高校图书馆档案管理经验探讨

吕蕴红

(河北联合大学图书馆 河北唐山 063000)

高校图书馆档案管理经验探讨

吕蕴红

(河北联合大学图书馆 河北唐山 063000)

档案 高校图书馆 内容

图书馆档案是指图书馆及其工作人员在各项活动中产生的具有查考、利用价值并归档保存起来的材料，它既是图书馆业务工作的反映，也是图书馆管理水平的体现。随着高校图书馆工作的发展与深化，档案管理在图书馆工作中发挥着越来越重要的作用。高校图书馆必须加强档案意识，依据本校档案管理规范开展好档案工作。

1 图书馆档案工作的重要性

图书馆档案客观、真实地记载着图书馆各个历史时期的发展轨迹，验证着图书馆历年实践工作的成果，是图书馆工作全面、系统、真实的记录，是图书馆发展历程的见证［1］。

1.1 为图书馆领导决策提供参考 图书馆档案真实地记录着图书馆科学管理的过程，反应了图书馆管理历史的全貌，是管理者领导决策的第一手参考资料［2］，为领导决策的制定提供了最为真实可靠的依据，有助于提高图书馆科学管理的水平。

1.2 为图书馆的业务工作提供依据 图书馆档案体现了图书馆的业务工作特点和规律，全面系统地记录了图书馆各个阶段主要工作及业务特色，长期积累下来，可以较为全面地反映一定历史时期内该馆的业务流程、办馆特色、业务重点等，为以后图书馆业务工作的开展指明方向。

1.3 为读者更好地了解和利用图书馆提供借鉴 图书馆档案为读者了解图书馆提供了最为详实的记录，使图书馆的各项工作有据可查。有利于对外宣传和树立良好的图书馆形象，为读者了解图书馆的办馆特色，更好地利用图书馆的资源，更便捷地获得所需要的服务提供参考。

1.4 为图书馆未来发展提供参考 图书馆档案完整地记载了图书馆各个阶段的组织结构、人员编制、工作业绩、经验教训，客观地记载了图书馆的历史、办馆条件、发展路程、资源结构、读者服务以及管理工作等各个方面的信息。随着图书馆档案的不断累积、丰富和充实，档案工作为图书馆制定未来的发展规划提供了最为可靠的参考信息。

2 图书馆档案工作的内容及原则

2.1 图书馆档案工作的内容 高校图书馆档案主要是指图书馆管理工作以及业务工作中产生的文件材料、报表、资料、电子文档等［3］。其内容具体表现为以下4个方面:①在图书馆管理过程中产生的文件材料，主要是指上级管理机关以及院、校主管部门针对图书馆及相关工作下发的文件材料;图书馆向上级机关及院、校主管部门提交的各种请示、报告等文件材料;图书馆在日常的管理工作中形成的文件材料。②图书馆业务工作活动中产生的文件资料，主要包括图书馆各项业务工作中形成的条例、细则、办法、规章制度和重要文件资料;馆藏建设规划;各类文献资源及电子资源的采购、征订计划;服务工作中的产生的用户档案;文献利用、馆际交流等形成的各种档案资料、统计报表;年度计划、总结、工作报告等。③图书馆科学研究过程中产生的文件材料，主要包括图书馆主办或承办的学术活动所形成的文件材料;本馆工作人员承担的各级各类科研项目申报、结题、鉴定结果材料;本馆工作人员公开出版的论著和公开发表的论文;馆内成员撰写和编制的调研报告;专题性文摘和专题性索引等。④图书馆人事档案，高校图书馆所收集保存的人事档案是在日常工作中形成的组织人事材料。主要包括:图书馆人才引进工作的材料;工作人员基本情况、个人业务自传;工作人员的继续教育情况;职工考评、考核、评聘材料;职工工资、职务、职称、科研、晋升、任免等材料。

2.2 图书馆档案工作的原则 高校图书馆档案管理工作的开展应遵循以下的原则:①真实性原则，要求材料必须客观、真实、可靠，经得起推敲和追问，是图书馆日常工作真实情况的反映;②原始性原则，要求材料尽可能不要做二次加工，以保持资料的原始面貌为最佳。这样形成的档案才会更加真实地反映图书馆的发展历程，在图书馆今后的发展中起到查证、参考的作用，为图书馆工作的接班人提供最有价值的文献资源。

