高校图书馆应急预案的构建与评估

余鹏彦

〔摘 要〕应急预案的构建是图书馆危机管理的重要组成部分。针对我国高校图书馆应急预案普遍零碎、表面化以及缺乏体系的现状，提出图书馆应急预案的制定应该遵循“以人为本、预防为主，危机分级、重点突出，信息公开、权责分明”的原则，其内容设置则从危机管理所要求的预防、准备、响应和恢复4个环节进行构建，考核评估工作相应地选取“应急预防、应急准备、应急响应、应急恢复 ”4个一级指标，进而细化。最后指出人始终是应急预案中第一要素，要重视实践。优秀的应急预案需要定期演练，从实践中总结经验教训，从而不断优化预案。

〔关键词〕高校图书馆；应急预案；危机管理

〔中图分类号〕G251 〔文献标识码〕B 〔文章编号〕1008－0821（2012）09－0037－04

近年来，恐怖事件、种族冲突、战争和自然灾害等重大事件和危机对图书馆的破坏、造成的损失引起图书馆界的广泛关注。自20世纪90年代开始，许多发达国家的图书馆开始重视应急预案的构建，甚至以“是否拥有完备的应急预案”作为图书馆重要的评价指标或资金投入的依据[1]。应急预案又称“应急计划”或“应急救援预案”，是针对可能发生的突发公共事件，为迅速、有效、有序、科学地开展应急行动而预先制订的方案[2]。国际图联保存保护中心（IFLA-PAC）于2006年发布的IFLA Disaster Preparedness and Planning：A Brief Manual（《国际图联灾害预防手册》），在面对灾难、准备应对灾难、处理灾难、回应灾难并回到正常状态等方面阐述了具有可操作性的预防灾难指导原则[3]；2006年，国务院发布了《国家突发公共事件总体应急预案》，旨在宏观层面提高政府保障公共安全和处置突发公共事件的能力[4]。作为公共场所的一部分，国内许多图书馆也相应建立了自己的应急预案，但普遍比较简单和零碎。很多图书馆只是在图书馆管理条例或相应规则中，做出诸如防火、禁止室内吸烟等表面化的规定，缺乏可以依据的危机应对计划和灾后恢复重建计划[5]。国内学者在危机预案构建方面也开展了一些探索，如刘秀娥等从图书馆应急预案编制的依据与流程角度，提出了5W2H原则与PDCA模式[6]；潘梅指出图书馆在编制应急预案时，应该对图书馆的行政结构图、特定部门的业务范围、图书馆的网络结构图、图书馆关键系统与关键资产列表、已有的安全管理制度等信息进行收集整理[7]。总体而言，我国图书馆关于危机应急处理具体对策的理论研究还相对薄弱，而实践环节上有待加强。本文立足我国高校图书馆现状，从图书馆应急预案制定原则、内容设置及考核评估等方面进行详细阐述，对高校图书馆应急预案的构建进行了积极的尝试性探索。

1 图书馆应急预案制定的原则

1.1 以人为本、预防为主

在突发危机事件发生时，保护图书馆的馆藏资源和设备等公共财产固然重要，但是保证读者与图书馆员工的生命安全乃是图书馆干预危机事件的第一要务。图书馆在制定应急预案时，首先应该考虑如何避免读者与员工的生命财产受到损失。英国著名危机管理专家Mike Regester曾经指出，预防是解决危机的最好方法[8]。因此图书馆制定应急预案，必须重视各项预防措施，通过各种日常规章制度的制定和预警设备、预警措施的使用，在危机事件初露端倪时加以控制。各项预防措施中也应该考虑到危机事件后的恢复问题。图书馆在危机事件后如何采取措施尽快地恢复关键性的服务，把由于危机事件给读者带来的损失降到最低，对稳定读者情绪、维护本馆信誉、消除由于危机事件给本馆带来的消极影响有着重要的作用。

