加强企业档案工作的实践与思考

樊 云（中国石化石油物探技术研究院，江苏南京，211103）

企业的发展直接影响和推动着档案管理的进步。中国石化石油物探技术研究院从建所到提升为院至今，经过30多年的风风雨雨，从一个三级单位发展为现在中石化直属科研单位，从三年前完成年几千万元到增长为年上亿的科研生产项目，实现了跨越式的发展，管理水平有了很大的提高，档案建设也上了新台阶。

随着企业的不断快速发展，我院对档案的重视程度大大提升，坚持把档案管理上水平作为全面提高企业综合管理水平、向着一流企业制度迈进的重要环节来抓。近年来，单位通过组建队伍、加大投入、建立信息网络，档案管理工作基础扎实，成效显著，得到了总部档案小组的肯定和表扬。在档案管理过程中，企业始终把“围绕企业中心工作、服务科研生产发展大局”作为档案工作的指导思想，努力树立档案工作的服务意识和创新意识，根据企业经济发展要求，为企业的决策和其它各项工作服务。事实表明，档案管理工作的进步也提升了企业的形象和影响力。

一、领导重视，对建立健全档案工作管理体系有促进

领导重视是做好档案工作的前提。档案为企业带来的直接和间接效益使得企业决策层清醒地认识到要想企业保持健康快速发展，作为经营有机组成部分的档案工作就绝不能滞后。院决策层主动把档案工作纳入到其主要工作的范围内，制定了档案管理上等级的目标，组建了档案专门工作机构，健全了档案管理网络，把档案管理的工作深入到每一个部门，从而形成了由主要领导分管，以档案办公室为枢纽，各部门为分支机构，专职与兼职档案员各负其责的档案工作管理网络体系。为将各项档案管理工作落到实处，建立了档案工作岗位责任制，直接与年终考核挂钩，档案负责部门对各部门档案工作进行监督、检查和指导。通过建网络，抓工作，大大强化了档案管理工作，为档案工作的全面开展创造了良好条件。

二、抓好培训，切实提高档案人员管理水平

要做好档案管理工作，充分发挥档案工作网络的作用，必须有一支稳定、可靠的档案员队伍。对此，企业在选配档案管理人员时，致力于把好入口关，按照年纪轻、文化高、责任心强、热爱档案工作的要求，选配好档案网络员。档案负责部门针对档案人员所在的部门、岗位、工种和工作性质确定各自的工作内容、工作职责和具体时间要求。现有档案员队伍基本稳定，工作状态良好，为企业档案管理尽心尽职。为提高档案员的技能和素质，企业要积极参与开展档案培训活动，如参加省档案局和企业内部组织档案知识培训，组织档案人员上岗培训和拟达标升级单位档案人员业务培训等。另一方面，还采用“请进来”、“走出去”的方式，聘请省档案局和企业专家为档案员授课，解答疑难问题，并通过外出考察，赴档案工作先进企业学习取经，取长补短，提高素质。

三、打好基础，促进档案管理现代化

档案管理现代化是新形势下档案工作发展的必由之路。为了促进档案管理的现代化，企业配备了密集架、更新了档案柜、去湿机、消防器材、扫描仪等现代化办公设备和安全设备。同时应用档案管理软件，建立了公文处理流转系统和合同CIME系统，新增了系统模块，并与我院ERP、OA信息系统对接，形成了信息网络大平台。通过制定标准文本、规范格式、相关制度等，加快了档案数据开发，提高了归档的质量，保证了档案的检索速度和准确率。为适应信息化发展的需求，我们及时对软件进行了换版升级，全面实现了档案的文件级管理。

四、强化管理，夯实档案业务基础

提高全体员工的档案意识是搞好档案工作的关键。企业决策层领导在不同场合要反复强调，档案是企业的无形资产，档案工作是企业发展的重要内容，它反映和体现了一个企业的综合管理水平和综合经济实力。为适应企业不断发展需要，近两年我们不断完善各项管理制度，制定出新的《档案管理工作制度》，并对企业归档的各项制度进行了标准化改造，还根据制度制定了企业的制度流程，使档案工作有章可循，从而为企业管理打下了坚实的基础。

五、研发利用，为企业提供全面优质服务

企业要始终把“围绕企业中心工作、服务科研发展大局”作为档案工作的指导思想，把“提前介入，超前服务；深入基层，现场服务；收集信息，跟踪服务；打破常规，上门服务；围绕重点，突出服务”作为实现优质服务的工作方法。采取分发案卷目录、电话调卷、网络调卷等现代化手段及时提供档案服务，满足企业各项工作的需要。

我们在做好日常档案利用服务的同时，还加大了企业档案开发编研的力度，注重对档案资料进行深度加工。编写了《企业年鉴》、《大事记》、《产品介绍》、《科研成果汇编》、《企业文化手册》等材料，这些编研材料为挖掘企业文化、塑造企业形象、展示科研成果、记载企业发展历程等发挥了积极的作用。近年来，我院在行业内的影响力越来越大，科研生产、经营管理步入快速发展轨道。档案管理水平的提升推动了企业整体形像的提升。

总之，30多年的工作实践，使我真正感受到企业的发展离不开档案工作，同时企业发展也在不断地推动档案的建设。我们还要深刻认识到，档案事业要实现创新和发展，不仅硬件配置要跟上，更要注重加强软实力的注入。