对高等学校资产生命周期管理的思考与实践

刘海林

浙江树人大学中国民办高等教育研究院 浙江杭州 310015

对高等学校资产生命周期管理的思考与实践

刘海林

浙江树人大学中国民办高等教育研究院 浙江杭州 310015

分析了高等学校资产管理存在的问题，介绍了资产生命周期管理的概念，提出了用大资产模式进行资产管理的理念：以工作流平台和数据流平台结合为前提，以专业化、信息化和精细化为手段，以动态监控为管理保障。

高等学校；资产管理；生命周期

资产生命周期的概念来源于“产品生命周期”。产品生命周期(product life cycle，简称PLC)，是指一种产品从原料采集、原料制备、产品制造和加工、包装、运输、分销，消费者使用和维修，最终再循环或作为废物处理等环节组成整个过程的生命链，是指产品的市场寿命。产品生命周期的本质是把人员、数据、流程和业务系统进行整合[1]。

资产生命周期，通俗地讲是指资产从“出生”到“死亡”的整个生命过程，它涵盖了资产的计划管理(调研、申报、论证、审批)、经费管理(预算、支付)、采购管理(采购、合同、验收、入库)、使用管理(使用、维护、维修、调拨、报废)、队伍管理(部门、队伍)和统计(报表、利用率)等众多环节。可以把资产生命周期分为两段：前段工作包括调研、论证、申报、预算、审批、采购等环节；后段工作包括入库、验收、支付、使用、报表、报废等环节。

目前，国内高校很少实行资产生命周期管理的模式[2]，现有资产管理模式多侧重从入库开始的资产生命周期后段管理工作，这是“小资产管理”模式。由于小资产管理模式存在不少问题，因此可以借鉴企业中的“产品生命周期”管理模式。在高等学校中采用“资产生命周期”的“大资产管理”模式进行资产管理，解决现实问题，进一步提升设备管理水平和管理绩效。

1 当前高校资产管理中的问题

当前高等学校在资产管理上虽然纷纷采用信息化手段，但更注重的是从资产入库后开始的资产生命周期后段的管理，并没有涵盖整个资产生命周期的管理，因而存在明显的不足。

1.1 信息不对称

(1)资产生命周期的管理过程涉及学校多个部门：预算部门负责学校的预算，决策部门负责项目的论证和审批，二级部门负责资产的使用，采购部门负责资产的购置，资产管理部门负责资产的账务和管理，纪检部门负责整个过程的监督。各部门在工作中的侧重点不同，致使其获得的信息内容各不相同，从而引起信息的不对称。

(2)在实际操作过程中，由于一个项目从论证到最终完成要经历一到两年甚至更长的时间，在这之间，由于外界环境的变化(如上级主管部门新的要求)、技术的进步以及项目本身的调整，均会引起项目要求的变化。对于这种变化的信息，各参与资产生命周期管理的部门获取渠道和所获得的信息量是不一样的，这也会引起信息的不对称。

1.2 数据不共享

(1)由于各高校所运用的设备管理信息系统往往在设备的识别编码方式上不统一，设备管理数据未能实现实时交换和共享，特别是在计划(论证)阶段和采购(招标或竞价、安装调试)阶段，由于客观上存在较多的不确定因素，使得“论证”和“采购”等管理系统中的数据很难与“资产管理系统”实现共享[3]。

(2)现行的学校内部资产管理模式，在进行动态数据统计时更多地要求由二级学院和部门进行申报，由资产管理部门进行汇总统计，这使部分动态数据失真且无法及时共享，致使学校决策部门在决策时出现偏差，引起资产的重复投资、超额超标配置，无法有效提高使用率。

1.3 沟通不及时

在资产生命周期管理过程中，每个部门均有自己的侧重点：财务部门注重的是预算执行和完成情况，审批部门注重的是项目的可行性和必要性，采购部门注重的是产品的性价比，使用部门注重的是产品的性能，纪检部门注重的是合法性以及过程的公正、公平和公开，因此各部门对于完成工作的着力点、解决问题的出发点都是不同的，在资产管理工作流程中会出现衔接上的漏洞、沟通上的不足。

2 资产生命周期管理的意义

2.1 实现资产管理理念的全面提升

高等学校资产管理，要改变一直以来只注重资产生命周期后段管理的“小资产管理”模式，充分认识到资产生命周期前段管理的重要性，必须将资产生命周期前段纳入管理过程中，要将管理过程向上游延伸，执行资产生命周期全过程的“大资产管理”模式。

