水行政许可档案管理研究

汝中华

(江苏省吴江市水利局 215200)

陈 平

(吴江市堤闸管理所 215200)

水行政许可档案是详细记录水行政许可相对人从申请、补正申请资料等到水行政机关受理、论证、审查、现场查看、决定等一系列许可过程中出现的文字、图片、声音图像等资料。它反映出此水行政许可的详细过程，将此过程用证据形式来固定下来，能够为日后的水行政日常监管和执法提供基础资料，并能真实地记录水行政许可工作的质量和效能。

1 规范水行政许可档案的必要性和重要性

1.1 相关法律法规对水行政许可档案提出的要求

2005年实施的《水行政许可实施办法》是基于《中华人民共和国行政许可法》等法律法规制定的，虽然《水行政许可实施办法》和《中华人民共和国行政许可法》中没有直接规定对水行政许可的档案管理的要求，但公开是所有行政许可的原则，即行政许可的实施和结果，除涉及国家秘密、商业秘密或者个人隐私的外，应当公开，并在若干条款上作了具体的规定，明确规定公众有权查阅有关内容，这就间接地对所有行政许可的档案管理提出了要求。其主要内容如下:

a.《水行政许可实施办法》第五条规定:“应当公开水行政许可的实施过程和水行政许可决定的内容。但是，涉及国家秘密、商业秘密或者个人隐私的除外。”这是一条原则性的规定，是水行政许可公开原则的重要内容。根据该规定，水行政许可的实施过程要公开，包括申请与受理，审查与决定，变更与延续以及听证等都要公开;水行政许可的结果要公开，包括水行政机关是否受理水行政许可申请，是否准予行政许可的决定等。上述过程和结果，往往会形成相应的档案材料，该相应的档案材料除了涉及国家秘密、商业秘密或者个人隐私的外，都应当公开。

b.《水行政许可实施办法》第三十二条第(一)款规定:“依法作出准予水行政许可的书面决定，应当在办公场所、指定报刊或者网站上公开，公众有权查阅。”这条款详细规定了“准予水行政许可的书面决定”应当在规定的地方公开。根据该规定，水行政许可档案相关内容应当公开，并允许公众查阅。至于公开的范围是什么，该条没有明确规定。笔者认为可以参照原则性规定，即公开内容应当是除涉及国家秘密、商业秘密或者个人隐私的外，都应当公开，允许查阅。

c.《水行政许可实施办法》第四十六条规定:“水行政许可实施机关依法实施监督检查时，应当将监督检查的情况和处理结果予以记录，由监督检查人员签字后归档，公众有权查阅。”根据该规定，水行政机关对行政许可相对人的监督检查情况和处理结果应当予以记录归档，并允许公众查阅。

1.2 水行政许可量多、涉及面广、社会影响大

以吴江市为例，2004年以来，水行政许可共9项，最多最常用的是取水许可和水利工程管理范围内建设项目审查两项，行政许可实施以来，仅这两项的行政许可量就达到近1600件左右，涉及单位面广量大，行政许可相对人涉及到政府机关、事业单位、企业、个人和行政村。因此，科学规范地制作水行政许可档案具有十分重要的意义。

2 现行水行政许可档案管理现状和问题

a.以吴江市为例，2008年后的所有许可档案均保存在行政服务科，从档案管理角度看是不符合档案管理的要求的，保存的条件和技术均不能达到要求，没有突出水行政许可档案的重要性。

b.历年来的水行政许可档案虽归入档案盒，分门别类进行整理归档，但没有进行统一编号，基本处于散存状态。从保管期限上来说，也没有统一科学合理地划定保管期限，不管保管期限长短，统一放置，也就谈不上合理保护和利用水行政许可档案。