3 档案管理的现状

3.1 档案工作的优势

3.1.1 领导重视档案工作。河北联合大学(建设路校区)图书馆领导对图书馆档案工作比较重视，成立了专门的图书馆档案工作小组，定期召开会议，强调档案工作对于图书馆未来发展的重要性，加强馆员们的归档意识，为我馆档案管理工作的开展打下了良好的基础。

3.1.2 制定管理细则，健全管理制度。为了使档案工作不断规范，我馆责成有档案专业背景的馆员，根据工作实际并参照我校档案馆的相关管理规则，起草了图书馆档案管理工作细则，制定了图书馆档案的归档范围、保存期限。并将其作为规章制度长期参照执行。

3.1.3 指定专人负责，实行定期检查。为了把我馆的档案工作开展得更加有条不紊，我馆的各个部门均设定专人负责本部门档案，各部门业务工作中产生的档案短期内在本部门保存，以备查考、利用。每学期末主管档案工作的馆长对各部门档案进行检查，查找不足，以促进各部门在下个学期更好地开展档案工作。

3.2 档案工作的组织与管理

3.2.1 档案工作的管理办法。我馆的档案管理办法是在多年的工作实践中摸索、总结出来的。我馆的档案工作自2006年开始实行。根据工作状况，我馆的档案采取总－分制的管理办法，即图书馆办公室负责图书馆管理以及涉及图书馆总体状况方面的档案，各部门(主要包括采编部、流通阅览部、信息咨询部、教学培训部)的业务档案由各部门指定专人负责管理，以学年为单位，每学年定期检查。这既有利于档案的收集、整理，也有利于档案在业务工作中发挥其应有的作用，便于各个业务部门在工作中查考、利用。

3.2.2 档案工作的案卷组织。组卷，又称立卷，就是将每一大类下的档案按照某种联系分类组成案卷的工作。我馆档案的组卷主要包括以下几个过程:①按某种特征联系对档案进行组卷，比如，业务档案一般按材料的时间特征组卷，如遇某个业务问题(专题)的文件较多时，也可单独按文件的问题特征组卷;②拟写案卷标题，案卷标题的拟写既要表达言简意赅，又要描述准缺，让人一目了然;③对卷内文件进行排列和编号。我们一般按文件的形成时间排列，并编上页号和件号;④填写卷内文件目录和备考表，卷内目录一般按事由原则进行填写;⑤对案卷进行装订，所有整理好的案卷，均需要逐一装订，文件在装订前要除去上面的金属品。以防止文件受潮金属锈蚀后损坏文件。

3.3 档案工作中仍需加强的方面

3.3.1 定期对档案管理人员培训，增强档案意识。档案意识与档案工作相辅相成，档案意识直接关系到档案工作的质量，对档案工作有巨大的推动作用，有了良好的档案意识，使档案材料在日常工作中被及时收集、整理，才能使档案材料尽可能准确与完整［4］。对档案工作人员进行培训，首先要进行职业道德教育，增强其责任感和归档意识;其次要抓好档案人员的继续教育，不断提高其业务能力和实际操作水平;再次要提高档案管理人员的交流、沟通能力，主动与本部门及相关部门通知交流，及时获得有价值的档案材料，保证档案收集的及时全面和完整。

3.3.2 深化档案工作内容，加快图书馆档案电子化进程。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势，在这样的背景下，对档案开发的要求也越来越高［5］。网络信息技术的发展，网站建设、开发数据库、在线咨询、手机短信、移动网络等手段都已成为信息资源的开发和利用的手段，为档案管理现代化提供了快捷、准确、方便的途径。如何利用网络技术对档案资源进行深度的开发和利用，最大限度地发挥档案的作用;既方便档案的日常存取、利用，又保证档案的真实、可靠，成为了今后档案管理工作的重点。

［1］ 王艳玲.图书馆业务档案规范性管理探析［J］.南昌教育学院学报，2011，26(5):195

［2］ 孙爱华.图书馆档案管理创新研究［J］.黑河学刊，2010，151(3):131

［3］ 孙明华.高校图书馆评估档案建设研究［J］.兰台世界，2010，(8):76

［4］ 安向前.论高校图书馆档案管理机制的创新［J］.晋中学院学报，2011，28(1):119

［5］ 孙大东.我国高校档案利用问题研究综述［J］.档案管理，2011，(190):46

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2095－2694(2012)02－289－02

(2011－10－08 收稿)(王一伊 编辑)