浅议高校档案信息化建设中存在的问题与对策

滕水莲 （天津工业大学 天津300387）

浅议高校档案信息化建设中存在的问题与对策

滕水莲 （天津工业大学 天津300387）

高校档案信息化建设是一项非常重要的工作。提出了高校档案信息化建设的重要性，分析了高校档案信息化建设过程中存在的问题，指出了做好高校档案信息化建设的对策。

高校档案 信息化建设 档案服务

在信息社会，反映一所高校管理水平高低的因素有很多，其中档案管理工作就是不可缺少的因素之一。学校档案对于学校的发展非常重要，它对推动学校的教学工作、科研工作、人才培养、维护学校权益等方面起着不可替代的作用。随着网络时代的到来，档案信息化建设势在必行。高校档案信息化建设就是要运用现代化信息技术，实现高校档案信息的接收、存储、传递和利用的一体化，实现高校档案信息的数字化和网络化，提高资源利用率，实现高校档案信息的高度共享。这是一项庞大的系统工程，需要硬件设施和软件设施两方面来支撑。目前，我国高校档案信息化建设已经取得了很大成绩，但是我们还应该清醒的看到，其中也存在一些急需解决的问题，有待广大高校档案工作者去解决。

1 目前我国高校档案信息化建设中存在的主要问题

1.1 基础设施配置不尽合理

基础设施建设是高校档案信息化建设的基础。从目前我国高校档案信息化基础设施建设的情况来看，其基础设施配置还不尽合理。基础设施配置包括硬件设施和软件设施两方面。硬件设施方面主要包括服务器、交换机、存储器、计算机、打印机、复印机、刻录机、扫描仪等设备及其必备的组件。这些设备是我们开展档案信息化建设的必备条件。特别是电子档案产生以后，如果高校档案馆没有接受和处理电子档案的工具和网络，那么高校档案的信息化建设就是空中楼阁。经过近些年的不懈努力，现在全国大多数高校档案馆在信息化建设的硬件方面都已经有了初步的发展。软件设施方面主要包括档案信息处理系统、档案信息数据库以及相关软件和程序等。

从目前我国高校档案馆信息化建设的现状分析，在基础设施配置上还存在着一些问题：一是有的高校档案馆软硬件设施搭配不合理，认为购置了电脑就是信息化了；二是有的高校档案馆在软硬件配置时比较盲目，不管需要与否统统购置，造成了财力的浪费；三是有的高校档案馆虽然软硬件都齐备，但是利用不到位，这也造成了资源的浪费。

1.2 档案信息资源开发和利用不充分

高校档案是集众多门类档案为一体的综合档案体系，包括党政、教学、科研、出版、设备、财务、基建等，是高校教学评估的基础和重要依据。我们建设高校档案信息资源的根本目的，是为了方便、快捷地为广大师生提供及时、准确、有效的信息。高校档案信息资源的开发和利用是高校档案信息化建设的重要内容。

目前一些高校档案部门在开发和利用档案信息资源方面存在一些问题，主要表现在：一是在日常的档案工作中，对电子文件的整理归档不及时，有的部门内部形成了大量的电子文件，但并没有及时上交（很多人认为纸质文件才是档案，而电子文件并不是档案，因而没有将其整理并且归档保存），导致部门内部形成的电子文件处于自生自灭的状态；二是在档案数据库的开发以及档案网站建设方面做的工作偏少，缺少探索性的工作；三是不同高校之间对于电子档案的管理标准不同，影响了高校档案部门对电子档案的开发和利用，也影响了高校之间的交流。还有的高校在重组后对流动性档案缺乏同步和及时归档，没有形成对档案的集中统一管理。以上现象严重影响了高校档案信息资源的开发和利用。

1.3 档案人员的综合素质和专业水平不高

事业的发展离不开人才，从高校档案馆队伍的现状看，一些高校档案馆人员的整体水平还不能适应档案信息化建设发展的需要，部分人员学历较低，科学知识有限，年纪偏大，思想相对比较保守。有些人还是习惯用传统方法来进行档案管理工作，他们还不能马上接受档案信息化。还有一些人认为档案信息化就是购置和使用计算机及其他现代办公设备。另外，部分高校严重缺乏专业的档案管理人才和计算机人才。以上情况说明高校档案人员在知识结构、能力结构和人才结构方面还存在很多问题。这必然影响高校档案信息化的进程。

1.4 缺少配套的相关制度和法律法规

网络安全和电子文件的保管是我国高校档案信息化建设的重要内容。由于计算机网络具有开放性、互联性等多样性，存在技术上的弱点和人为因素，使网络容易受到病毒、黑客等的攻击。虽然已经制定了《计算机病毒防治的办法》等相关制度和规范，但是很不全面，难以应对网络日益发展出现的新问题。另外，在电子文件的管理方面虽然已经有了《电子文件归档及管理规范》等法律法规，但是有关电子文件的真实性、完整性和可靠性等方面的法律法规仍然缺乏。完整、规范、系统的制度与法律法规是高校档案信息化建设不可缺少的重要内容。