3 规范水行政许可档案的建议措施

3.1 规范档案整理内容、方法

a.现行《中华人民共和国行政许可法》及《水行政许可实施办法》对行政许可档案并未有明确规定行政许可档案一定要立卷保存，但《中华人民共和国行政许可法》第四十条规定“行政机关作出的准予行政许可决定，应当予以公开，公众有权查阅”，及以后有利于行政执法和监督，为以后有可能出现的行政诉讼、行政复议提供基础材料。因此，笔者认为水行政许可有必要规范地立卷存档。水行政许可档案应以每一项具体水行政许可事项为单位立卷，实行一事一卷、一卷一号。但对于许可材料较少、许可内容简单清楚、相同许可类型的可以多案一卷。档案卷内文件以所有收集的材料为内容编制目录并编页号(已编制成册的申报资料可利用原有页码，在目录中注明)，整理完毕，全部资料装入国家档案局标准档案盒。

b.确定水行政许可档案收集内容及排列顺序。现有的水行政许可类型中需要收集的资料大致有申请书、论证材料、证明文件(包括立项批复、营业执照、身份证等)，水行政机关一次性告知的文字记载、受理凭证、现场查看记录、听证材料、延期办理事项的批件、行政许可决定、送达回证、监督检查及处理意见、验收资料等，水行政许可档案的排列可以按照实际操作过程来编排，体现受理、审查、踏勘、决定、送达情况的全过程。档案卷内文件具体排列顺序为:ⓐ档案封面;ⓑ卷内文件目录;ⓒ水行政许可申请受理通知书;ⓓ现场踏勘记录;ⓔ准予行政许可决定书;ⓕ行政许可文书送达回证;ⓖ申请人提交的行政许可申请材料(申请书、论证报告、证明文件、上报材料清单及承诺等);ⓗ发放证照副本的复印件等。

3.2 确定水行政许可档案的保管期限

确定行政许可档案的保管期限，可从相关法律规定和行政许可事项有效期的长短来分别确定。《最高人民法院关于执行〈中华人民共和国行政诉讼法〉若干问题的解释》第四十二条规定:“公民、法人或者其他组织不知道行政机关作出的具体行政行为内容的，其起诉期限从知道或者应当知道该具体行政行为内容之日起计算。对涉及不动产的具体行政行为从作出之日起超过20年的、其他具体行政行为从作出之日起超过5年提起诉讼的，人民法院不予受理。”由此可知，一般情况下行政许可档案的最低保管期限可以定为:涉及不动产的最低保管期限为20年，其他行政许可档案最低保管期限为5年。

根据以上档案保管期限的原则，再根据水行政许可的特点，可以分为若干类。比如，河道管理范围内限制性活动的审批，保管期限可相对较短，只要在活动结束验收后再保存几年，达到5年的最低保管期限就足够了;取水许可、河道占用等许可中有有效期的，为了档案管理有效、简便、实用，可以在有效期结束后(达到5年最再低保管期限)再保存2年就足够了。

当然档案的保管期限的确定要综合考虑，不但要依据诉讼时效，还要依据水行政许可的重要性、社会影响等综合因素考虑。对许可年限较长、涉及重大公共利益、对社会影响较大的行政许可档案要永久或长期保存。

3.3 明确水行政许可档案的制定保管责任、利用制度

为了充分发挥档案的作用，便于许可档案的保管和查询，水行政许可档案应当实行集中统一管理，承办水行政许可的工作人员在水行政许可事项办结后，按照档案制作规定整理全部材料并立案归档，在规定时间内移交本单位档案管理科室统一管理，其中的档案编号、保管年限由科室和档案保管专人一起通过综合考虑许可事项的有效年限、档案的保存和使用价值、社会影响、利用情况等，确定许可档案的保存年限。

制定档案利用制度。行政相对人查阅有关资料的，除涉及国家秘密、商业秘密或者个人稳私的外，按照“先申请、再登记、后查阅”的程序办理;借阅或复印有关资料，需经局相关负责人同意，并办理登记手续。

4 结语

《水行政许可实施办法》自2005年实施以来，虽已经7年之久，但水行政许可档案的管理尚无统一的具体管理办法，水行政许可档案工作在从无到有、从不成熟逐步向规范化管理发展的过程中，要不断发现问题，解决问题，通过集中统一管理、统一规范、指导监督，逐步完善水行政许可档案管理。■

1 马秋影.行政许可档案亟待规范［J］.北京档案，2005(11).

2 刘新欣.行政许可事项档案的收集与整理［J］.北京档案，2007(4).

3 张丰.水务行政许可档案管理模式和方法探讨［J］.上海水务，2009(6)