创新高校档案工作提升学校办学水平

王 煜 冯 颖

(河北联合大学保卫处，①校办公室 河北唐山 063000)

创新高校档案工作提升学校办学水平

王 煜 冯 颖①

(河北联合大学保卫处，①校办公室 河北唐山 063000)

高校档案工作是一项非常重要的工作，是教育教学活动的真实记录。一个学校的办学水平、教育理念，常常可以从档案中反映出来。随着高等教育事业的不断发展，在全国推行教育事业现代化、科学化的管理过程中，档案工作的重要性逐渐显现出来。因此，档案管理是学校管理工作的一个重要组成部分。高校档案工作唯有创新才能突破陈旧观念，才能紧随同家和社会前进的步伐。

高校档案 创新 发展

1 高校档案工作的重要性

高校档案工作是一项非常重要的工作，是教育教学活动的真实记录。档案形成于学校各个时期、各个方面，它记载着学校的办学历史、发展轨迹、文化积淀、办学特色及管理水平;记载着广大教职员工的教育教学工作、学生学习生活轨迹，从而形成了具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的材料。它是学校时间和空间上的积累;是评价学校综合办学水平的“窗口”;是从事教育教学活动、学校管理、教科研工作和教育督导评估必不可少的资料。这对于我们全面贯彻党的教育方针，深化学校内部体制改革，优化教师队伍，提高办学水平都具有重要的参考价值。

2 高校档案工作创新途径

高校作为国家科研的重要基地、培养高级专业技术人才的摇篮，在广大教师、科研人员的实践中产生了大量的科研成果，并成为高校档案部门保存的数量最大、最丰富的馆藏档案。这些档案资源只有开发利用起来，才能体现它们应有的价值。高校档案工作唯有创新才能突破陈旧观念，紧随国家和社会前进的步伐。

2.1 创新模式，形成高校档案工作的主体地位 高校档案馆虽属机关部门，但大多属于非独立结构，一般情况下挂靠校院办，其职能主要是执行而非决策。这种管理模式已难以适应当今办学的要求。随着高校管理体制改革的深化，应当逐步认识到档案管理工作的地位和作用，在高校机构改革中，应将档案馆从校办或其他部门分离出来，独立起来，升格为直属单位，变成档案管理的职能部门，由被动执行变为主动决策，对促进高校档案管理变革具有重要意义。

2.2 创新观念，注重学校未来的发展方向 目前，我国正处于社会转型期，社会生产方式变革、社会发展理念变迁、经济运行模式调整、中西文化碰撞、不同价值观的融合……所有这些必然会影响到社会的每个角落和每个人，高校档案工作者也不例外，档案工作转型，首先需要档案工作者观念转型，必须解放思想，更新观念，要克服和防止工作的随意性和盲目性，加强法律、法规和制度建设，做到有法可依，有法必依，执法必严，违法必究，促进档案工作的制度化、程序化和规范化。要形成系统完整的工作程序，用于指导和规范档案工作，要完善岗位责任制度，严明岗位纪律，真正形成一套职责明确、程序严谨、落实有力、运转灵活的工作机制。以藏为主，重藏轻用，被动服务，各自攻破，封闭自导，势必造成档案文献资源的极大浪费。应本着“以人为本，服务至上”的服务理念，把满足全社会用户和学校的需求作为档案管理工作的中心环节和价值走向，以创新理念和创新行为来加强档案管理，开辟档案管理发展的新途径。创新思维，确立现代化管理意识，把知识和创新作为档案工作的管理目标，为档案工作各项任务的圆满完成提供坚实的保证，更好地服务学校的各项工作。

2.3 创新内容，应对时代变革 档案馆虽然收藏有学校文献资源，但是不可能把所有的文献资源收藏齐全。人们至今仍然会感到馆藏资源的不足。单凭本馆馆藏难以满足用户的信息需求，必须调整、充实馆藏内容，提高馆藏质量，扩大档案资料的收藏和管理范围。利用档案信息的需求，不仅有文书档案，也有科技档案、专业档案、声像档案、实物档案等，以及从档案原件中提炼、加工出来的档案信息。要求能够快捷、方便地查询到自己所需要的信息，这种档案信息需求的趋势已越来越明显，并开始冲击档案传统的服务方式。随着现代化管理技术的广泛运用，电子文件的大量产生，档案室不仅要接收和管理传统的纸质档案资料，而且还要接收和管理电子形式的档案以及多种新型载体的档案。有目的、有重点、有计划地采集用户需要的档案资源，并对档案文献资源不断地进行优化、组织、集成，使其系统化、规范化、有序化，使档案管理知识化、网络化、社会化，及时、准确、高效地为广大师生提供服务。

