应用资产管理软件开展高校仪器设备资产清查与长效管理

焦海山 贾文圣 金振宏 罗晓清

苏州卫生职业技术学院 江苏苏州 215009

应用资产管理软件开展高校仪器设备资产清查与长效管理

焦海山 贾文圣 金振宏 罗晓清

苏州卫生职业技术学院 江苏苏州 215009

长期以来，由于管理意识淡薄，制度不健全等多种因素导致高校资产管理存在账物不符，大量资产闲置、使用率低等现象。结合实际，借助信息化手段开展新一轮的仪器设备类资产清查，并在清查完成后，建设基于“Web”版仪器设备管理系统平台的资产长效管理与清查制度，使固定资产的静态管理向动态管理转变，逐步达到固定资产管理的科学化、规范化和快速高效的要求，实现仪器设备的合理配置、物尽其用。

资产清查；长效管理；软件；仪器设备

近年来，随着高校办学规模的不断扩大，高校拥有仪器设备类资产无论是数量还是质量都有了明显的提高。然而，由于对资产管理的意识淡薄，又缺乏严密、系统、有效的管理和监督机制，高校普遍存在重投入、轻管理的问题，账账不符、账实不符；重购置、轻使用，资产使用率低，闲置、浪费等现象较为突出[1,2]。2007年11月全国行政事业单位国有资产清查工作结束后，由于大多数教职员工在某种程度上只是把那次清查作为一项任务来看[2]，学院也没有建立健全资产清查制度，加之国有资产管理信息化建设的滞后以及传统手工清查方式工作量大、费时、费力等客观因素[3,4]，致使清查后，资产长效管理工作仍处于停滞状态，清查成果难以维系。

我院经过认真总结2007年国有资产清查工作的经验和教训，借鉴其他高校资产管理的成功经验，利用现有北京化工大学编制的仪器设备管理系统(以下简称“北化系统”)开展新一轮的仪器设备类资产清查，并在利用该系统构建仪器设备类资产动态化管理模式的基础上，建立健全我院资产长效管理与清查制度。

1 应用“北化系统”开展高校仪器设备类资产清查

1.1 准备与动员

(1)学院经过认真筹备并成立学院仪器设备类资产清查工作领导小组、工作组，在充分征求各系(部)意见的基础上，确定各系(部)资产员。

(2)在学院资产清查工作领导小组的领导下，由工作组拟定《仪器设备类资产清查工作方案及日程安排》，并上报资产清查工作领导小组审核确定。

(3)设立资产清查基准日，从仪器设备管理系统中导出《系(部)仪器设备类资产明细账》(第一版)，即学院《仪器设备类资产总库》中登记的各系(部)原始账目。

(4)召开全院仪器设备资产清查大会，下发《仪器设备类资产清查工作方案及日程安排》《系(部)仪器设备类资产明细账》(第一版)，统一思想、提高认识，广泛动员，着重强调指出本次资产清查工作“以账找物”“以物建账”的基本原则和核查阶段以“扫描资产条形码标签”为主的资产核查工作方法。

1.2 各系(部)自查

各系(部)在分管领导和系部资产员的组织下，按照学院仪器设备资产清查工作要求，根据《仪器设备类资产清查工作方案及日程安排》及《系(部)仪器设备类资产明细账》(第一版)，以账找物，开展自查。自查中出现的相关问题及处理办法如下：

(1)有账无物：①对经反复清点查找，系(部)范围内确认从未见过的资产，按有账无物汇总上报资产清查工作组。②对已从本系(部)转移到其他系(部)但账仍建在本系(部)的设备，需联系转入系(部)，经对方确认后按“已转移至×系(部)”的形式上报。

(2)有物无账：对明细账中未建账的设备，按《系(部)仪器设备类资产明细账》(第一版)中列出的栏目，寻找并填报相应设备尽可能完整的信息，提出初步的评估意见，汇总后上报资产清查工作组。

Percent inhibition rate on peak value of TTX-R sodium current produced by drug was calculated using Eq 1.

(3)有账有物：①账目相关信息(如设备名称、型号、规格、存放地点、领用人、经手人等)不准确或不完整的，及时修改、补充后上报。②设备损坏，需维修，予汇总后上报。③设备损坏，无维修价值，按“建议报废”资产上报。④对部分设备无资产条形码标签或标签脱落、损毁者，由系(部)资产员汇总后上报资产清查工作组，及时补打并粘贴。

