图书馆数码照片档案管理初探

许惠石羡

(厦门市图书馆，福建 厦门 361012)

图书馆照片档案是图书馆在各项活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史纪录。传统照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。而数码照片是用数码相机、扫描仪等设备获取的以数字形式存储于光盘、磁盘等载体上，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传送的静态图像文件。它既是同传统照片一样的光学照片，延续传统档案的特性，又是电子文件的一个分支学科，但又异于纯文字的电子文件。目前国家还没有出台数码照片的相关标准、规范，没有形成一个得到广泛认可的数码照片档案管理方法。因此当前只能遵循已有的《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)和《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)，以有利于档案的完整成套、有利于安全管理、有利于利用为原则，简化整理、深化检索，思考、实践适用于图书馆的有效措施，以加强图书馆数码照片档案管理工作。

1 数码照片档案的收集和归档

1.1 收集、归档范围

由于数码照片具有拍摄简单、成像迅速、处理快捷、传输范围广、编辑手段丰富等特点，其收集归档范围比起传统的纸质照片更为广泛。目前可以参照国家《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)的要求，凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的数码照片均属收集范围。各单位可以从成本、效率、科学、规范性等方面进行考量，制定本单位数码照片管理规则，设定门槛。档案移交时，有些形成者认为具体归档范围应由档案员定，把照片一股脑发给档案员。这是一个误区。实际上应由各个形成者提出具体归档范围，形成者决定哪些要入档，最后形成每个单位自己的归档范围规范。形成由形成者、承办者进行整理、删减后再移交档案室的流程。

1.2 收集、归档要求

1.2.1 数码照片的筛选

由于数码相机的普及，摄影模式和拍摄方法也高度智能化和自动化。存储载体的大容量及可重复使用，使得数码照片拍摄的随意性很大。我们不可能把这些大量内容重复、场景相近、质量参差不齐的数码照片都予以归档，必须对收集来的数码照片进行筛选。大多数拍摄者在拍摄完毕后直接将数码照片卸载转存于计算机上，如果在档案移交时，不加整理，全盘托出地发送或复制给档案室，档案管理员对拍摄者的拍摄主题、拍摄意图不了解，容易致使大批移交的数码照片因为“拍摄人未知、主要人物不明、拍摄主题不详”等原因成为一堆电子垃圾，影响后期照片档案利用的效果。因此拍摄者要负责对自己所拍的照片进行鉴定筛选，同一场景、同一内容的数码照片只选一张，选择内容确定、文字说明完整且有典型性和代表性的主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。如全景、近景、特写、开幕、结束等几个重要场景，其他重复的、主题不突出的一律删除。相比2009年照片档案，2010年我馆数码照片实行该方法后，移交的照片档案量就由原来的23.5G减少到16.8G。不仅减少了档案管理员不必要的劳动，也在一定程度上提高了照片档案利用的效率。

1.2.2 文字说明的编写

文字说明是确保在任意时间范围内，照片信息的确定性。说明与图像信息起到相互印证及补充说明的作用，同时便于查找利用。没有文字说明的照片是“盲片”，经过一段时间后会失去利用与保存价值。文字说明要求用简洁的语言概括出照片所反映的内容。编写文字说明应注意可靠性与简明性。可靠性要求准确、真实、无差错。简明性要求文字说明要依据“事由、时间、地点、人物、背景、摄影者”等六要素，概括揭示照片影像所反映的内容。《照片档案管理规范》要求文字说明做到“文字简洁、语言通顺、一般不超过200字”，但总说明或特殊情况时可超过。文字说明应以“张”为单位编写，每一张照片都要撰写说明，一组照片要撰写总说明。照片和文字说明必须互为参见，文图配套齐全。笔者认为具体操作方法可按如下程序进行：首先照片收集要成组、成套，每个拍摄专题形成一组照片，建立独立的文件夹。其次将文件夹和文件名称与文字说明结合起来。对每个文件夹进行命名，包括时间和所拍摄主题(如：20110500图书馆服务宣传周活动)，形成标题，作为成组照片的说明。最后将文件夹名称中未尽的成组照片说明文字，在文件夹内用记事本或写字板等统一格式(word，因软件存在长期可读性问题，不推荐使用)对成组照片进行补充说明。例如标注参见号、照片版权、来源等信息。同样单张照片的说明也可以文件名的形式体现，未尽的补充说明可在数码照片的“属性—摘要—高级”所包含的数据项，录入标题、主题、作者、关键字、备注等进行描述。总之不管是成组照片的文件夹名或者单张照片的文件名说明都要注意关键词的使用，用词简洁、准确，以方便查看、浏览及通过文件名进行检索利用。