资产生命周期管理追求的目标是通过资产生命周期各过程的管理，杜绝低水平引进和重复投资造成的资金浪费，提高设备的使用率，降低故障率，保证设备的正常运行，并在后期处置设备时最大限度地将闲置或报废资产转化为学校的经济收入，从而实现学校设备资产投入产出最大化，满足学校师生对实验及教学设备“安全、可靠、优质、高效、经济运行”的现代化要求[4]。

为实现资产生命周期管理的目标，学校各管理部门和使用部门必须全方位提升资产管理理念，采用专业化、信息化和精细化等管理方式统筹规划整个资产管理生命周期，完善资产管理制度和评价标准，形成较为完整的资产生命周期管理体系[5]。宏观方面，学校应当树立规范统一的管理理念，从思想上提高各级管理人员对设备资产精细化管理的意识，树立对待设备资产管理的严谨态度[6]；在行动上，以设备价值为纽带，以设备为基本管理对象，覆盖资产生命周期中的各个环节，通过缺陷管理等标准规范的建立，完善种种维护策略，辐射采购、库存、项目、成本会计和人力资源等业务功能[7]，实现学校设备资产管理专业化和精细化的目标。微观方面，学校必须做好设备生命周期每个阶段(尤其是设备使用阶段)所要求的具体管理工作，树立以设备为本的意识，实施人性化的维护维修管理[8]。

2.2 执行数据标准化、实现数据共享化

数字化校园是利用计算机技术、网络技术、通信技术对校园教学、科研等有关的信息资源实现全面的数字化，运用科学规范的管理，对这些信息资源进行整合和集成，使这些信息资源能够有序地运转，更好地为校园服务[9]。结合学校数字化校园建设，在资产生命周期管理中制定资产数据标准，并纳入学校数据中心统一管理，为数据库之间数据信息的实时交换、更新和共享提供支持。从项目申报开始就给资产一个唯一数据源，这个数据源将伴随着资产的整个生命周期，通过这个数据源，申报部门可以通过“大资产管理系统”及时了解项目的进展情况，还可以与各职能部门进行交流和沟通，各种信息也能及时反馈到相关部门，使各类可能产生的问题得到及时解决。另外，各部门也可以随时获取所需设备的信息，为其管理决策提供及时可靠的依据，节约了管理成本，提高了管理效率。

2.3 符合学校政务公开的要求

高等学校的校务公开是高等教育大发展背景下加快高校民主政治建设、廉政建设以及提高教育质量和办学水平的必然要求[10]。资产采购是学校政务公开的一项重要内容。资产从申购到报废是个漫长的过程，尤其是在项目立项后、合同正式签订直至到货前，期间有很大的不确定性，要将过程中的每一环节都及时地对外发布，让广大师生尤其是项目管理的参与者知道项目的进展情况。资产生命周期的管理模式，将整个过程在系统内及时反映，所有过程信息公开、透明，严格执行政务公开的相关规定。

3 资产生命周期管理的实践

针对当前学校资产管理的实际情况，结合资产生命周期管理要求，我校依托现代化信息技术手段，构建了“大资产管理系统”的网络平台，解决资产在整个生命周期内预算、采购、使用、报废等环节的信息化管理，为资产管理、财务管理、实验室管理等部门以及教师、学生等，提供一个网络化协同办公、资产数据共享的平台，进而提高资产的利用率，以期达到上级主管对学校资产管理的要求，同时满足学校数字化校园建设的要求，满足资产高效使用的要求，促进节约型校园建设，提升了学校资产管理工作的水平及效率，并实现了以下突破。

3.1 实现设计思路由管理理念向服务理念的转变

一般管理软件大多基于方便管理者使用的原则而设计的，目的是使管理者获取第一手信息和资料，以利于管理手段和方法的及时优化，但往往没有考虑到如何有效惠及被管理者。在高等学校中，普遍认为管理即是服务[11]，管理工作就是为教学、科研、社会和文化传承做好服务，为广大师生解决后顾之忧。基于这样的理念，在大资产管理中强调的是服务意识，设计思路从基于管理者的方便向使用者的方便进行了重大调整，整个系统更多地从使用者的角度进行设计和开发，在设计中更注重使用者能在管理系统中快速地熟悉、便捷地使用、准确地获取数据。