1.2 危机分级、重点突出

图书馆在考虑本馆可能遇到的突发事件时，应该从图书馆所处地理位置、馆舍馆藏状况、员工基本素质、资金运作状况以及曾经在本馆发生过的突发危机事件等方面综合考虑，并根据危机事件的类型与影响程度不同，采取不同的处置方法与反应力度，进而使得制定出的预案更有针对性。危机发生时的决策时间非常短暂，因此必须重点突出，使最为关键、最重要的应急工作优先进行。图书馆的馆藏资源和相关设备则是图书馆最宝贵的财产，图书馆应该对这些资源设备的重要性、易破坏性与成本的可负担性进行综合考虑，确定它们在抢救工作和灾后恢复工作中的先后次序，从资源设备的角度尽量把损失降到最低。

1.3 信息公开、权责分明

图书馆在制定应急预案时，应该重视信息公开原则，通过有关渠道及时与媒体、读者进行沟通，及时汇报危机事件处理的最新情况。应急预案的制定也要考虑读者和员工及时掌握预案的途径，可以邀请读者参与本馆应急预案的制定过程，从读者角度出发制定的预案更能保护读者利益。

《国务院有关部门和单位制定和修订突发公共事件应急预案框架指南》明确指出应急预案要“明确各组织机构的职责、权力和义务”[9]，权责明确是应急处理工作顺利开展的有效保障。图书馆应急管理应建立统一的指挥中心，指导危机管理的全过程，保证各应急反应系统的协同应对；在应急组织结构方面可以馆长为核心，建立由馆长、副馆长及各部门负责人组成的突发事件指挥中心，以保证全馆各相关部门的协同与快速反应；而且要把责任分配到图书馆每位员工，使员工切实地把自己当成处理危机事件的重要成员。

2 图书馆应急预案的内容设置

2.1 应急预防

2.1.1 风险评估

对图书馆进行风险评估是预防危机事件的第一步。其内容主要包括本馆可能遇到的风险、现有的应急反应程序、灾前预防与灾后恢复措施。根据评估结果采取相应措施，可以使应急预案更加周密。评估风险的专家一般来自本馆的馆藏保存部门与技术部门、本校的卫生与安全机构、所在地区的建筑物鉴定机构及应急服务部门，也可以请外地或外单位的专家进行风险评估的咨询工作。

2.1.2 预防措施

进行风险评估后，就要采取具体措施尽可能规避风险。图书馆应该采取以下必要措施，以保证馆内设备与馆藏资源的安全，同时与公安、消防、医疗部门等其他应急部门进行协调。

消防系统：图书馆可以根据自身的条件配置火灾、浓烟检测系统，自动提醒读者和员工，并向当地消防部门报警。浓烟检测系统可以对早期火情进行检测，使人们可以在启动自动灭火装置前人工消除火灾隐患。馆舍使用者可以手工操作的“火灾报警按钮”应该在全馆配置。有条件的图书馆可以在馆舍内设置自动灭火装置和防火门，其他图书馆可以考虑在馆舍内醒目的位置放置灭火器材。

水患预防：对灭火系统、馆舍结构、水管等管道设施进行定期检查与维修，并将每次的维修记录进行存档；考虑在容易受水患侵害的区域，比如地下室，设置水患报警探测器。

日常维护：对馆舍的日常检查与维护应该给以高度重视，可以预防和减少由于水管爆裂、空气调节装置失灵、电力系统失灵等问题引起的常见紧急情况。

安全例行程序：此项工作必须细致而规律地进行，主要包括消防通道是否畅通，员工是否可以根据安全策略保护自身安全，走廊的灯光照明是否正常，报警按钮是否运行正常等。

2.2 应急准备

台风、地震等自然地质灾害性危机事件几乎无法避免，因此图书馆要预先做好准备措施，力求把此类危机事件带来的损失降到最低。应急准备措施应包括如下几方面：

2.2.1 向保险公司投保

作为应急预案的准备措施的重要组成部分，图书馆员应该熟悉保险公司提供的保险服务内容，如“投保金额是否准确反映图书馆的馆舍、馆藏、家具以及零配件的真实价值”、“投保范围内的索赔金额是否有限制”、“应急反应负责人员提供赔付金额的权限有多大”等关键性问题。发生紧急情况后应该立即与保险公司取得联系。究竟是由图书馆还是由本校财务部门与保险公司进行联系，预案必须根据相关规定给予明确界定。