1.3 学院核查

1.3.1 核查前数据整理与导出

学院资产清查工作组收集各系(部)上报的自查结果，汇总整理，统筹协调，并对上述各种自查结果在仪器设备管理系统中进行相应修改和备注：(1)有账无物资产，在“清查方式”中以“7”标注，清查异常中以“无”标注。(2)转移资产，调用“数据变动”命令，进行校内单位调整，并及时生成设备调拨明细表，请相关系(部)签字确认。(3)有物无账，对有物无账资产的重新建账需在仔细寻找各系(部)上报的“转移”资产清单和有账无物资产清单的基础上，评估后谨慎建账。谨防账在其他系(部)或本部门内对仪器设备辨认错误导致的误报，防止产生新的账物不符。(4)账目相关信息的修改和补充在确认后可直接在系统中进行(注意将原存放地点信息保留在“字符字段3”中，以便修改出错时能还原)。(5)建议报废的设备在相应栏目中分别以“4”“建议报废”标出。

经上述修改后再次从系统中导出《系(部)仪器设备类资产明细账》(第二版)，导出时将清查方式限定为“﹤1”(北化系统中清查方式“0”表示未查，“1”“2”分别为扫描查和手工查，“3”以上为各种异常情况)，第二版明细账在北化系统明细账模版的基础上修改定制：去除相对次要的“分类号”“出厂号”“经费科目”3个栏目，增加“存放地点”“实际领用人签字确认”和“备注”3个栏目。

1.3.2 现场核查

资产清查工作组按照既定的资产清查日程，携带条码清查机〔清查机中预先导入当日所查系(部)资产数据〕和《系(部)仪器设备类资产明细账》(第二版)赴相应系(部)，按领用人逐一扫描仪器设备上的资产条形码标签，扫描完成后请相应领用人签字确认。扫描过程中特别注意核查资产条形码与相应设备是否完全匹配，有误者现场更改。对自查中未发现或遗漏的问题如“报废”“损坏”“闲置”等，经清查工作组现场协商后，将建议处理方式直接输入条码清查机中，同时在《系(部)仪器设备类资产明细账》(第二版)中备注。

1.3.3 数据汇总与核查结果处置

现场核查结束后，将清查机中的数据导入系统中，并对现场核查中发现的少量资产相关信息的修改进行维护后，生成“清查异常资产明细账”(对系统模版添加负责人签字确认栏目)，请各部门领导审核，并对确认需处置的异常资产提出建议和申请。对不适合作为异常资产处置的由各部门资产员上报清查工作组并重新核查。

经上述核查与反复修改，最终形成《系(部)仪器设备类资产明细账》(第三版)下发系(部)，并指导系(部)建立仪器设备类资产三级明细账。生成学院《资产清查异常资产明细账》并提出处置建议报批。上级核批后方可在仪器设备管理系统中作“报废”“丢失”“调出”“退库”等最终账目修改处理。

2 应用北化系统(Web版)构建仪器设备类资产动态化管理模式，建立健全资产长效管理与清查制度

2.1 系统构架、设置与数据导入

按照北化系统(Web版)构建要求，结合本院系(部)分布具体情况，在信息中心的技术支持下完成系统构架与设置，并将本次资产清查后的全院实际仪器设备类资产数据导入系统。

2.2 基于Web系统的设备处置操作培训与资产管理的动态化运行

Web系统构建完成后，根据北化系统(Web版)说明书编印符合本院实际的《基于北化系统(Web版)平台的仪器设备类资产购置后处置流程与操作说明》，召集各系(部)资产员集中学习和实际操作演示。

培训完成后，各部门对资产的验收、领用、入库、转移、外借、报废等处置均由部门资产员在Web系统上进行操作，经主管部门核准审批后方可实施设备的处置，实现资产管理的动态化运行。

2.3 立足长效管理，采取有效措施，实现资产清查经常化

建立完善的固定资产清查制度，采取定期固定资产清查与重点抽查并举的资产清查长效化管理措施：定期固定资产清查与年终各部门资产盘点相结合，重点抽查与专项清查相结合，时刻做到账账、账物相符。对清查后出现的盘盈盘亏资产要认真查找原因，分清责任，及时处理。将各部门固定资产管理情况纳入部门、科室、个人年终考核指标，并奖励先进，通报批评落后。

3 高校仪器设备类资产清查与管理的几点建议

3.1 建立一支高素质的资产管理队伍

高校应把固定资产管理队伍建设列入学校整体规划，建立一支高素质、执行力强、责任心强的资产管理队伍。第一，明确资产归口管理部门，有条件的院校应建立专门的资产管理部门，统一管理，避免多头管理造成的资产归属不明确和管理上的推诿扯皮。第二，各系(部)挑选熟悉本部门资产分布及现状、业务水平高、作风踏实、责任心强的人员作为本部门的专(或兼)职资产员，在本次资产清查中，我们深刻地体会到，认真负责的资产员可为资产清查的顺利开展提供极大便利。第三，不断提高管理队伍的固定资产管理意识和管理水平。管理者的管理意识和责任心直接影响着固定资产的管理效果，因此，务必使管理队伍认识到固定资产管理在保障学校教学科研、优化资源配置、提高资源利用率等方面的重要意义，彻底摒弃那些“管与不管，反正东西都在”“只要东西不丢失，不损坏，就算管好”等消极的、低层次的管理意识。第四，加强对资产管理人员的业务培训，提高他们的业务水平，使其能够担任网络信息化的资产管理工作，实行固定资产的网络化管理，实现固定资产的静态管理向动态管理转变，逐步达到固定资产管理的科学化、规范化和快速高效的要求。第五，要建立严格的奖惩制度，将资产管理业绩纳入学院考核体系，对管理业绩突出和管理混乱造成损失的人员分别予以奖励和处罚。

