对高校学生档案管理的思考

任 洁 乔茂有

(长春理工大学,吉林长春 130012)

对高校学生档案管理的思考

任 洁 乔茂有

(长春理工大学,吉林长春 130012)

高校学生档案是干部人事档案的重要组成部分,是学生在校期间学习、生活及各种社会实践的真实记录,也是用人单位选择人才的重要依据资料。然而,高校学生档案管理工作中仍然存在着许多不规范不标准的问题,从而使学生档案不能恰如其分地反映真实的情况,影响用人单位对学生的真实了解。从笔者多年从事学生档案管理的角度,对高校学生档案管理存在的问题提出一些改进的想法和建议。

高校;学生档案;管理

一、高校学生档案存在的重要性

1、学生档案具有凭证作用。学生档案是干部人事档案初始材料,它记载着一个人在学生时期的学习、生活和基本素质的原始记录,是非常宝贵且不可再生的资源,因此它在一个人出国、就业、考公务员、升学深造、转正定级、职称申报、计算工龄、办理各种社会保险等等各方面中起着凭证的作用。

2、学生档案是作为了解学生个体的重要参考材料。学生档案当中有成绩单、各学年的总结鉴定表、入学登记表、身体检查表、奖励和处分材料等。从这些材料当中能够真实客观地反映出学生的学习情况、政治思想表现、社会实践状况、奖惩情况、社会关系和家庭背景等等。有利于教师和辅导员对学生个体的全面了解,有针对性地发挥学生潜能,使学生在校学习期间得到个性化潜力的开发;也有利于学校各部门对学生情况的了解,例如学校学工部门对学生家庭的了解,对真正有困难的学生针对性进行适当发放助学金或安排勤工俭学等项工作,对学生进行经济补贴。

3、学生档案为用人单位的调查提供了直接的途径。随着社会经济的发展,毕业生的就业也发生了巨大的变化,由原来的国家计划培养,统筹分配方式转变为学生与用人单位的互相选择的就业机制。在用人单位的招聘过程中,他们不仅要看应聘者的就业自荐书和自我介绍,为了能对应聘者有真实的较为全面了解,最直接有效的方法就是政审应聘者的个人档案,了解应聘者在校学习期间的思想道德、知识能力和个人素质等情况,是高校学生踏入工作岗位的“准入证”。

二、目前高校学生档案管理存在的问题

1、高校学生档案管理缺少标准化、规范化。从建国到现在为止,国家针对高校的学生管理颁发了不少文件,如《高等学校学生行为准则》、《普通高等学校学生管理规定》、《高等学校校园秩序管理若干规定》等文件。2008年教育部和国家档案局联合制定《高等学校档案管理办法》,并以教育部第27号令的方式颁布实施,在文件材料的归档范围内增设了“学生类”档案。学生是高校的主体,这一变化充分体现了“以人为本”的理念,是高校档案工作的一个进步。但直至今天,没能看到专门针对高校学生档案管理方面的国家标准。高校学生档案管理“政”出多门,在缺少“标准与规范”的约束下,也就没有统一的建档标准。其结果必然是杂乱无序,最明显是交接材料手续不规范。多年以后无法查找。

2、学生档案材料填写格式不规范,内容不完整,重要材料不齐全。现在大部分高校的学生档案在入校后先由学生管理部门进行统一收集、整理,再将整理后的档案统一交到学校的档案馆。在学生管理部门收集和整理的过程中,由于没有专职管理人员检查和业务上的指导,使得学生档案出现这样或那样的问题。如成绩单无教务处印章,复印件当成原件存档,文字材料纸张规格不一,书写不规范,用圆珠笔书写,班主任鉴定千篇一律,毕业生登记表、成绩单等重要材料缺失等等。

3、学生档案管理方式落后,电子化进程缓慢。1999年,我国作出扩大高等院校招生人数的决定,高等教育从以前的少数精英式教育到现在多数人接受教育的发展。目前高等学校的入学人数在逐年递增,由于高校档案的管理方式和手段落后,给高校学生档案管理带来许多不便。高校学生档案具有归档材料种类多、流动性强、利用率高、工作量大等特点。现在多数高校学生档案管理仍处于纸质、人工的管理方式上,难以适应现代化高等教育迅猛发展的需要。要想解决这些问题,仅靠增加工作人员,增强工作责任心是不现实的,必须借助于现代化的工具管理高校的学生档案,才能使学生档案管理规范化、科学化、系统化。

三、加强高校学生档案现代化管理的措施

1、加强学生档案的规范化、标准化。笔者建议相关部门在《档案法》的指导下,从高校学生档案工作的实际情况出发,尽快出台一部诸如《高校学生档案管理工作细则》、《高校学生档案管理工作条例》或《高校学生档案管理标准》等此类法规,确保学生档案管理工作有法可依,有章可循。这是与时俱进的迫切要求——随着中国高等教育体制的提升,高校学生档案成为人事档案管理工作的重头戏。从学生个人来讲,学生时期的档案是其全部档案的基础;所以用“法规”的力量强化人们的档案意识,从而指导和约束学生档案管理及运作方式,不仅是档案工作者的心声,也是国家档案事业的要求。