1.2.3 数码照片存档格式的统一

数码照片在拍摄照片时有多种格式可供选择。如TIFF、BMP、RAW、JPEG等。扫描仪生成的数码照片格式更为丰富。《电子文件归档与管理规范》中规定描述型图像的存档格式为JPEG和TIFF两种。参考《电子文件归档与管理规范》，也可以将数码照片采用JPEG、TIFF两种格式进行归档。无论采用什么格式，在一个单位内必须实现标准化。对于图书馆应用较多的展览和海报，JPEG格式就足够了。因此笔者认为图书馆数码照片可以JPEG作为存档标准，对个别专业、有特殊用途数码照片再采用TIFF或RAW格式存档。

2 数码照片的审核

2.1 质量审查

质量审查包括真实性鉴定、可读性鉴定、病毒性检查与摄影质量审查。真实性鉴定主要鉴定是否是摄影原件，数码照片有没有用相关软件修改、编辑或修饰过。当然对于存在技术缺陷而又无法重拍的数码照片可以进行如光线调整等的技术处理，但必须以不损害照片的真实性为原则。可读性鉴定指对归档移交(介质移交与网络移交)的数码照片进行可还原与可恢复性阅读。检查介质是否损坏与变质、照片是否在档案部门的计算机平台上能够正常打开，是否符合归档指定格式。同时数码照片无论通过介质归档还是通过网络移交归档，都有可能在归档前和归档过程中感染病毒，因此必须对归档数码照片进行全面的病毒鉴定，以免造成毁灭性的破坏。摄影质量审查就是从摄影要素上予以把握，要求符合摄影质量的基本要求。

2.2 元数据检查与补录

数码照片的元数据是关于数字图像的数据属性的数据，主要描述数码照片拍摄信息(如相机数据、相机生产商、型号等)、摄影参数(如摄影时间、快门速度、光圈数、焦距等)和照片的缩略图信息，在技术上一般称为Exif元数据以及照片的文字说明。由于数码照片属于电子文件，而元数据对于电子文件的管理非常重要。出于对数码照片长期保存的可读性与真实性的需要，档案管理员必须对移交的数码照片的元数据进行检查与补录。首先要确定需要保管哪些元数据，然后对数码照片进行元数据检查，检查元数据是否修改过，文字说明与照片内容是否相符、是否详尽。如果文字说明或者属性对话框中的元数据有错误或不够完整，必须进行修改和补录。

3 数码照片档案整理

3.1 数码照片档案的分类

数码照片的管理模式一般为独立管理模式，即从电子文件中分离出来，设置独立的数码照片类，将所有的数码照片单独保管。管理形式可以采用分类文件夹和数据库的形式。我馆采用的是分类文件夹的形式，即在电脑中(除系统盘外)层层建立文件夹的形式进行分类和整理。由于照片档案载体的原始性、历史性、珍贵性和唯一性，照片档案保管期限一般均可视为永久。照片档案分类方法主要有三种：一是年度-机构-问题;二是机构-年度-问题;三是年度-问题。图书馆通常一个问题涉及多个部门，所以我馆采用的是“年度-问题”的分类方法，并且在分管副馆长的指导下将“问题”分为十个类目，包括：场馆照片、业务学习、业务建设、荣誉、会议、精神文明建设、参观、读者活动、党支部学习活动、对外宣传等。每个类目均设立单独文件夹，在方便划分管理的同时，提高了照片档案的利用效率。

