新时期提升城建档案服务效能的思考

户丽萍，熊建文

(1.宿迁高等师范学校 档案室;2.宿迁学院院长办，江苏宿迁223800)

城建档案是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。它是一个城市发展的产物，对一个城市科学发展与管理具有重要作用。随着市场经济的发展，近年来我国城市建设发展迅猛，如何适应新形势，充分发挥城建档案作用，已成为城建档案人员的一项重要职责。

一 创新城建档案部门服务理念，增强服务意识

城建档案与普通人事档案相比，更具有专业性、技术性和综合性，只有不断创新服务理念，从多维度、多层次认识城建档案的特殊性，才能科学把握城建档案工作，创新工作方法。

(一)要有超前意识

提升城建档案社会服务功能，具有超前意识是基础。只有不断调整工作视角，把握好整个城建系统中长期及短期工作计划及重点，尤其是对一些重点工程项目做到心中有数，才能确定与形势发展需要相适应的选题，制定相应的服务计划和服务措施，提升城建档案服务大众水平，找准城建档案与服务对象结合点。城建档案工作者应以超前意识促进城建档案工作，由“看摊守门”的被动角色向城建档案社会化、更高开放性转变。同时也能够吸引越来越多用户利用城建档案信息，促进档案服务效能不断提升。

(二)要有主动参与意识

城建档案工作者应积极主动参与到经济建设一线中去，只有做出更大贡献，城建档案部门地位才能越高，影响才会越大。主动参与主要表现在档案收集指导上，通过下到基层，下到施工单位，主动上门服务，提供技术咨询服务与开展指导工作，并及时了解各单位在档案利用需求方面特点以及利用城建档案所产生效益情况，增强城建档案部门与城建系统各单位之间工作的了解与联系，才能逐步使城建档案步入“档案资源完整从源头抓，开发利用服务到全方位”的良性轨道上来。如果一味等着档案形成单位移交档案，固守“你交我收”的被动方式，那样的话，既不能够及时提供可供利用的档案资源，也常常形成不了系统完整的档案，而造成利用价值大打折扣，造成档案价值人为损失。

(三)要有跟踪反馈意识

一方面城建档案部门应对领导意图及相关部门的工作不断跟踪，了解项目安排及进程情况，确保档案工作始终服务中心工作;另一方面还应根据档案利用者信息反馈及档案部门跟踪总结情况，及时分析修正、合理确定适合工作需要及利用者目的的开发项目，提供利用方式及档案信息内容，使城建档案信息服务始终围绕主题，有效服务社会。

(四)要有效益意识

城建档案部门应牢固树立创造社会效益与经济效益并举的新观念，通过提升城建档案社会服务功能直接创造城建档案社会效益，通过为其它单位提供经济建设信息与智力支撑，间接创造城建档案的经济效益。城建档案部门应摒弃过去那种认为档案部门与创造效益不相干、死抱“等、靠、要”的落后思想，以提升城建档案社会服务功能就是为社会创造效益的新观念，充分进行档案信息收集、整理、开发、利用等各项工作。同时，提升城建档案效益意识，也要求最大程度开放城建档案，根据《保密法》及《各级国家档案馆开放档案办法》及时充分做好城建档案鉴定及开放，摒弃当前一定程度上还存在的重藏轻用的观念。对于一些不涉及国家安全，不涉密及个人隐私的档案，特别是与人民群众生活、生产密切相关的档案，原则上应坚持形成之日便是开放利用之时，以全方位服务社会各界的新姿态体现城建档案工作的价值和意义。

二 拓宽城建档案服务方式，广开服务途径

一些传统的档案利用服务方式，如查阅、复制、出具档案证明书等，是档案部门服务大众的基本方式，也是当前使用较多的方式，但在信息化时代，在城市建设快速发展的当前，这些方式远远不能满足社会需求，因此，创新服务理念的同时还必须大力创新服务方式，以服务理念与服务方式的共同创新，真正提升城建档案社会服务功能。

