后单位制时代下档案管理的问题与对策

张 彬

(湖南广播电视大学基建办，湖南长沙410018)

单位是中国计划经济时代的重要社会组织形式，是一种具有中国特色的社会组织方式，在社会主义建设初期发挥了极其重要的作用。随着社会分工的细化、经济社会的发展与改革开放的推进，全能主义的单位制已无法满足现代社会的要求，单位本身的承载能力也不断下降，单位制日趋解体。单位制解体后，单位办社会的时代结束，人们开始由单位人走向社会人。档案管理作为社会管理中的主体，如何在单位制解体后创新出新的符合现代社会要求的管理模式、体制与机制，是当前档案管理工作研究的核心议题。

一 单位制社会的解体与后单位社会的形成

当前，“单位”一词我们仍然不陌生，“单位”仍然作为一种符号而存在，“在××单位工作”仍然是一种身份。对于何谓单位，学者们曾经进行过讨论与论述。1986年，华尔德教授曾经在《共产主义社会的新传统主义》一书中对中国单位制问题进行了探讨。他认为，单位是一个由高度制度化的“庇护者—受庇护者”的庇护关系所构成的基本社会单元，在这里群众对党的意识形态的忠诚与党的基层干部及其庇护对象的个人忠诚关系交织在一起［1］。沃尔德是较早对单位及单位制度进行探讨的学者，但是真正提出“单位制”概念的是路风。他在其代表性著作《单位:一种特殊的社会组织形式》一书中明确提出了“单位制”的概念。他认为:“一切微观社会组织是单位，控制和调解整个社会运转的中枢系统，由党的组织系统密切结合的行政组织构成。”［2］此外，李汉林、李路路、李猛等人对单位制也进行了探讨。如，李汉林认为单位不仅是一种统治和统治方式，更是一种制度;李猛等认为单位是再分配体制下的一种组织形式。

单位作为一种社会组织形式，实质上是“强国家—弱社会”的社会发展模式的产物，也是中国共产党人探索社会管理的一种努力，可以看作是走中国特色社会主义道路的一种尝试和努力。尽管带有强烈“保姆”情节的单位制解体了，但是其所作出的探索努力是功不可没的。单位作为一种社会组织形式，不仅仅是一种社会组织形式，更为重要的是一种社会管理模式，是国家渗入社会的中介，是国家动员资源的重要手段。可以说，单位本身实现了经济权力与政治权力的统一，实现了经济性组织、行政性组织与社会性组织的统一。单位制在长期的发展过程中，形成了诸如结构科层化与功能科层化的分离、流动性不强与永久性就业并存、短缺经济与个人福利分配的统一等等特征。应当说，在社会主义建设初期，单位制发挥了一定的积极作用。

随着社会分工的细化、经济社会的发展，单位制的弊端开始显现出来。1978年改革开放的启动，社会组织形式也发生了一定的变化，原有的以行政性连接为纽带的单位开始解体，而以契约性连接为纽带的现代社会组织不断形成。国家社会资源不再单单地掌握在单位手中，资源开放程度越来越高，人们开始告别单位，开始从单位人走向社会人，整个社会也开始进入到后单位制时代。后单位制时代仍然沿袭了许多单位制时代的问题，其社会管理模式仍然借用了单位制时代的一些做法和经验。其中，档案制便是最好的例证。

档案管理是单位制时代的特定产物，也是一种特殊的社会管理模式。在单位制时代，一个人有档案甚至是一种身份象征，资源的配置也往往以档案为基础。档案管理在单位社会中显得尤为重要。然而，单位制解体后，原有档案管理模式开始不再适应社会发展的要求，以前的一些做法和经验开始不能适应社会发展的需要，出现了诸多困境与问题。

二 后单位制时代档案管理中的问题

整个社会告别单位制，迈向后单位制时代后，档案管理工作既有了新的机遇，也面临一系列挑战与问题。近年来，随着社会流动的增加，自主择业、自主就业与自主创业者不断增加，人们不再只是走挤进单位这条独木桥，就业开始呈现出多元化，档案管理工作也面临一些困境与难题。

(一)信息化不全

信息是档案管理的核心与主题，是档案的重要支撑。可以说，档案的本质就是信息。因此，对信息的管理，是档案管理的核心。然而，单位制解体后，传统的以单位制为核心的熟人社会不再存在，档案工作者对档案当事人的信息了解的越来越少，也越来越难。尤其是，一些人不在原单位就业后，档案交接时因为信息的不全往往产生各种矛盾与问题。另外，信息化不全还体现在后单位制时代下工作方式的多样化，一些人甚至拥有第二、第三职业，这些都没有纳入传统的档案管理之中，成为传统档案管理的一个盲点，是信息化管理需要加强注意和创新管理模式的地方。后单位制时代下的档案管理信息不全，很大程度上是因为档案管理手段不足，尤其是档案的载体出现问题时，往往不能够及时弥补。

(二)科学化不足

当下的档案管理工作，主要是沿袭单位制时期的管理办法。档案制和单位制二者本身就是孪生兄弟，相互依存。在档案管理工作中，往往存在这样的偏见，即重视档案馆的硬件而忽视档案管理的软件建设，往往过于关注馆舍面积、收藏量等等，将之作为档案工作考核的主要指标。档案管理也往往存在“以收为主”、“重藏轻用”等现象，这不仅导致一些档案成了死档案，也失去了档案管理本来的意义。如何实现档案资源的共建共享，最大程度地发挥档案馆藏的价值，显得尤为必要。这不仅可以推进档案管理的科学化建设，也是档案管理现代化的必然。

