基于业务流程的馆藏期刊书目数据库维护

廖爱姣

(湖南文理学院图书馆，湖南 常德 415000)

就期刊数据库而言，馆藏期刊处理一般有四个业务流程：建立期刊书目、现刊记到、过刊装订、典藏管理维护。笔者依照期刊数据库处理的流程顺序，分块着重分析，对每个业务流程容易出现的问题，提出对应解决办法，供同仁参考。

1 所建期刊书目数据维护

1.1 进一步核对期刊分类

期刊分类问题主要表现为两种情况：一，期刊分类不准确;二，类目细分标准不统一。第一种情况，读者按分类途径浏览检索时，造成检索结果不准确、不全面，读者检索效率低下。解决办法：检查期刊的分类正确妥当与否，及时改正不正确的分类号。这就要求一方面在数据库中修改期刊书目记录分类号，另一方面对书库中实体装订过刊相应改正书标，重新按顺序上架。第二种情况，有的期刊仅分到一级类目，有的分到四、五级类目，分类标准不一，随心所欲，造成同类刊物架上位置不集中。解决办法：以连续出版物的分类著录标准为基础，根据本馆自身情况的不同，结合业务实际需要，制订适合本馆工作实际的可操作标准，建议根据图书馆规模大小、期刊的种类及数量的不同、读者利用的方便程度等的不同，把握类目的细分程度。

1.2 规范期刊书目著录

期刊书目建库时，一定要规范著录期刊书目MARC 字段，包括 011、091、092、200、210、215、225、300、326、440、690、711、905 字段。有的图书馆对期刊书目机读目录著录十分简单，只著录了邮发代号、刊名、分类号、索书号。不规范的期刊书目著录，使检索书目麻烦，相仿期刊比较、核对困难。解决办法：期刊书目著录不全，要尽量补全，著录过程中严格按连续出版物的著录细则进行编目著录，保证每条书目记录信息准确完整。准确完整的MARC字段，能为读者提供如刊名、刊名拼音首字母、ISSN号、国内统一刊号、邮发代号等多途径检索;能有效比对相仿期刊，增加新装订记录。实际操作中，每次追加新装订记录时，建议核对该刊的详细篇目信息，不断补充与完善期刊书目信息［1］。

1.3 合并重复书目记录

分析期刊数据库，发现存在重复书目记录。如，同种期刊建立了多个书目记录，按年代的过刊装订记录被分散在不同书目记录下，比较MARC信息，发现实为同种期刊。重复书目记录产生原因在于，书目检索途径单一，查重不到位，或编目员工作疏忽，重复新建书目。解决办法：利用本馆的图书集成管理系统，导出全馆期刊书目数据，按刊名排序，提取疑似同种期刊的多条记录，进行MARC书目记录一一比对，比对结果确实为同种期刊，可将两条书目记录合并。一般的图书集成管理系统都具有期刊书目合并功能，选定一种书目信息为准，将多余的书目信息合并到这条书目记录，相应的采购记录、装订记录、馆藏记录也随之更改链接异动到了所需的期刊书目，多余的空书目删除即可。

1.4 及时更新书目数据

期刊作为连续出版物，其刊名、地址、责任者、刊期、邮发代号、ISSN号、国内统一刊号等著录款目，都有可能随着刊物发展，发生部分变更。为便于读者检索与查找，期刊书目著录时应及时体现这些变更。解决办法：刊名变更时，将更名后的期刊作为一条新的记录重新著录，将更名前的原刊做终结著录，将原刊和新刊的相互联系在各自的440和430款目连接块中给予反映。此外，停止出版的原刊要在215文献总量字段@a著录出版总期数［2］。期刊责任者变更时，应在711字段中将当前责任者追加著录，著录时选择有意义的编辑机构作为第一责任者。刊期变更时，需在机读目录326字段给予添加，同时给前一出版频率注上终止时间，让读者全面了解该刊出版变化情况。期刊代码标识变更时，重复著录ISSN号011字段、统一刊号091字段、邮发代号092字段，将最新的ISSN号、统一刊号、邮发代号添加并排列至首条。

2 新增订购与现刊记到数据维护

2.1 新增订购数据

图书馆期刊订购一般会保持连续性，但也会根据专业需要、读者利用刊物情况，做局部调整，增订所需要的期刊，删订价值不大的期刊。对馆内已订购刊物，期刊数据库中建立了相应的书目信息，包括订购记录、装订记录;如果是本年度新订刊物，除了在期刊订购数据中反映外，还需要在期刊书目数据库中新建对应的书目。