3.2 实现工作流程平台和数据管理平台的有机结合

大资产管理系统除了与学校数据中心对接，提供及时、准确的资产数据外，还作为资产管理工作流程的一个平台，使资产管理的整个过程，包括申报、审批、预算、确认书、招标、合同、供货商、验收、入库、报修、调拨、报废以及经费使用情况等所有环节及时地在系统中体现，系统以不同的颜色表明工作环节的各类状况。将工作流程平台纳入大资产管理系统，实现工作流程与数据管理的有机结合，极大地方便项目参与者，尤其是资产申报人员或实验室项目负责人及时了解申报项目的进展情况、经费使用情况、合同执行情况等，也使相关部门和人员能够准确了解学校其他资产、设备的使用、布局等所有信息，为信息反馈、事项决策提供有力的依据。

3.3 实现资产专业化、信息化和精细化管理的要求

资产管理的专业化、信息化和精细化是高等学校资产管理者所追求的目标。大资产管理系统通过专业管理人员，用专业的方法和手段对资产进行管理，在管理过程中注重流程化、柔性化，注重以人为本，实现管理专业化的目标。大资产管理系统通过现代管理理念，以计算机互联网手段实现管理目标，强调参与资产管理的人员要及时掌握市场信息、监管运行状况、发布服务信息、分析各类数据，实现管理信息化的目标。高等学校资产精细化管理，实质上是指高等学校应用管理信息系统，优化资产管理制度体系、资源配置、程序控制、层级链接、管理标准等，从而使学校资产管理趋于精细化[12]。大资产管理系统依靠现代信息技术的优势，通过关注管理过程的中细节，以最优的规划、配置、方法、操作，获取最优的效益，实现精细化管理的要求。

3.4 实现对资产管理动态过程的监控

资产管理是一种目标管理，更是一种动态的管理。信息化管理系统能够全面反映单位资产在其寿命周期内的各种明细和汇总信息，对单位资产动态信息进行全过程的管理[13]。大资产管理系统对数据进行实时采集，及时反馈给相关人员，使相关人员能够根据最新数据适时进行方案调整和改进，实现了P(Plan-计划)D(Do-行为)C(Check-检查)A(Act-行动)循环动态全面质量管理模式，为数据的查询、统计及报表的生成提供了方便，实现了资产动态管理与目标管理的有效结合。

高等学校的资产管理是一项系统工程，必须从源头上重视起来，要注重整个资产生命周期环节，加强协调、沟通。同时，相关部门应统一思想，协同配合，做好资产生命周期的管理工作，使其在高等学校的教学、科研工作中发挥应有的作用。

[1] Will.Bosma.应运而生的产品生命周期管理[J].中国机械工业,2009,2:26.

[2][3] 陈敬德,温光浩.高校设备的生命周期管理模式初探[J].实验室研究与探索,2010,29(6):183.

[4][8] 黄坤,李彦启,胡煜.设备全生命周期管理方案刍议[J].实验室研究与探索,2011,30(4):174.

[5] 王玲.论电网企业的资产全寿命周期管理[J].中国总会计师,2008,11:66-67.

[6] 王备.对设备资产全寿命周期的思考[J].电力信息化,2007,2:20-22.

[7] 旋绮,朱峰.电网设备资产的全生命周期管理[J].华东电力,2006,11:66-68.

[9] 谭锦才,陶顺.高校仪器设备档案信息化建设的思考[J].实验技术与管理,2011,28(3):205.

[10] 孙伟成.高等学校校务公开环境要素分析[J].黑龙江教育,2009,4:83.

[11] 韩冰.提高高校设备管理人员的服务意识[J].山东纺织经济,2010,11:104.

[12] 陈荣芳,詹汉荣.试析高等学校国有资产精细化管理模式[J].会计之友,2011,6:23-24.

[13] 于津,赵竹明.国有资产信息化管理研究[J].财务与金融,2010,127:76-77.

Thinking and practice of asset lifecycle management in higher education

Liu Hailin
Zhejiang shuren university, Hangzhou, 310015, China

This paper analyzes the problems of assets management in high education, introducing the concept of asset lifecycle management and proposing the mode of large assets management, which is on the premise of workf ow and data stream with the method of specialization, informatization and ref nement and using dynamic monitor as management measures. This passage provides experience for reference to assets management in higher education.

high education; assets management; life cycle

2011-11-30

刘海林，硕士，助理研究员，副处长。

浙江省高等教育学会课题项目(编号：Y201118)。