医院药库盘点计算机存在的问题及解决方法

艾学瑛

摘 要：应用计算机软件对药品管理已经成为现代化医院的主要工作模式。如何使药品计算机管理的误差降至最低，控制好药品管理也是医院管理的一项重要工作，衡量药品盘点的准确率是通过账物、账实相符来把关的。文章结合医院药库计算机药品盘点的账物不符来发现原因，同时提出了相应的解决方法，从而加强医院的药品管理，严格对药库把关。

关键词：医院 药库 药品盘点 计算机账实不符 解决方法

中图分类号：F224.39

文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2012）08-250-02

药品是医院开展正常业务，用于诊治疾病的特殊商品，它是医疗工作中必不可少的物质保证和重要手段，也是医院中重要的流动资产，在医院的流动资金中占了一定的比例。因此如何加强药品管理，对药品进行有效的控制，是医院管理资产的一大课题。通常管理药品可通过日常管理和定期盘点来运行，日常管理是对药品管理的基本方式，定期盘点是对日常管理的考查。现在随着信息科技的不断发展，各大中小型医院对计算机都已经普及，利用计算机软件系统对医院的药品进行管理极大地方便了药库各项工作，但在简化了盘点工作的同时又会出现一些数据上的出入，使药品实物数量和计算机上记录的库存数量不相符，从而对药库的药品管理工作造成影响，有时还可能无法正常运转。所以笔者结合湖北医药学院附属太和医院在对药库的药品盘点时发生的实物与账面数量不符的问题，有针对性地加以分析，从而进一步加强药品管理，提高医院管理水平。

一、医院药品盘点的状况

1.实际盘点药品准确率不高。因为药品盘点是一项很宠大的工作，费时、费力，加之药品种类繁多，所以就会很可能造成药品盘点出现差错。药品盘点的准确度分为两个方面：一是盘点整个药品数量的准确性，二是盘点单个药品种类的准确性。其实盘点药品的盈亏只是工作的一个方面，主要是把握各个药品盘点的准确性。数量的准确度高了其药品计量的准确度就高，本次盘点的结果对下次或历次的盘点结果都会有影响。（1）药库盘点前没有彻底清库。药库盘点前应该进行彻底清库，如果盘点期间随时有送货单位送货而没及时办理入库的，或有临床科室退货、送货单位报损、药房借药等没有处理的都能造成账实不符。（2）平时办理出入库数据录入时数据输入不准确。在数据录入时有时也可能会因为一时疏忽从而出现输入数量、品种等错误，造成差错。（3）误盘、漏盘。在盘点的过程中，盘点人员对药品的规格，存放位置不熟悉引起的误盘和漏盘。当然这种漏盘或误盘的情况毕竟是很少，但是这个因素造成的账实不符也是不可小觑的。

2.办理药品入库时误差。（1）药品入库时负责办理药品入库的负责人由于工作的疏忽错把本来是1盒的数量录成1支，或者数字没有看清楚而出错没有被发现的。（2）入库验收不仔细。现在送药时间每天都有，而仓管人员又同时要办理各科室、各药房药品发放工作，所以难免会因为验收不仔细而成的入库差错。（3）急需药品借入。因为某种急需药品短缺，临时从外面医药公司或别家医院借入的药品没有办理入账手续的，也没有出具任何借入单据。

3.仓管人办理出库时误差。（1）药房领药差错。药房每天会报计划，列出当天所需药品，仓管人打出库单时可能会发生错输、漏输现象，当时没有及时发现的。（2）临时药品借出。有时会有医药公司或别家医院需要此种药品临时借出，以后补还的，仓管人未及时销账。

4.计算机软件系统原因。（1）计算机软件系统在盘点时，库存数据在取出的时间范围内存在误差。（2）软件系统出现漏药情况。有时系统输出的盘点库存表会有漏药的情况发生。

5.发票与入库不能在时间上同步。因为供应商存在着某种原因发票和药品不能同时送达，只有送货清单，所以仓管人员只能根据送货清单办理入库，财务会计在没有发票的情况下是不做账的，在这种情况下就出现账实不符的现象。

6.财务实际药品挂账时间与药品会计结账时间不一致。太和医院财务做账时间与药品会计结账时间相差一个月的时间，药品会计结账时间是当月的25号，而财务药品挂账时间却在次月15号左右，因此库存药品的实际库存数与财务数据出现差错。