2.4 创新管理方式，树立人才是第一资源的思想 档案管理的好坏往往要通过对管理水平的评价来确定。根据时代发展的需要，对档案馆管理水平的评价不能单纯地看场所、设备和馆藏。档案管理主要应看档案馆对资源的开发利用程度和服务效果。档案馆的管理工作重心要从对馆舍设备、档案资料的管理转向对用户和档案员的管理。档案管理人员要面向用户，走向用户，想用户之所想，急用户之所急，馆员与用户之间的配合关系将更加融洽与协调。还要克服“见物不见人”和“重使用，轻培养”的倾向，要针对档案专业人员成长和工作特点，努力营造一种尊重个性、鼓励创新、大胆实践的良好环境，努力造就一支政治强、业务精、作风正、工作实、纪律严的专业人员。要完善档案干部终身教育体系，不断提高档案培训质量，提升现职档案人员的文化和专业程度，切实增强档案干部和馆员运用专业理论解决实际问题的能力，特别要加大对优秀青年档案工作者的培养力度，加强多层次复合型专业人才队伍的建设，注重在实践工作中培养锻炼人才。

2.5 创新管理手段，使档案机构高效、安全、有序 长期以来受计划经济运行和行政模式等特点的影响，高校的档案管理模式存在着较为严重的传统性倾向，其管理方式或手段是手工的，这对高校发展所带来的影响已越来越多地为人们所认识。加强这一行为的转变，应成为高校档案管理改革的重点。要用现代化管理手段替代传统的手工管理，尽快做好库藏条目录入工作，实现档案条目检索自动化，以提高工作效率和服务质量。

技术的更新已成为衡量档案工作现代化与否的标志之一。因此，档案部门要积极参与机关办公自动化系统的设计与建设，提出档案管理方面的要求和建设。认真研究解决档案现代化管理与学校办公自动化的衔接问题，研究解决文档一体化问题。采取多种形式，主动地把档案工作重点与学校中心工作结合起来，为教学、科研服务，使高校档案管理走上主导地位，实现管理手段方式的社会化、多元化和优质高校化。

2.6 创新工作机制，加大特色档案收集力度 ①扩大信息源。档案、图书、情报信息一体化管理是新世纪信息资源管理大趋势，加大对科研、学校建设、重点工程项目档案及相关信息的收集力度，为增强、扩展服务功能提供保障。基建档案要利用网络及计算机技术与社会公共信息建立互联互通关系，增强信息采集能力、加工能力。全面加强学校的重点建设项目档案管理，为学校校区建设服务，积极开展重点建设项目档案专项服务。面对校区建设，档案馆不仅能提供历史档案，而且能提供综合档案信息:不仅能提供客观凭证，而且能提供现行的有序信息。②注重特色档案收集。随着信息化的发展，网上信息会越来越丰富，这就需要加强馆藏特色档案的收集力度。认真做好重大活动档案材料的收集整理。随着学生的不断扩招;校区的不断扩大;人才的不断引进，学校将会举办越来越多的国内外大型会议、科研论坛、讲座会等重大活动，对其产生的纸质、电子、声像、多媒体和事务档案，要建立档案管理责任制，明确岗位责任，健全制度。确保重大活动档案材料收集齐全，并及时整理，按规定积极向师生开放。③创新档案服务机制，强化服务意识。拓展档案馆与各部门的密切合作空间。一方面积极建立“热线联系”渠道和协作网络，主动了解大型活动和重要项目的建档、利用、开发需求;另一方面要努力扩展档案服务工作范围，开展档案整理、技术保护和咨洵服务等业务。规范服务工作程序，不断提高服务工作的质量和水平，充分挖掘档案资源的利用价值，不断深化档案服务的广度、深度，提升档案利用工作的科技含量，从互联网、校园网、局域网三个层面提供便捷的档案信息服务。

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2095－2694(2012)04－605－02

(2012－03－26 收稿)(王一伊 编辑)