2.2.2 读者与员工安全

图书馆的紧急情况可能威胁读者与员工的生命安全，所以图书馆可以向处理严重事故的当地应急服务机构咨询如何保护读者与员工安全的相关建议。应急控制预案必须考虑图书馆关闭与馆内人员疏散的情况，特别是紧急情况下，对行动不便、听力、视力有障碍读者的疏散问题。

2.2.3 应急模拟训练

对图书馆员，尤其是应急处置小组的成员定期进行应急模拟演练，使他们熟悉整个处理流程。这种模拟训练可以在图书馆应急预案进行实际操作前，暴露预案存在的缺陷。训练科目还必须包括如何在巨大压力下对员工进行有效管理，因为从没经历过紧急情况的员工，面对紧急情况可能会惊慌失措。

2.2.4 应急设备

图书馆应急设备的清单、设备的准确位置和能够提供设备的公司目录，都应该编写在应急预案中。它们的位置应该在馆舍建筑平面图上进行标注。配备运送应急设备的手推车等运输工具。有些应急设备与服务属于本馆无法提供之列，所以必须与专业设备供应商联络，采用业务外包等形式实现。

2.2.5 优先抢救区域与设备

确定优先抢救的馆藏范围时，需要考虑馆藏资源的成本、独特性、对图书馆服务的重要性，以及保险公司的要求。优先抢救的范围可以在全馆范围内界定，也可以在各学科分馆内界定，从而节约抢救时间。除了馆藏资源的抢救，相关设备与数据的恢复也非常重要。因此在危机发生时，首先要注意的是恢复那些影响图书馆系统正常运行的IT服务器，而在日常的工作中必须定期将关键性数据进行异地备份。

2.3 应急响应

应急响应，包括拉响警报、疏散人群、启动应急程序、保护未受损害的馆藏资源、抢救受到损害的资源、稳定现场秩序等措施。

2.3.1 基本响应

实施者是危机事件的现场当事人，主要措施包括向图书馆管理层报警，向图书馆安保部门报警，向馆外应急部门（如公安、消防等）报警，并根据具体情况决定是否需要疏散馆内人群。

2.3.2 应急联络与协调

包括与应急管理团队成员和新闻官员的联络。应急响应负责人要明确与应急处置小组成员、图书馆突发事件指挥中心的其他负责人、馆外应急部门和专业设备供应商的联络方式，同时成立“控制中心”协调各个应急处置小组的工作。

2.3.3 对危机情况的现场应对

应急响应负责人到达现场后，应该立即与现场当事人取得联系。一旦情况稳定，需要立即对受灾情况进行评估并采取措施，例如对情况进行记录，控制现场秩序，防止形势失控，向救援人员提供必要支持，转移受伤人员与受损资源，对受损资源进行必要处理等。如果有关媒体要求跟进报道，应急响应负责人应该让新闻官员负责处理媒体的要求。

2.4 应急恢复

应急恢复环节主要由应急恢复负责人处理，并根据危机的具体情况可以让馆藏保护负责人参与管理。

2.4.1 服务的恢复

危机事件结束后的恢复工作任重道远。应急恢复负责人在危机事件结合后应尽快启动“服务持续计划”：把未受损坏的藏书立即放到临时设置的书架上；与系统设备供应商、数据供应商联系，请他们提供必要的设备资源，从而以某种形式恢复对虚拟资源的访问；如果IT服务器没有受到影响的话，图书馆可以利用电子资源从事数字参考咨询服务。

2.4.2 书籍的修复

根据灾难的具体情况和图书馆的抢救策略，恢复工作从修复受损书籍开始。情况稳定后，应该立即把书籍搬离危机发生区域，以防止霉斑滋生。受水损毁的书籍在未来12个月内要定期检查是否有发霉现象，灾后6个月不要把书籍摆放在原来的位置。经过冷冻干燥处理的书籍应该放置在温度适中、有相对湿度的地方，以利于恢复原样。

2.4.3 馆舍恢复重建

在把所有的受损书籍转移出危险区域后，该区域必须进行彻底打扫。对受水侵袭的区域要防止霉斑出现。对馆舍的温度与湿度进行调节。如果发生了像火灾这样导致馆舍必须彻底重新布置的灾难，可以借此机会对馆舍进行重新设计与布局，减少不必要的限制性措施，使馆舍更加亲近读者。在重建环节，恢复在灾难中被毁坏的固定电话、信息节点等设备也是不可缺少的。