上述几点账实不符是医院计算机盘点库房药品突出的问题，通过这几个问题我们可以看出造成账物的不相符并不是药品的真正损坏和耗失，而是在实际工作中负责人员计量的误差导致的账面药品差异。盘点结果的不准确直接导致了库房库存量的虚盈虚亏，对医院各个药房的库存量也形成影响。譬如，被错盘的某药品由于实盘数误为零，那么盘点结果确认为零后，库存账面就被调整为零，可该药品实际存在，也通过药房销售结转了成本，那么该药品就形成了负库存。如何采取有效的措施来解决这些问题呢？

二、解决的办法

1.提高药品盘点的准确率。（1）控制入库流程。医院药品会计严格检查所有出入库单据的入账情况，做到实物流与财务信息流的统一，每月药品结账后定期与药学部药品仓管员核对，这样就可以有效地避免药品实物已入库而财务账面未记账的现象。严格把关,坚持药品实物入库的验收制度，保证药品账物相符。（2）药品入库所用的凭据必须严格采用三联单，一份药品仓管员留底备查，一份药品采购员对账，一份药品会计做账，这样层层把关,确保药品的账物相符。（3）规划好合理的药品盘点时间，盘点过程中采取两人搭班盘点制。盘点规划好时间,在这期间做好清库工作，不接收任何供货商供应药品，保证计算机提取的账面盘存时间与实物盘存时间的一致。灵活掌握药品盘存的方式，对性质不同的药品采取不同的盘点时间，如麻醉药品采取每天盘点一次，销售快的药品采取一月盘点一次，大输液单独分为输液库采取单独保管的方式，独立核算。有效控制虚盘漏盘等盘点差异的发生，提高准确率。

2.药品出入库管理采用专人责任制。一人负责办理药品入库数据的输入，一人对所办入库药品的数量、规格、单价进行严格校对，最大程度降低药品库存的误差。（1）有外单位外借药品时，必须经药学部负责人批准方可借出，还要出具借药凭据，外借人和仓管人同时签字。（2）办理出库时要及时准确，严格执行医院内部下发的药品核对请领单制度，仔细核对计算机账面数、发药时间与实际发药时间的一致性。如发现计算机药品账面数已下账而实物未领用的要及时下账，保证账物相符。在我院就经常会有外单位或个人调拨药品，调拨单已开出，但因为某种原因未能交款，这时就会造成账面已下账而实物未领用的情况，到盘点时就形成账实差异，造成计算机库存数的虚减，所以药品会计与仓管员人员要及时沟通，按时对账，确实做到账物相符。

3.供应商的发票不能及时送达的，采取不入库的方式，药品单独存放，到发票送到后再办理入库手续。但是仓管人员要建立一本备查账，及时催促供应商开具发票，如遇有临床科室急需用药时，医院内部可自由调节，和科室之间先办理下借药手续，等发票到后再重新办理正式入库手续，同时及时办理出库。

4.加强仓管人员的业务学习，提高业务水平。用计算机管理药品时，药品的规格、数量、保质期等都要有明确的标注，仓管人员每月定期对过期药品或者滞销药品进行清查，如需要退货或换货时要及时与供应商联系，尽快办理退换货手续。加快仓库保管的运转率，也节约了仓管成本。

5.完善信息系统，制定配套规则。医院对药品管理实行“金额治理，数目统计，实耗实销”的治理办法，药品会计除了每月制定当月药品领用汇总表，当月药品进货账表单据外，还需要制定出一整套如药品消耗汇总表、库存药品明细账、盘点清册表等报到账务，月底对全部库存药品进行盘点，看与账面金额是否相符。

三、结语

药品的盘点工作看似简单，可真正要做到全面准确却不是那么简单的事情。只有平时在工作中打好基础，责任到人，实物与账面及时挂钩，及时发现计算机误差，才能提高实际盘存数与计算机库存数结果的准确率。盘存结果的准确度提高了也有助于医院进一步加强内部管理，降低因管理不善而导致的盘点结果与计算机差异，降低盘点损耗，使医院的管理工作迈上一个新台阶，提高医院的核心竞争力。

参考文献：

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2.彭海莹，季波.我院门诊西药房药品盘点方法的实施及讨论.中国药房，2004.15（12）：728

3.潘理平.浅谈军卫一号门诊药房管理子系统应用中的体会.药学实践杂志，2001.19（3）191

4.魏巍.浅谈药房管理.天津药学，2000，12（3）：79

（作者单位：湖北医药学院附属太和医院财经处 湖北十堰 442000）

（责编：若佳）