提高人事档案管理水平需处理好四个关系

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干部人事档案是干部人事工作的重要组成部分，也是做好干部人事工作的基础保证，是考察、了解和选拔培养干部的重要手段，在人事工作中有着不可替代的作用。为进一步加强干部人事档案建设，全面推进干部人事档案制度化、规范化、科学化管理，中组部在全国组织开展了干部人事档案目标管理工作。结合多年从事干部人事档案工作的实践，感到处理好以下几个方面的工作关系，对进一步加强干部人事档案工作，提高管理水平具有重要意义。

一是正确处理人事档案传统管理和现代化管理的关系。以计算机为代表的现代化管理手段在干部人事档案工作的应用，大大提高了工作效率和水平，减少了调档工作量和人事档案的磨损，提高了人事档案工作的现代化水平，成为越来越多人事档案部门的共同选择。进一步利用计算机等现代化管理手段，开发人事档案资源，提高应用的广度和深度，是今后人事档案管理发展的必然趋势。但也应充分认识到，几十年来我们在人事档案的搜集整理、保管保护、提供利用等方面积累的许多行之有效的传统管理方式，在今后相当长的时间里仍将在人事档案管理工作中发挥重要作用。其中有些工作，如用印、签字、有关表格的填写，特别是人事档案的整理装订，是计算机等现代化手段所难以替代的。坚持一手抓现代化管理，一手抓传统管理，是人事档案管理发展的方向。

二是正确处理档案管理部门主动搜集档案材料与档案形成部门主动送交档案材料的关系。这是保证人事档案内容完整性的根本保证。人事档案内容建设是人事档案管理工作的重点，也是当前人事档案建设的一个薄弱环节。从一些单位的情况看，不少应进档案的材料没有及时进档，而且带有一定的普遍性，从一定程度上影响了档案的利用。究其原因是多方面的，主要是人事档案管理部门和有关人员主动催要得不够，形成档案材料的有关部门没有及时将应归档的材料送交档案管理部门，没有形成通畅、有效的人事档案材料收集网络。要解决好这一问题，首先是档案管理人员要改变“你送我装”、坐在办公室等材料的被动做法，根据掌握的信息，及时、有针对性地到有关部门催要有关材料。其次，档案形成部门要加强对人事档案知识的学习，增强档案意识，养成主动向人事档案管理部门送交有关人事档案材料的习惯。在“双向主动”、建立完善人事档案收集网络的基础上，通过落实责任制、定期召开有关会议、定期收集等形式，使人事档案收集网络及时、有序、通畅地流动，保证档案内容建设的完整性。

三是正确处理档案整理过程中规范整齐和保护内容的关系。对人事档案材料进行整理是实现人事档案工作规范化，有效地保护和利用档案的客观需要，在整理过程中存在的一个主要问题是：整理得不够规范，整理后的档案比较粗糙，参差不齐或掉页；有的片面追求整齐，裁切得不够细心，把档案材料的文字切掉了。规范整齐整理和确保整理过程中档案内容的完整性是整理档案的基本要求，也是每个从事档案整理人员的基本功。在整理过程中，如遇到整齐裁切和保证内容完整性两者难以兼顾的情况，应在精心裁切、避免掉页和切字的前提下，尽可能保证档案整理的规范整齐。

四是正确处理加强管理与提供利用的关系。加强管理和提供利用是人事档案建设两项经常性的工作。保证快捷有效利用是加强管理的出发点和落脚点，管理部门要特别注意克服重管理、轻使用的思想倾向，坚持一切管理工作的中心都要围绕如何提高利用水平、迅速准确地提供有关人事档案材料、满足人事工作需求来进行。管理工作的加强是一项日积月累的工作，不可能一蹴而就。需要在档案材料的收集鉴别、归档整理、保管保护等基础管理方面一点一滴地打基础、下工夫，常抓不懈。在管理工作中，要特别强调档案的保管保护工作，尤其要注意防火、防潮、防盗、防虫、防光、防高温等“六防”措施的落实，确保万无一失。在提供利用的过程中，要十分注意加强档案的保管保护，避免档案的损坏；严格履行利用的审批、转递等环节的把关手续，堵塞漏洞，防止别有用心的人借机抽取、更换档案内容，在利用环节谋取个人私利。