(一)加快城建档案数字化建设，实现最广泛、更便利的服务是档案社会化的必然趋势

档案信息化建设要求借助计算机技术、数据库技术、网络多媒体技术等现代科技手段，不断拓宽服务方式和服务主题。目前，美国、英国等西方发达国家已普遍运用各种新技术来管理和利用档案。比如美国档案馆向公民提供档案的缩微胶卷、电子扫描件或复印件，从而避免了档案原件使用中可能的危险。西方国家发达的电脑网络，也使档案通过网络共享成为现实。许多公共档案馆或专门档案馆建立了自己的网站，公众可以在网站上实现在线查档、实时浏览、远程传送等功能。近年来，我国不少地方已着手建设数字城建档案馆。国家档案局2010年发布了《数字档案馆建设指南》，对国内数字档案馆建设提出了总体性指导意见，这将是今后档案信息化的发展方向。有的地方通过开设、利用档案局域网、党政信息网及互联网三个独立平台，有针对性提取、安排档案信息，在保证档案安全前提下，为最大程度利用档案服务公众创建了很好的平台和基础。通过具有高度亲民性的网站内容和便利的操作方式，例如可视化城建档案查询系统、“24小时不闭馆”网站服务，按照“国家数字档案建设与服务工程”要求，不断推进档案数字化工作，将使城建档案与居民生活、与城市建设发展紧密相连，使过去深藏馆库的城建档案走入大众，服务社会。档案数字化过程同时结合馆际合作方式，可以使同地区多个档案馆及不同地区间档案馆联合组网，或者是发达地区档案馆通过支持欠发达地区档案馆档案数字化，然后结对组网方式，不仅可以使有限资源在最大范围内得到利用，而且能够有效避免重复建设、重复投资，有效解决当前存在的分散的各自为战、地区间发展水平不均衡问题，使城建档案数字化建设进程能更快得以推进。

(二)提升城建档案编研质量，更好满足各类群体的利用

要使城建档案真正服务社会，需要对档案信息进行有机组合和科学加工，这就离不开档案编研。但是，目前很多城建档案编研工作往往对活劳动质量重视不够，还是以提供一些浅层次的资料汇编为主，因此，对满足各类利用者需求的档案进行深加工，无论在数量上还是质量上还明显有很大提升空间。有的档案工作者总是强调领导对档案工作不够重视，这种认识是片面的。领导非常希望档案工作者在充分研读历史档案之余，科学、准确提出对今天城市建设的好建议，供决策参考。昨天的档案不会自己说出城市建设与管理的规律，分析、研究，提炼、概括城市建设的规律其实是城建档案编研人员的应有职责，如果仅提供一本又一本的档案资料汇集，领导怎么可能有那么多时间一点点读，然后一点点去找其规律性呢?还有的档案工作者报怨档案利用者:明明编研材料或网站上都已经明确了的事，还要反复问。其实这也反映了档案编研者是站在什么角度进行档案编研的，如果仅站在档案角度，档案是不会看“自己”的。只有以尊重档案为基础，站在利用者角度进行城建档案编研工作，出来的成果才是利用者所需要的。当前客观上也存在大量繁重整理工作，使得档案工作人员常年处于忙乱之中，没有太多时间考虑提升档案利用服务方面问题。因此，如果能使档案整理数字化，外包操作，也能使档案工作者有更多时间研究如何提供更高水平的编研成果。而且，城建档案往往都是些专业性很强的科技档案，一般利用者看不懂一些城建档案其实是正常的，城建档案编研者应该充当城建档案专业性与大量非专业利用者之间的桥梁，或用图形化示意，或用非专业语言进行适当“转译”，使人们日益渴求的城建档案信息真正走下高阁，进入千家万户。

(三)实现大共享机制，优化馆藏结构

只有充分实现信息共享，才能最大程度发挥城市档案利用价值。大共享应该是纵向共享与横向共享结合。纵向共享是利用信息化手段，实现各级政府所属城建档案信息共享，以及其它相关联档案共享，加强馆际之间合作，形成一个纵横交错的城建档案馆网，通过互联网技术实现远程检索和调用，实现虽非我有，但为我用的共享机制，使城建档案服务打破行政级别限制，充分满足利用者及经济建设及科学研究需要;横向共享是要实现城市规划建设管理整个系统档案资源整合与共享。由于行政职能的划分，城建系统涉及到多个行政部门，但档案资源如果也因此而割裂开的话，不仅会给利用者带来不便，也极易造成档案遗失或形成“死档”。这就要求城建档案部门本着共同为城市建设发展作贡献的出发点，积极主动与城市规划、建设、管理等相关部门及其他有关单位进行沟通与协商，促进城市建设中珍贵档案资料及时、完整征集到位，为提升城建档案社会服务功能，从厚实馆藏上打下坚实基础;同时从实际工作出发，促使上级部门就实现城建档案共享完善规章，提供制度保障，以实现城建档案信息共享的长效性和规范性。

我国经济社会快速发展，既对城建档案工作提出了更高要求，也为提升城建档案社会服务功能创造了重要条件。城建档案工作者只有不断提升自身政治素质和业务素质，在实践中充分运用创新思维，准确把握利用者需求，不断创新方式方法，才能在为领导决策、研究城建规律、服务经济建设方面发挥更大作用。

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