新形势下高校档案管理工作探索

刘 辉 李鹤飞 魏静波

(河北联合大学办公室，①基础医学院 河北唐山 063000)

新形势下高校档案管理工作探索

刘 辉 李鹤飞 魏静波①

(河北联合大学办公室，①基础医学院 河北唐山 063000)

高校 档案管理 创新

高校档案管理工作是高校事业发展的重组成部分。学校档案是广大教职工在长期教育教学工作、学校管理和学生学习等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的材料。随着高校管理体制的改革和以计算机技术为代表的现代化信息技术的发展，势必给高校档案管理工作带来新的变化并使之面临新的问题。高校档案管理工作如何与时俱进，理顺管理体制，创新符合时代发展要求的档案管理模式，已成为高校档案管理人员必须努力研究的新课题。

1 当前高校档案工作存在的问题

1.1 档案资源归档力度不够，网络安全问题难以保证 随着办公自动化、文档一体化进程的加快，档案信息以惊人的速度向电子化、数字化发展，电子文件已经成为目前归档工作的重要组成部分。但是，对于电子文件归档管理，还没有得到密切的关注和足够重视，有些先进的技术手段还没有被充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在档案管理中广泛运用。有的单位只是把个人信息、档案目录输入计算机;或是由于不同软件环境形成的数据难以转换，无法进行正常的电子文件储存等原因。许多档案管理部门在进行资料检索、调阅档案等时仍习惯用手工操作，无纸化阅档基本没有实施。再加上无孔不入的计算机病毒令人防不胜防，这样既不利于档案的保管，又影响工作效率，从而导致医学高校档案信息处理的广度和深度与教学、科研和管理的需求的差距越来越大［1］。

1.2 档案资源的归档缺乏规范性 由于计算机和网络技术在高校的普及，医学高校信息化建设进程不断加快，信息资源已经成为医学高校进行经济活动和社会活动的重要战略性资源，医学高校对文件和信息的需求量大幅度增加。如各高校通过互连网接收大量教育厅或市政府电子政务系统等下发的电子文件，

使学校既可以实现直接从网上接收到文件，又可以通过网络向上级和其他单位发送文件，非常方便。但许多电子文件都未作为档案进行系统化的处理，而且缺乏统一的管理规范、标准的管理软件和完善的管理制度，造成这些宝贵资源的散失。加上电子档案的管理与以前的纸质档案管理有着质的不同，如电子文件的收集和归档的范围非常广泛，不仅包括文字材料，还包括数据、表格图像、声音等等。因此，电子文件要求统一归档管理的难度较大，从目前看，还面临许多技术难题。对于如何实现医学高校电子文件的规范化管理，尚没有推行与实施完善的、统一的标准，各医学高校在实际操作中随意性较大，存在问题较多。

1.3 档案利用主体受到限制 长期以来，高校档案利用主要是为各级领导决策服务，为机关各部门工作参考服务，而为社会服务相对较弱。档案工作传统的“坐等上门”、“你查我调”的封闭工作管理模式，已经在档案管理人员的头脑中根深蒂固，一些档案利用主体的正当利用要求无法得到充分满足，或者需要办理大量复杂繁琐的手续才能得以实现，从而大大影响了档案的利用效率。档案的最大价值在于可利用性，不能把档案只看作一种收藏品，要真正把档案信息化建设落到实处［2］。

1.4 档案管理人员综合素质有待提高 档案工作是由收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、利用和编研8个部分组成的，其中收集和整理是档案工作的形成环节，而文件形成的是否规范、完整，分类是否科学直接影响到全校的档案管理水平。随着人事制度改革向纵深推进，机构调整、内部科室重组，人员竞聘上岗，原有的档案人员的岗位变动频繁，使得档案人员年年都是新手，虽然档案部门年年搞培训，但到头来在这个岗位上却无能手。还有部分档案人员身兼数职，而且没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务都不太了解;对档案工作精力投入不足，档案收集意识淡薄，日常事务往往只是将材料放入档案盒，没有及时整理，严重影响了档案管理水平。

2 促进高校档案管理工作的具体措施

2.1 提高认识，加强领导，做好档案管理工作 高校领导应高度重视档案管理工作，把它放在高校建设的高度来对待，并将其纳入到议事日程;建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决;建立档案管理达标升级考核机制，对档案工作实行定性定量考核，分级分类指导，等级升降动态管理，进一步推进档案工作制度化、规范化和科学化建设。学校领导给予足够的重视，并善于用档案资料统筹学校的各项工作，是做好高校档案管理工作的基础。