2.4.4 总结评审

在事件结束后，“突发事件指挥中心”应该在主管校领导或馆长的领导下，对事件的起因、性质、影响、责任认定、经验教训等问题进行深入总结，还要对应急预案的执行情况进行分析并形成书面报告，找到成绩、发现不足，并对预案需要修改的地方进行改进。

3 图书馆应急预案的考核评估

借鉴美国联邦紧急事务署(FEMA)的“联邦政府及各州政府应急能力评价标准”[10]，结合我国图书馆应急预案制定的原则与内容设置，高校图书馆应急预案相应的考核评估指标如下：

3.1 应急预防的评估

规章制度：防火防盗等规章制度是否规范建立和及时更新，是否定期检查执行情况；风险评估：评估部门与评估人员的组成是否合理，是否定期进行风险评估；预防措施：消防系统等预防措施是否完备，是否定期维护，是否保持与其它应急部门的联系；部门职责：是否实现了图书馆各部门的统一领导、分工明确、责任到人。

3.2 应急准备的评估

灾害保险：是否为图书馆重要的馆藏资源、设备装置与员工的人身安全投保；培训演练：是否定期对员工进行相关的应急培训演练，是否有成员固定的应急反应小组；应急资源：应急资金的来源是否有保证，应急设备的购置是否符合本馆的需要，应急设备是否定期维护，是否设置了优先抢救的馆藏区域与设备的范围。

3.3 应急响应的评估

联络协调：是否与馆内有关部门、馆外应急部门、专业设备提供商随时保持联系与协调；指挥控制：现场负责人是否能立即对现场状况做出评估并做出相关反应；抢救抢险：各项抢救抢险工作的流程是否完备；疏散避险：是否首先保障读者、本馆员工的人身安全。

3.4 应急恢复的评估

现场清理：是否能尽快恢复关键性服务，把损失降到最低；善后处置：是否能及时向保险公司索赔，是否有措施对读者、员工在心理上所受到的影响进行干预；总结评审：是否及时对事件的起因、处理的过程进行总结，是否及时向媒体进行通报。

4 总 结

本文吸收了众多其他领域优秀的应急预案以及国外图书馆同行的相关经验，在应急预案制定原则、内容设置以及考核评估3个方面给出了详细意见。应急预案中，人永远是最重要的要素，所以需要强调实践。优秀的应急预案构建不可能一蹴而就，需要定期进行演练，从实践中总结经验教训，然后逐步改进。

参考文献

[1]贾彩莲.试论图书馆联盟的灾难管理[J].图书馆杂志，2005，（11）:11-15.

[2]张维平.关于公共突发事件和预警机制[J].兰州学刊,2006，（3）:156-161．

[3]John McIlwaine.IFLA Disaster Preparedness and Planning:A Brief Manual.http:∥archive.ifla.org/VI/4/news/ipi6-en.pdf，2012-04-01.

[4]中华人民共和国中央人民政府.国家突发公共事件总体应急预案.http:∥www.gov.cn/yjgl/2006-01/08/contentz21048.htm，2012-04-01.

[5]燕辉.国内图书馆危机管理案例分析之“信师事件”[J].图书情报知识，2007，（3）:25-31.

[6]刘秀娥.图书馆防灾与危机管理[M].北京:海洋出版社,2007:174-175.

[7]潘梅,刘兹恒.图书馆安全危机的防范与处置[J].图书与情报,2007，（2）:46-52.

[8]Mike Regester.Crisis management:How to turn a crisis into an opportunity[M].Longon:Hutchinson Business,1989:147.

[9]国务院办公厅.国务院有关部门和单位制定和修订突发公共事件应急预案框架指南.http:∥www.gov.cn/zwgk/2005-08/25/contentz25976.htm，2012-04-01.

[10]黄典剑,李传贵.突发事件应急能力评价——以城市地铁为对象[M].北京:冶金出版社,2006:23.

（本文责任编辑：王 涓）