(三)制度化不够

单位解体后，原有的档案管理人员思想上仍然还停留在单位制时代的管理思路，在档案调动、查阅与管理时，常常因为思想上的桎梏而人为制造一些障碍，造成了档案管理操作时制度化不够。后单位制时代下档案管理制度化不够，体现在档案管理人员的思想素质方面，要么认为档案不重要，要么认为档案是控制人的好手段，可以成为一种资源利用，致使当事人要查阅档案或调动时，常常徇私舞弊或者违法乱纪;还体现在档案制度建设的滞后，档案收集、鉴别归档、档案整理、安全保密、查阅借阅、档案转递、检查核对等制度要么流于形式，要么走过场，形同虚设。完善台帐管理，加强执行制度建设，应当成为克服档案管理制度化不够的突破口。

三 后单位制时代档案管理的对策建议

单位制的解体给档案管理带来了诸多困境和难题，如何走出档案管理的困境，实现档案管理的现代化，使之能够更好地为经济发展、社会进步服务，是摆在档案管理人员面前的重要课题。推进档案管理的现代化建设，尤其是档案管理工作的数字化、网络化与专业化发展，是后单位制时代下档案管理工作的最高要求与现实出路。

首先，数字化是后单位制时代下档案管理工作的重点。众所周知，档案由载体和信息组成。前文已述，因为载体的内在缺失，使得档案信息不全，给档案查阅等带来很大麻烦。档案工作的数字化，恰恰可以弥补这一缺憾，可以克服传统档案管理工作的缺点和不足，并节省大量的人力、物力与财力，实现低碳化管理。不论是档案信息的保管，还是档案资料的查阅，数字化管理都具有独特的优势。档案管理的数字化，不仅为我们复制、查阅数据提供了方便，还有利于我们保存好数据;经过数字化处理之后的档案信息，不会因为载体本身的缺陷而带来管理上的麻烦，这对于一些珍贵档案文献的保护和利用也是十分有益的。

为了提高档案信息的真实性，为了加强档案管理工作的现代化，必须要推进档案管理的数字化建设，要着手建立档案信息库和全文数据库，这是档案信息化建设的基础工作，也是档案工作更好地实现优质服务、主动服务的基础和前提。对于信息库的管理，既要及时地维护和更新数据，还要注重数据的权威性、全面性与真实性，要能通过数据库，可以进行人员信息的查阅、检索、统计、分析，并可以生成各种名册与表格，提高档案工作的效率和质量。档案信息的数字化，可为后单位制时代下的档案检索与查阅工作提供诸多方便，应是当前档案工作管理与建设的重点。

其次，网络化是后单位制时代下档案管理工作的关键。21世纪是现代网络高速发展的世纪，网络时代是这个时代的关键词，整个社会进入到互联网时代，互联网在人们的日常工作和生活中发挥着越来越重要的作用。计算机的大量投入与使用，大大地缩短了人们的查询时间，提高了人们对文件资料的利用效率。后单位制时代下的档案管理，因为缺乏有效的载体，可以引入网络这一现代载体，在互联网上建立起自己的网站，建立起信息查询系统，使我们的档案使用者可以足不出户就能检索到自己所需要的档案信息，从而了解有关情况，并获得相关信息。档案管理网络化后，还缩短了当事人与档案工作人员交流的时间、降低了成本，也可以使得一些人对档案的不重视态度得以改观。

当然，档案管理网络化也会带来一系列问题，比如对工作人员的专业素质提升的要求，以及网络信息管理的安全需求，这些需要在实际工作中加以克服，要加强对档案信息的安全管理。对此，要着重做到两点:一是要谨防档案网络信息的损毁与遗失，要对工作人员进行专业培训，确保他们能够正确地使用网络。在这个过程中，要尤为重视计算机病毒以及黑客攻击问题，以免信息丢失造成不可弥补的损失。二是要加强档案网络信息的保密工作。一些档案是保密的，档案管理部门要按照密级不同采取不同的保密措施，对于那些保密性要求比较高的档案，要尽可能地少传到网上，尤其是不能挂在外网上。当然，搞好数据加密、访问限制与身份认证等技术性设计也是加强档案网络安全管理的有效手段。

第三，专业化是后单位制时代下档案管理工作的方向。后单位制时代社会分工的细化和现代社会的形成，给档案管理工作带来新的机遇和挑战，塑造专业化档案管理理念，培养专业化档案管理人才，以信息化、数字化和科学化来提升档案管理工作的专业化水平，应该是后单位制时代档案管理工作的基本方向。推进后单位制时代下档案管理工作的专业化，首先是要树立专业化的理念，提高专业化认识，要让档案专业者从事档案工作，不定期对档案管理人员进行专门培训，提高他们的技能技巧，严格按照档案管理人员资格和教育机构的认定标准与制度来管理。其次，要培养档案管理人员的专业化精神，提高专业化水平。专业化精神是档案管理工作专业化的核心。只有具有专业化精神和追求的人，才可能真正地投入到档案管理工作中去，投入到为别人服务中去。既要加强档案文化建设，培植档案职业文化、职业品格和职业素养，也要培养他们甘于寂寞、乐于奉献的精神。再次，要构建档案管理的专业化系统。要学会整合资源，对档案本身进行再研究，将不同类型的档案做好分类整理，推进档案建设的一体化，充分发挥档案服务全面、准确与便捷的基本功能。

［1］华尔德．共产主义的新传统主义［M］．香港:牛津大学出版社，1996:2－9．

［2］路风．单位:一种特殊的社会组织形式［J］．中国社会科学，1989(1):71－88．