2 做好高校档案信息化建设的主要对策

2.1 领导重视，加大经费投入

领导部门的重视是高校档案信息化建设成功开展的一个必不可少的先决条件。只有各高校领导充分认识档案信息化建设的重要性，这项工作才能够顺利开展下去。高校档案信息化建设需要配备现代化的技术设备和管理软件以及专业的人才。这就需要相关部门加大对档案信息化建设的经费投入。因此，各高校要根据实际情况，从工作出发，加大财力投入，增加和改善现有的现代化管理设备，合理有效地配置档案信息化所需要的硬件和软件设施，使基础设施的建设更加均衡合理，高校档案信息化建设才能够顺利开展。

2.2 构建高校档案在线服务平台

构建高校档案在线服务平台是高校档案信息化建设非常重要的一项工作。在线服务平台的构建是为了给广大师生提供更好的服务。现在的档案用户利用高校档案的需求越来越大，利用的次数也越来越多。但是，高校档案馆的服务工作还有很多有待改进的地方。所以，高校档案馆应该积极利用信息化成果，向用户提供主动的档案信息服务。同时，为高校档案信息资源的开发和利用提供目标支持和需求导向，高校档案馆要树立以用户为中心的理念，积极借助现代的计算机管理系统来分析用户的需要，满足用户的需求。

近年来，全国各类高校逐步开展了数字化校园建设项目，并已经取得了较为显著的成果，极大地提升了学校各部门的工作效率。而高等学校的这一发展趋势也正好为高校档案信息化建设提供了良好的契机。将档案信息化建设纳入到数字化校园建设项目中进行统一规划、同步发展，使档案信息化建设在确立之初就具有较高的基础。要建立高校数字档案数据库，将数字档案集中存储于一个共享数据库中，以便于充分开发和利用，实现资源共享。另外，高校档案馆要与其他相关业务部门形成合力，充分利用学校现有的科研成果以及人才资源和技术资源，实现高校办公自动化系统、财务系统、人事管理系统与档案管理系统的有效对接，更好地为各个部门服务。在建立高校数字档案数据库的基础上，我们还要积极构建高校档案馆自己的网站，将高校档案信息资源通过网络平台为广大师生提供在线的档案信息利用服务。同时，档案利用者也可以根据自己的需要定制特定的服务。高校数字化档案馆和在线服务平台的建立大大促进了高校档案信息化建设，简化了广大师生利用档案的手续，提高了高校档案信息的利用效率，使高校档案机构能更好的发挥文化功能和教育功能。

2.3 提高档案人员综合素质，培养现代化的管理人才

高校档案信息化建设工作推进的关键在于人，在于档案人员队伍的整体素质。因此，各高校可以根据实际情况加强对档案管理人员的培训，如举办讲座、专家辅导、现场参观交流、座谈会等等。组织专兼职档案员进行档案管理系统知识的学习，使其更好的掌握现代化管理技术。同时，为了保证电子文件从形成到归档都能得到妥善的保管，还可以对电子文件的管理采取分阶段指导的方法。在日常工作中，还要鼓励档案人员自我学习、终身学习，开展知识竞赛、技能比赛等活动不断提高档案人员的业务水平。此外，高校档案部门还可以开展相关人员招聘，择优选择其所需要的现代化、专业化的档案管理人才。

2.4 制定和完善相关的法律法规

高校档案信息化建设需要由规范化、标准化的制度和准则来指引，这是保证高校档案信息化建设得以顺利进行的一个重要方面。从制度层面上来说，国家档案行政管理部门应该从整体上对高校电子文件管理加以控制、规范和引导，由国家统一制定高校电子文件管理战略，尽快出台符合我国高校实际的电子文件管理实施办法、需求规范、归档管理标准等。在法制社会中，建立健全电子档案管理办法是不可或缺的，只有这样，才能保证电子文件的真实性和凭证性。同时确保电子文件的逻辑与物理归档并重，保证电子文件信息资源的安全。

高校档案信息化建设是档案工作在网络时代的必由之路，是深化高校档案社会化服务的必然要求，是满足广大师生利用档案信息需求的必然选择。高校档案信息化建设既是一项系统工程，也是一项长期的工作。在建设过程中，要求广大档案工作者不断解放思想，及时发现问题，认真总结经验，有效解决问题，使高校档案信息化建设工作朝着科学、健康的方向发展，促进高校档案事业的可持续发展，主动适应时代发展的需要，更好地服务广大师生和社会。■

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2012-03-06