3.2 建立完善的固定资产网络化动态管理体系，施行资产管理与审批管理、财务预算相结合的管理制度

长期以来，由于家底不清，管理弱化，导致高校在设备购置审批、财务预算编制等方面缺乏资产管理数据提供的有力支持，从而不可避免地出现部分固定资产的重复购置、闲置、配置不合理、利用率低等情况[1,5,7,8]。通过建立完善的网络版固定资产动态管理系统，资产管理部门在审批各单位设备购置申请时，可通过该系统查询申请部门同类设备的具体情况和全校是否有满足要求的闲置设备，避免重复购置，造成资源的浪费；财务部门通过该系统将财务预算与资产管理相结合，掌握各单位的资产存量、构成及使用情况，为编制部门预算提供依据，为主管校领导决策提供参考。最终实现仪器设备公平配置与合理调拨、充分提高资产使用率。

3.3 建立规范的仪器设备长效管理制度，实现合理配置、物尽其用

资产清查是为了摸清家底，为领导宏观决策提供依据，同时也是对现有管理体系、管理制度和措施以及管理效果的检验[1,9,10]。因此，建立规范、完整、可行的设备领用、维护、转移、报废的长效管理制度是保障资产的安全与完整，实现设备资产充分合理配置和使用的保障。具体需注重以下几方面工作：(1)要建立科学合理的仪器设备监督管理责任制，遵循 “谁申购谁领用，谁领用谁管理”的原则，将责任落实到具体的部门、科室及个人，明确设备管理部门、使用部门以及个人的责任。人员变动要及时移交涉及的相关设备，并在管理系统上更新和维护。杜绝人员变动产生的管理混乱。(2)坚持设备日常使用维护制度，加强维修、保养，提高固定资产的质量和使用寿命。由于高校教学周期的特殊性，往往是一年中的某段时间使用频率高，其余时间则很少使用，这就给仪器维护、保养提出了更高的要求，特别要注意避免因长期闲置导致仪器设备损坏情况的出现。(3)要规范设备转移程序。充分吸收2007年资产清查的经验和教训，明确转移原则和条件，坚持审批程序，审批完成后方可执行设备的转移变动。不得随意进行设备的转移。(4)要完善报废注销制度。由于历史的原因，不少高校账面上不同程度地存在着为数不少的“无用设备”，扔不得，用不得，还得专门腾地方保管。这就要求建立完善的报废制度，细化仪器设备报废条件，建立一套操作性强、可控性好的仪器设备报废程序并严格执行。(5)建立完善的资产清查制度。本次我院应用仪器设备管理系统，借助带有条码扫描功能的手持数据终端进行资产清查，深刻体会到“信息化手段自动清查”与“传统手工清查”相比表现出的便捷、高效和准确，在本次资产清查初始化数据的基础上，建立完善的资产清查制度，坚持资产清查的经常化，长期保持账账、账物相符，掌握使用现状，盘活资产，避免积压闲置、做到合理配置，物尽其效。

高校仪器设备类资产是教学、科研的物质保障，是提高高校办学条件及提升高校综合实力的重要基础，对仪器设备类的管理是一项非常重要而又极其复杂的系统工程[3,11]，必须充分认识，借助信息化手段，不断加强完善和加强管理，为高校的综合实力水平提升创造条件。

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[7] 王淑娟.基于条形码的高校固定资产信息化管理初探[J].中国科教创新导刊,2010,25:221.

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Inventory and long-term management of instruments and equipment based on assets management software in colleges and universities

Jiao Haishan, Jia Wensheng, Jin Zhenhong, Luo Xiaoqing
Suzhou health college, Suzhou, 215009, China

For a long time, poor awareness of the management, incomplete and imperfect system of management and many other factors have led to undesirable problems in colleges and universities such as unmatched stuff account, ineff cient use of property, and even a large number of idle assets. With the help of information means, our college made a new round of inventory in instruments and equipment. Long-term assets management and inventory system was then established based on "Web" equipment management system platform. Transferred from a static way to a dynamic one, the f xed assets management would be scientif c, standardized and eff cient. So the instruments and equipment would be allocated properly and used eff ciently.

asset inventory; long-term management; software; instruments and equipment

2011-09-30

焦海山，硕士，助教。