浅析加强农民教育培训机构档案管理规范化

杨云媛，黄春杰，杨国华

（塘沽区农业广播电视学校，天津 300450）

随着农民教育培训项目内容的不断丰富，各培训机构所承担的教育培训专项越来越多，加强农民教育培训档案管理有着十分重要的意义。

1 档案管理的重要意义

档案管理具有重要的现实意义。档案是一种在社会现实中广泛存在且表现形态多种多样的复杂事物，每个人在工作和生活中能应用到各式各样的档案资料。

1.1 一般功能

档案是单位工作的有效工具、经济建设的重要依据、科学研究的必要条件及宣传教育的生动素材。

1.2 特殊功能

档案的特殊功能主要是指档案在人们社会活动中具有的其它文献所不能代替的作用。它主要指档案的凭证作用和参考作用。

2005年开始，塘沽区农业广播电视学校注重农民教育培训档案的留存，2005-2007年，承担了天津市塘沽区农村劳动力“351”培训工程，在组织实施绿色证书、蓝色证书、红色证书、农村经纪人及村干部培训的同时也建立了相应的培训档案，整理各专项纸质档案54盒及影像档案2盒。2007年11月，积极配合塘沽区科委“全国科普示范城区”复检工作，协助完成塘沽区2005-2007年农民科学素质培训工作总结演示文稿的制作，为复检提供了开展农民科技培训的影像资料、培训相册、宣传展牌和学员培训档案等档案资料，得到了各级领导的高度评价。

2008年8月，对多年留存的教育培训档案重新进行了归档整理，形成了包括办学定位、基础条件、中等职业教育及农民培训共4大卷档案。2008-2011年，塘沽农业广播电视学校又承担了天津市塘沽农民素质提高工程，组织实施了涉农及非农职业技能培训、中专及大专学历证书教育、农村经纪人提升及村干部培训等几个专项。通过对原有培训工程档案进行认真分析研究，总结经验和教训，无论是纸质档案还是电子档案（包含影像资料）不仅从内容上更翔实了，整理等各方面也更规范了。截至到2011年8月，又新增82盒培训工程档案。

2 农民教育培训档案管理存在的问题

2.1 档案管理意识薄弱

培训机构在档案管理上存在着很多问题，首先就是档案管理意识不强，大多数人不重视档案整理工作，觉得档案管理工作与自己工作无关，从思想上没有认识到档案和档案管理工作的重要作用。

2.2 档案管理能力偏低

培训机构没有档案专业人员，基本上都是教师等兼职人员负责档案资料整理工作。由于平时不注重档案管理知识继续教育的培训，兼职档案管理人员档案业务知识缺乏，造成档案整体质量不高。

2.3 档案管理制度欠缺

适用各类专项和各类机制的档案管理制度还不够健全和规范。培训机构大多没有形成一个适应本部门的档案管理制度，因此，档案管理松散懈怠。特别是兼职档案管理人员职责不清，工作不到位。存在如归档不及时，造成材料丢失或存放混乱等现象。

目前，培训机构部分负责人还存在平时对档案管理工作监督不到位和不注重总结经验等问题。存在的这些问题严重制约了培训档案管理工作的正常有序开展，不利于本部门提高档案管理水平和质量。随着办公自动化的发展，使档案形成方式发生了很大变化。这些电子信息档案的管理和利用方式与纸质档案截然不同，传统的工作模式和技术水平已不能适应。

根据多年来的档案整理实践工作，也总结出两点经验。一是在教育培训过程中有很多材料形成不了档案，但是作为各种资料也应该做好整理和保存，因为资料在现实中最接近档案，与档案最为密切。因此，我们可以把材料按照备注档案来进行管理。二是在注重教学培训工作档案整理留存的同时，更要加强学员档案的整理与留存，特别是学员档案。同时针对重点村及涉农企业，做好学员教育培训统计工作及学员档案管理，为进一步提升培训提供依据。

3 农民教育培训档案规范化管理采取的措施

3.1 加强领导 提高认识

首先要提高对档案工作重要性的认识，确立农民教育培训档案具有实用价值的观念，就会认真去收集、整理、保管及利用好这些档案资料，做好档案管理工作。充分认识到档案工作不只局限于某一领域的活动，它贯穿于各项工作之中。农民教育培训档案资料管理是需要部门中每个成员共同参与才能取得实效的一项事业，因为它是全体人员从事所承担的各项工作实践活动的真实记录和积累，也是各部门独有的原始记录。

3.2 加强培训 明确职责

提高档案管理水平，除了要提高档案意识外，还要提高档案管理人员的档案业务知识，坚持培训制度，统一组织学习，讲授档案工作的业务知识，包括档案分类、整理、目录、排序、编号及装盒等一系列步骤和程序，提高档案人员的业务素质，使其更快更好地独立开展档案资料管理工作。本部门培训要注重实效性，最重要的一点是按照具体实施的项目内容，制定出档案所需整理的各项内容，按需所学，增长相关领域方面的知识技能，更好地适应本岗工作。

3.3 加强管理 建立制度

建立农民教育培训档案管理制度，关键的作用是要保证档案的及时整理、完整收集、认真保管和有效利用。根据实际工作的需要，必须制定适用于本部门的档案管理制度，明确规定档案工作的内容和目标，以及兼职档案管理人员的义务和责任。同时建立考核制度，年终进行总结评比，奖罚分明，从而调动兼职档案人员的工作积极性，用制度规范档案管理工作。

3.4 加强研究 提升水平

加强研究档案的科学管理工作，坚持“互补”原则，培训机构之间交流学习先进经验，不断提升档案管理水平。经过实践证明，研究设计科学规范的各种表格是实现档案管理工作规范化的重要基础，文书本身的质量直接影响着日后档案的质量。在立卷时坚持“同一”原则，使立卷归档后形成的档案既完整，又不庞杂，也是为档案的规范化管理奠定坚实的基础。将纸质文件与电子文件采用“双轨制”整理方法，并做好电子文件数据备份工作。

农民教育培训档案管理系统全面体现部门工作的整体风貌，规范档案管理是促进和提高农民教育培训质量水平的重要前提，是各项工作正规有序开展的有力铺垫和基础，是实现档案管理现代化的重要保证。制定档案工作制度、档案工作管理网络和档案分类方案，使农民教育培训档案管理工作走上标准化、规范化和科学化轨道。