中的地位和重要性，对各部门、科室提出明确要求。

2.建立健全组织机构。中心设立了专门的档案管理部门，配备专、兼职档案管理人员，负责文件材料的收集、整理和移交，负责按照规范整理文件材料，并按时移交给中心档案管理部门。各级领导负责监督工作的实施，及时协调解决工作过程出现的问题。

3.完善档案管理制度。结合采供血工作制定符合本单位实际的档案管理制度，明确各类档案保存年限及相应档案的查询、销毁制度，使档案管理规范化、查询简便化、工作高效化。由于每天都有相当数量的献血者的献血文件材料、血液检验文件材料和血液发放材料产生，因此，需要档案管理部门及时督促各部门做好文件材料的收集、整理工作；对已收集的档案认真核查验收；对未按时、按要求归档的要及时催交，以确保档案的完整。

四、结论

加强采供血业务档案管理是保障献血者身体健康和临床用血安全的必要条件之一。采供血档案的规范化管理，对于采供血业务档案管理工作走向标准化、规范化，从而为更好地推进无偿献血工作的可持续发展、确保人民群众的用血安全服务，避免输血医疗纠纷都起到不可估量的作用。一直以来，我中心领导非常重视采供血档案管理工作，中心的档案管理工作已走上规范化、科学化、制度化，达到了国家二级科技事业单位档案管理的水平。

参考文献：

1.张沁霞，李海萍.档案管理在采供血工作中的应用.中国输血杂志，2009（10）

2.李婷花.谈医学档案管理中的几个问题.山西档案，2009增刊

3.中华人民共和国卫生部.血站管理办法

（作者单位：河南省红十字血液中心 河南郑州 450012）

（责编：纪毅）