3.2 数码照片档案的编号

数码照片分类完毕后，必须将分类的秩序固定下来，同时也便于管理、检索利用与统计。编号必须反映分类与排列的秩序。主要针对文件夹内的每幅照片文件进行排序、编号，位置放在单张照片文件名之前，我馆目前的使用方法为序号+年月日时间+单张照片主题等文字说明。如“20110500图书馆服务宣传周”文件夹内照片的排序、编号方式：120110528启动仪式全景，220110528文化局李云丽副局长讲话。

3.3 数码照片档案的编目

数码照片的编目主要是指编制数码照片内目录、总目录、分类目录与专题目录。数码照片的目录与其他档案文件目录的编制并无不同，可以采用Excel或Word表格制作。数码照片的内目录置于数码照片文件夹内，著录项目有：编号、主题、拍摄时间、摄影者、大小、参见号、主题词、分类号、备注等。可以根据本单位实际情况适当进行增减。内目录可作为文件夹内的第一个文件存放。以内目录为基础，还可以编制数码照片的总目录、分类目录等。同时在文件夹内还需建立备考表，同样用纯文本文件编制，作为文件夹的最后一个文件。内容同普通纸质档案的备考表，主要包括：本文件夹情况说明、文件夹的创建人、检查人、创建时间等，填写文件夹内照片缺损、补充、移出、销毁等情况，以及对以后发生或发现的问题进行备注。

4 数码照片档案的保管

我馆以往采用双套制归档，不仅数码照片要冲印，目录、元数据表也要打印出来。近两年考虑到经济成本，我馆只保存电子版照片。因此，如何充分保证数码照片档案的安全与稳定就显得至关重要。数码照片必须要备份，备份除必要的在线备份外，还必须要脱机备份，即把数码照片保存在脱机介质，不同载体分别保管，多套、异地、异质保管。我馆设档案专用电脑，定期将包括文书档案目录、电子档案、照片档案转存到档案用机，脱机保存。同时进行光盘刻录保存。光盘刻录最好一式两份，一套封存保管，一套供利用。光盘目前市面上除经济实惠的VCD、CD盘外，还有质量较高、存储量较大的DVD等光盘。在经济允许的情况下，尽量选用高质量的DVD-R光盘，其容量为4.7G，相当于CD-R光盘容量的6.7倍。数码照片光盘刻录的内容包括DATA数码照片文件夹(可以一个或多个)，光盘内数码照片文件目录以及光盘说明文件。光盘说明文件指以下几项：光盘的命名与编号;光盘刻录的时间、人员;光盘刻录的格式(如CD-R、DVD+R或者DVD-R)与刻录的软硬件;光盘刻录完成的容量以及光盘刻录过程中存在的问题及其下次拷贝的时间。光盘一般4～5年转存一次，转存后的载体与原载体同样编号保存，并在光盘说明文件中做好检查记录。刻录完成后，给光盘命名、编号，并把它印刷或书写在油漆面上，禁止粘贴任何标签。刻录后光盘用光盘盒装，在光盘盒侧面用油性笔写上与内光盘相同的编号。我馆目前每年刻录光盘不到20片，数量不大，因此直接采用流水号，在光盘一侧侧脊左边写上流水号，右边标注年份。然后将做标注的一侧朝上按流水号立放在光盘专用消磁柜中，纵列整齐排放，以方便检索。

［1］向泽红.数码时代对高校照片档案管理的再认识［J］.云南档案，2010(11)：58-59.

［2］国家档案局.照片档案管理规范［Z］.2002-12-04.

［3］章笑梅，王艳明.数码照片档案管理规范与原则［J］.湖北档案，2009(5)：13-14.

［4］章笑梅，王艳明.数码照片档案的收集与审核［J］.湖北档案，2009(12)：23-24.