2.2 依法治档，建立健全档案管理工作制度 为了适应高校机构改革工作的需要，配合《新劳动合同法》的实施，各事业单位应建立健全档案管理工作制度，使档案工作沿着程序化、规范化、科学化的轨道有序运行;同时，要更加广泛地宣传《档案法》，使档案工作进一步法制化。首先，从管理手段上使档案工作制度化，根据《档案法》以及实施办法制定出一系列与之相配套的工作细则，明确各自的职责、权利，做到档案工作有法可依，有章可循。如高校档案部门可以通过建立一整套科学、合理、严密的安全管理制度对每份电子档案均实行“全过程管理”，从每一个环节防止信息失真，以确保档案信息安全;其次，健全监督机制，在《档案法》的执行过程中，要有相应的监督机构来行使监督权力，只有这样，档案工作才能运转自如。

2.3 坚持创新思维，做好网络时代高校档案管理工作

2.3.1 档案管理观念的创新。档案管理人员必须解放思想，更新观念，彻底改变“以藏为主，重藏轻用，被动服务”的旧观念，牢固树立新观念。档案管理观念创新必须确立现代化档案管理意识，特别是档案管理知识化、网络化、社会化，把知识和创新作为档案工作的管理目标。本着“以人为本，服务至上”的服务理念，把面向用户，走向用户，想用户之所想，急用户有之所急，实现档案管理人员与用户之间的融洽与协调作为档案管理工作的中心环节和价值走向，以创新理念和创新行为来加强档案管理，开辟档案管理发展的新途径。要切实实现三个转变:变被动服务为主动服务、变纯业务型为综合管理型、变滞后型为超前型;要充分发挥四个作用:智囊作用、耳目作用、协调作用、桥梁和纽带作用，这样才能最大程度地满足全社会用户和学校的需求，真正发挥档案本身价值的特殊作用。

2.3.2 档案管理技术手段的创新。档案管理技术手段的创新已成为衡量档案工作现代化与否的标志之一。在高校信息化建设中，档案管理部门要充分利用计算机数据存储量大、检索速度快等优势，大力开发适用于计算机完成的档案检索方法和存储模式;积极参与机关办公自动化系统的设计与建设，提出档案管理方面的要求和建设。认真研究解决档案现代化管理与学校办公自动化的衔接与文档一体化问题。采取多种形式，主动地把档案管理工作重点与学校中心工作结合起来，为教学、科研服务，使高校档案管理走上主导地位，实现档案管理手段方式的社会化、多元化和优质高校化。有条件的单位，逐步推进数字档案馆(室)建设，把分散于不同载体，不同地理位置的信息以数字化形式存储，以高度有序的综合档案信息资源为处理核心，向各类工作提供大规模、大信息量的分布式数字信息服务，实现档案信息资源的有效共享。

2.3.3 档案管理人才资源的创新。针对高校档案管理队伍存在的问题，要树立人才资源是第一资源的思想，针对档案人员成长和工作特征，努力营造一种尊重个性的文化氛围，造就一支政治强、业务精、作风正、工作实、纪律严的专业人才队伍。档案管理人员不仅要自觉适应新形势的发展，不断加强学习，更新知识结构，提高自身的分析研究能力、文字材料的写作组织能力和运用现代化手段的管理能力。还要培养三种精神:一是敬业精神。热爱档案事业，熟悉高校档案信息化的各项业务、环节、步骤，掌握各种载体档案的管理办法，成为一专多能的档案管理人才;二是探索精神。勇于打破传统档案管理的条条框框，善于提出改进工作的意见和设想，在档案工作上有创新、有突破;三是求实精神。准确把握高校档案信息化发展所面临的新形势，以求实创新的精神，创造性地开展工作，为高校档案信息化建设提供有效服务［3］。

［1］ 陆小宇.高校档案信息化建设的现状及对策［J］.中山大学学报论丛，2007，27(6):229

［2］ 向艳秋.浅谈高校档案信息化建设［J］.湖南省社会主义学院学报·统战理论与实践，2007，38(4):43

［3］ 杨 军.实现高校档案管理信息化的途径［J］.黑龙江档案，2010，(1):74

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2095－2694(2012)04－602－02

(2012－03－23 收稿)(王一伊 编辑)