2.2 现刊登到处理

图书馆期刊验收人员应及时对到馆期刊验收处理。在期刊数据库系统中，应设置好每种期刊的当年准确刊期，再利用普通记到或者详细记到的方式登到。普通记到，就半月刊来说，每年合计应到24期，每到1期，就在相应的格子中让其显示已到;详细记到，则是在普通记到的基础上，详细显示总第XX卷，第XX期。及时准确地做好现刊登到验收，有利于现刊到馆查询和催询未到期刊。

2.3 缺刊催询

在做好现刊登到的基础上，可利用图书集成管理系统功能，及时、分批统一输出未到馆期刊的具体刊期，制成缺刊详细催询表，交给相关人员做缺刊催询处理，对催询结果要做好必要的记录。对个别期刊，一次催询不到，还要尽可能做好后续催询。认真负责地做好缺刊催询工作，有利于保证所订期刊的连续性，有利于读者全面检索利用纸质期刊资源，有利于减少图书馆连续出版物资源的不必要损失。

3 过刊装订数据维护

3.1 准确著录装订过刊信息

图书馆对每批到齐现刊进行装订、加工处理后，要将其相应的装订数据录入管理系统。装订过刊回溯建库中，对每本装订过刊的合订年份、期数、合订价格的追加录入，容易产生错误，给读者检索利用带来困难，也给期刊连续性清理统计工作造成不便。解决办法：装订记录期数与价格著录错误，可在装订记录中修改成正确的信息，再交送装订记录，覆盖原来错误馆藏记录信息;或在中央书目记录维护中以条码检索到该刊期，修改为正确的信息，存盘即可。

3.2 检查装订过刊条码

我馆期刊条码由大写字母K加7位阿拉伯数字组成，如K0201863。在过刊装订回溯建库中，手动输入容易造成数字输入错误，用条码阅读器扫读数据，按下大写锁定键与否，又易导致条码大写“K”输成小写字母“k”。大小写的不一致，条码检索时，查不到对应期刊。虽然有的图书集成管理系统提供了可识别大小写字母的功能，但还是给期刊统计工作带来不便。解决办法：对于个别条码数字输入错误的装订期刊，要先记录下其装订的基本信息，再重新录入正确的条码及年代、刊期、价格等，将装订记录交送，最后在中央馆藏库中删除原错误的条码记录。对于小k开头的条码，一般是批量的，宜进行批处理转换，如Ilas系统中，在典藏管理模块下，中央书目记录维护批处理，首先对需转换的数据提取分析，将小k开头的条码批处理转换成大K开头的正确条码，并做好批处理过程备忘录。

4 典藏管理数据维护

4.1 查询未交送装订记录

按时间分批处理的过刊装订记录在追加到相应书目记录后，还暂时在装订数据库中，只有点击交送或验收，才会将数据移到中央书目数据库中。数据只在装订库中，会统计不到此类书，只有在中央书目数据库中，才可将数据准确统计出来。笔者实际工作中发现，多年来，有的装订记录交送到了中央库，有的装订记录还只是在装订库中。对于此类问题，解决办法是按装订时间或者批号选择，统一交送到中央书目库中。

4.2 核对装订过刊馆藏地址

馆藏期刊书目数据库中，中文过刊典藏地址本应为“中文过刊室”，然而，因系统默认馆藏地址是“样本书库”，在忘记做藏址初始设置的情况下，将一部分过刊装订数据典藏到了样本书库或者其他馆藏地址。部分装订记录藏址有问题，使读者查找装订过刊不便，期刊统计工作麻烦。解决办法：对于装订本的藏址错误，个别情况，可修改装订记录再交送，将原来记录覆盖，或者，直接在中央馆藏库维护中输入该装订期刊条码，检索到该装订本信息，将其典藏地址修改。

期刊书目数据库维护不是一朝一夕的事，是一个长期过程，需要细致、耐心和高度的责任心，此项工作必须常抓不懈。期刊数据库只有得到不断更新地维护，才具有持久的生命力，才会为读者检索、业务统计、甚至网络资源共享发挥更大的作用。

［1］廖爱姣.ILASII环境下馆藏期刊书目数据库管理与维护——以湖南文理学院图书馆为例［J］.农业图书情报学刊，2010(11)：90-93.

［2］陈源蒸等.中文连续出版物机读目录著录细则［M］.北京：华艺出版社，2001.