试析高校人事档案管理工作的创新

余 涵

（长江工程职业技术学院，武汉 430212）

人事档案是社会组织成员在参与社会活动过程中所形成的重要历史记录，是人才信息的重要载体。人事档案能够全面地记载个人经历、业务能力、工作实绩等信息，使各类人才都能在适应自己的工作岗位上充分发挥工作积极性、主动性和创造性。随着全球信息化浪潮的冲击，信息技术的发展与广泛应用为高校人事档案工作的发展提供了历史性机遇。高校人事档案的改革与创新，是人事档案工作的必然发展趋势。

1 高校人事档案管理的现状分析

1.1 认识不到位，重视程度不够，支持力度不大

领导重视是做好档案工作的前提，领导支持是做好档案工作的基础。目前，不少高校的决策层对档案管理工作认识不足、重视不够，认为人事档案工作不是高校工作的重中之重，是一项辅助性工作，与教学和科研没有直接联系，不能为高校创造经济效益，没有把档案工作摆在应有的位置。而且随着高校改革的不断深化，高校各部门均实行定编、定岗，紧缩办公人员，致使档案管理人员处于地位不高、责任不轻、难度不小的地位，严重影响了人事档案工作的开展。

1.2 管理模式落后，效率低下

高校人事档案的管理一直沿用着传统的管理模式，人事档案的提供、利用还是以纸质档案为主。纸质档案的优点是适应性强、利用范围广，具有原始凭证的作用。缺点是利用率低、工作量大，且较容易丢失或损毁。个别高校没有制定明确的管理人员岗位职责，缺乏系统、完备的规章制度。有的档案员对于材料方面没有严格审查、把关，对报送的材料装袋了事，导致部分材料严重失实甚至造假，给今后的各项工作带来了不必要的麻烦，同时也失去了档案历史性、真实性的特点。

1.3 缺乏统一的高校人事档案管理系统

我国至今没有统一的档案发展规划和标准，各个高校根据自身的经济实力和技术条件选择硬件设备，人事档案管理系统应用软件水平参差不齐，在实现计算机管理的几个工作环节中，信息存储量窄、功能小、操作繁琐、信息的统计和综合分析过于复杂，信息化程度不高，难以适应现代信息化和档案管理网络化的发展。

2 高校人事档案管理创新工作的必要性

随着科学技术的快速发展，信息化已成为国家经济和社会发展的关键环节。高校人事档案管理的创新就是为了适应社会主义现代化建设对高校档案管理的要求，由传统的手工操作和纸质档案的收集逐步过渡到以计算机网络为工具的电子档案收集。把现代化的科学技术运用到档案管理工作中去，才能使人事档案更好地为高校的各项工作提供最优质的服务。

2.1 高校人事档案管理创新工作是时代发展的必然趋势

由于教职工队伍不断壮大，人才流动不断增加，档案信息管理更加复杂化。传统的手工检索和统计方式已经满足不了时代发展的要求，高校人事档案信息化后，将实现人事档案信息资源的共享，使领导和人事部门能够直观快捷地了解和掌握高校教职工各项情况，如反映教职工的业务能力进展、教师从事教育及科研成果等方面的最新信息，为领导决策提供了可靠的依据，从而提高人事档案信息的使用价值和利用率。

2.2 高校人事档案管理创新工作是实际工作的需要

目前很多高校的人事档案管理工作还局限于纸质档案的建立和保管层面上，管理的重心还是实体管理，没有随着科学技术手段的不断更新而实现人事档案的电子化。一些高校人事档案室的电脑仅局限于打印档案目录，无法进行人事信息的查询和检索，更无法实现对人事信息的筛选、排序、分了、汇总，信息化水平比较低，由此导致很多人事统计工作只能靠手工完成，造成人力资源的极大浪费。高校人事档案管理工作的创新已是迫在眉睫。

3 高校人事档案管理创新工作的改进措施

3.1 解放思想，提高认识，加强宣传

搞好人事档案管理工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事。高校领导和广大教职工在新形势下对档案管理工作的重要性应当有足够的、全面的认识，要充分了解认识到档案管理工作和高校的发展以及教职工的个人成长是密不可分的。人事档案管理部门应当通过会议、快报、校园网络等渠道扩大宣传范围，加强宣传力度，使领导和全体教职员工充分认识人事档案的重要作用，切实提高广大教职工的人事档案意识，从而形成全员参与建档、管档、用档的良好局面。

3.2 加强服务意识，提高人事档案服务质量

要实现高效人事档案管理工作的创新，档案管理人员更应该注重自身服务意识和业务水平的提高，首先自己不能认为档案工作在学校的发展中是可有可无的，从而产生一些消极怠慢情绪，而是要充分意识到本职工作的重要性。在鉴别整理档案过程中应严格审核，防止不真实材料入档，避免错漏，做到手续不全的材料不归档、不经审查的材料不归档、内容不实的材料不归档、与政策不符的材料不归档、填写不符合规定的材料不归档。简言之，实现档案材料的真实性、完整性、连续性。高校人事档案管理员应当增强服务意识，积极主动地开发利用人才信息，为学校的人事制度改革、人才评聘等重大人事决策提供具有前瞻性、参考性的人事档案信息。真正把人事档案部门转变成具有较强综合服务职能的人事档案信息中心。

3.3 不断提高人事档案管理工作人员的素质

人事档案管理工作是一项政策性、专业性、技术性很强的工作，既涉及国家又涉及个人的切身利益，因此要求人事档案管理工作人员坚持保密性原则，努力提高自身的政治素质、专业水平，不断学习新的管理技术，积极尝试和探索有益的管理模式，淡泊名利、正确处理好人事档案的利用和保密的关系，为学校人事工作和教育大局服务。

3.4 加快学院人事档案管理信息化建设

高校人事档案信息化管理就是将信息技术和成熟的档案管理软件运用到人事档案管理工作中，实现高校人事档案信息的综合管理和利用，提高人事档案管理水平和效率。首先，具有高科技含量的现代计算机技术的应用是档案管理信息化的基础，档案管理部门应该具备相应的技术力量支持，并做好日常故障处理和安全维护工作。其次，应该建立并完善高校人事档案数据库的管理系统。利用人事档案信息通用数据库中的信息资源才能将人事档案的日常管理通过计算机来实现信息化的高效管理。三是建立高校人事档案信息网站，建立起以人事档案信息通用数据库为核心、以人事档案数据库管理系统为服务手段的高校人事档案信息网站，通过网站将档案信息服务直接面向教职工，使教职工与人事档案信息管理者之间能够良好的互动。

总之，人事档案管理工作是一项很重要的信息资源管理工程，人事档案是知人用人的重要依据，是人才开发的重要信息源。实行高校人事档案管理工作的创新发展，以科学信息化为依托，运用现代化信息技术，提高认识，整合资源，人事档案的管理工作就会更加地科学化、合理化，继而就能更好的为人事管理工作和经济建设服务，促进高等院校和社会的蓬勃发展。

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