2、建立高校学生档案的数字化、网络化。

第一,学生档案数字化、网络化的建立。可利用校园网,使学校管理部门共享学生的各种信息。当学生入校时,就布置填写《高校学生入学登记表》,经有关部门审核后归入学生档案中,作为学生档案的一份主要材料。各学院管理学生档案的专、兼职人员根据这份登记表,把登记表中的信息全部录入计算机,这样就可方便各有关部门的利用。各学院根据学生在不同时期的表现,动态地记录学生在校期间的表现。在学生将要毕业时,再由有关部门分别录入学生的综合信息,如各科成绩、毕业论文材料、各种奖惩信息、情商测评、获得的各种证书、毕业证书编号、学位证书编号等情况,形成学生在校期间一套完整的,准确的信息数据库。

第二,学生档案数字化、网络化的利用。建立高校学生档案数字化、网络化,是为了满足用人单位对高校学生个人的信息需求,使用人单位在审查学生个人相关信息时不再受时间和地域的限制,在网络平台一定权限内快速、准确地查阅。各专业的老师可以利用数字化档案,快速掌握学生的特点,进行个性化教学,可增加学生学习兴趣,达到事半功倍的效果;用人单位也可以利用学生数字化档案,快速地筛选出所需要的人才。如:学生在实践中的动手能力、社会活动的组织能力、个人信用情况、心理承受能力、身体健康情况等等;当毕业生需要查询自己档案时,可通过校园网络系统准确查知其档案的下落,减少学生的查询成本和档案馆的工作量,提高工作效率。学生档案的数字化、网络化建设是高校档案未来发展的方向,以后必将成为高校档案事业赖以生存和发展的重要支柱。

3、归档材料科学化,真实全面的记录人才成长历程。

学生档案的利用价值在于它的真实性,客观性。我国规定的学生档案归档材料已经实施了几十年了,随着中国教育事业的变革,它要求强化素质教育和培养复合型人才,现在的学生档案材料远远不能真实地反映出个人发展全貌。为了给用人单位提供全面、真实、具体的参考资料,学生档案当中可增加在校期间德、智、体、美、劳、心理状态,个性特征,发展潜能等材料。如:

第一,增加诚信记录。诚信是人人必备的优良品质,对于一个学生来讲诚信更为重要。当学生入学时需与校方签定诚信协议,校方可根据学生完成协议内容的程度进行评分,如在考试当中是否有抄袭行为、在人际交往和助学贷款偿还中是否有不良记录等,形成诚信档案。其诚信档案中的分数是100分,此分数不会增加,但会随着学生做了违反诚信规则的事情而不断扣分反映学生的诚信程度,成为学生进入职业生涯的诚信资本,也是用人单位选择准职工的标准。

第二,关注学生的能力。学生的人个档案不仅要反映学生的学习成绩,而且还要反映学生的其它方面的能力,如学生的实践能力和创新能力。平时当中应注意收集反映学生成长进步的材料,包括学生参加学生社团活动情况、组织大型活动能力、在校任职情况、个人作品、荣誉证书、资格证书等。

第三,建立情商档案。情商就是认识、控制和调节自身情感的能力。一个人能否成功情商占有重大的作用,有时甚至超过智力水平。因此及时地收集和整理学生在学习期间的情绪、情感、意志、耐受挫折等方面的材料,可以准确地分析出学生个体性格,采取相应地心理辅导,有利于学生的健康成长。

总之,档案的利用是高校档案工作的永恒的主题。在高校当中,主要的服务对象就是学生,实现高校学生档案的现代化管理是高校今后发展的主要工作之一,从而减少档案形成过程中的一些人为失误,逐步完善学生档案在收集和整理过程中的科学化、系统化,方便学生档案的利用和查找,增加学生档案的使用价值,发挥档案应有的作用。这是为社会输送人才的需要,也是体现高校的整体发展规划,宣传学校的窗口。

[1]朱乔芙.管好学生档案促进学生就业 [J].兰台内外,2010,(4).

[2]江芳.提高高校学生档案管理工作水平 [J].科技创新导报,2011,(5).

[3]中华人民共和国教育部《高等学校档案管理办法》.2008年8月20日.

[4]国家教委《普通高等学校档案管理办法》.1989年10月.

[5]王燕.要实现学生档案的规范化管理 [J].兰台世界,2005,(4).

[6]侯英杰.高校学生档案管理改革初探 [J].兰台世界,2008,(2).

[7]崔红伟.学生档案质量问题及改善途径 [J].兰台世界,2009,(10).

G270

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1008-7508(2012)05-0108-02

2012-03-31

任洁 (1973～),吉林长春人,女,长春理工大学档案馆,馆员;乔茂有 (1953～),吉林长春人,长春理工大学档案馆,副研究馆员。