谈医疗事故技术鉴定业务档案的管理

李 真

山东省医学会，山东济南 250014

谈医疗事故技术鉴定业务档案的管理

李 真

山东省医学会，山东济南 250014

本文针对医疗事故技术鉴定档案管理工作展开，旨在研究医疗事故技术鉴定业务档案工作的重要性、目前现状、安全保密工作、信息化管理、以及医鉴办档案的合理充分利用，通过对这一系列问题的研究，形成了一套行之有效的对医鉴办档案的管理办法，体现医疗事故技术鉴定档案管理的重要意义，保证安全的条件下，尽可能发挥其重大作用，应用于广大医生学术工作中和临床工作中，促进医患和谐。

医疗事故技术鉴定；业务档案；管理；安全有效利用

医疗事故技术鉴定工作是一项政策性特别强，要求特别严谨的工作，在鉴定管理过程中，每个鉴定会后都要将当日的案例进行及时归档整理，每本业务档案都有十分重要的价值和参考意义，笔者就多年的医鉴办业务档案的管理谈一下自己的经验。

1 医鉴办业务档案的重要性

医疗事故技术鉴定工作不但是维护医患双方合法权益的重要途径，也是医疗质量管理的重要手段，在卫生工作中有着至关重要的作用，医鉴办的档案管理工作是医鉴工作的一部分，是提高办公室工作质量和工作效率的必要条件，是维护案例真实面貌的一项重要工作。管理好医鉴办档案，对医疗事故的减少，促进医疗卫生行业内部规范乃至全省医疗卫生行业的进步都起着至关重要的作用。医鉴办业务档案，每一本是一个故事，是一个案例，是一份真实的经验和教训。管理好医鉴办的业务档案，需要工作人员耐心细致的工作，具有极强的工作责任心和使命感，保护好业务档案，是医鉴办工作的重要使命之一，利用好业务档案，发挥好这些档案的作用，能减少医患纠纷的产生，促进医患和谐，进而促进社会和谐。

2 完善各项档案管理制度与档案库房的管理

为了更好的保存与保护医鉴办业务档案，在原有档案管理规章制度基础上，不断进行完善更新，总结出一整套医鉴办业务档案管理规章制度，并做到严格遵守，制度上墙[1-2]。

2.1 档案室的规章制度

档案室管理是保证医鉴办业务档案保存完好的重点。从总体上讲，医鉴办档案室是按照国家相关规定来设置的，由于单位条件有限，没有能够单独兴建，目前医鉴办的业务档案室还是设置于办公楼内，但还是在现有条件下，做到了对档案室的重视与保护。设置独立的档案室，对温度、湿度、日晒度、楼层等均有要求，并对房间作了相应装修，门窗进行加固，并设防盗网，安装防盗门，以防盗窃。档案分柜上锁，档案柜都由专人负责管理，其他人员一律不准入内。在档案柜的摆放上也下功夫进行设计，力求节约空间的基础上，做到方便查找。

2.2 档案的保管制度

每本案例单独归档，并作了详细归档目录，对鉴定专家的记录签名都严格把关存档，并对现场会议记录情况也进行归档，方便日后查阅，提供详尽资料。归档时详细检查，保证材料齐全，完整无缺，如遇特殊情况有缺失纸张，都详细记录备案，方便查询。归档文件均要求字迹清楚，内容真实，装订结实，整齐规范，排列有序[3-5]。切实做好业务档案的防火、防潮，防蛀工作，认真对待每一本档案。

2.3 档案室借阅制度

为了更好的保护及利用好业务档案，制定了详细的医鉴办业务档案的借阅制度，设立电子文档与纸质借阅签字制度，每借出一本档案都要详细记录、审查，经手人、借阅人、分管领导三人分别签字，方可取出被借档案，借阅事由及借阅、归还时间都作了登记，从一定程度上保证了档案的安全。又能促进档案的合理利用。

2.4 档案利用制度

档案是宝贵财富，只存不用，难以发挥出档案的重大作用，档案的利用制度，就是针对需要借出大量档案时，对借阅者的审核，对用途进行核实，最大限度保证档案能够合理利用，同时也能保证档案资料的系统安全性。俗话说，没有规矩不成方圆。这些制度的设立与遵守，保证了医鉴办业务档案能够完好无损的保存下来，并且得到合理利用，发挥它的巨大作用。

3 医鉴办业务档案管理的信息化建设

当今，是信息化的时代，依靠计算机强大的信息处理能力，能大大提高工作效率。相对于传统的档案管理工作，档案文件的登记、用笔用字的规范、统计、存储都需要很多的时间和工作，同时还容易出现错误。利用信息技术可以使医鉴办档案的收集、储存、分类、统计和查阅等一系列的工作变得十分便利，同时也增强了档案文件的可靠性。根据这一特点，在医鉴办的业务档案的管理上，充分发挥了计算机的作用，分别设置了归档文件目录，用来对每本档案的每份文件进行登记，另外对每本档案进行编号，顺序排放，方便查找，设置总表，已归档都作了标记，做到档案管理员心中有数。根据医鉴办档案的特色设置了案例情况统计表，每个案例涉及科别以及鉴定大体情况，都进行记录，组织表格，这样一来方便查询，同时也能很好的做到分门别类，整理归纳。2010年医疗事故技术鉴定办公室出版了《典型案例100例》一书，鉴定专家针对过去鉴定的案例，归纳总结，吸取经验，组织成文，这个过程需要外借大量档案，因为有此表格，查询方便，还能把此类案例都找出来，供专家选材[6]。不仅节约了时间，更能促进档案的合理利用，发挥巨大作用。总结归纳其卓越优势，有以下几点：

3.1 医鉴办的档案管理工作方便高效

从前管理员要手工收集、整理，提供单位利用，工作量很大，但是效率却不高。充分实现信息化后，很多数据只需要一次录入，就可以反复多次利用，节约了工作时间，提高了工作效率。

数据只需一次录入可以多次利用：数据无论从文书管理录入、还是从档案管理录入，只需录入一次，即可在档案管理内部进行数据共享，提高了工作效率。很多报表、归档目录、背靠表、案卷目录都可以设定统一格式，直接打印，不仅使业务档案更加规范，也能有效地节约时间。此外对上报数据等表格计算机也能直接计算统计，方便快捷。

3.2 为检索查询提供了便利

过去的检索方法是档案管理员从纸质的手写目录中，找出所需的档案编号，根据编号到档案室查找，不仅耗时，而且费力。医鉴办档案管理实现信息化后，对于业务档案的检索和查询相当方便，只需要通过计算机操作就可以实现及时查询，在时间和空间上都更为方便快捷。

3.3 更好的保证业务档案的安全

传统的档案查询借阅多是以人工操作为主，档案多次拿出翻阅、登记，容易出错，也容易丢失和损坏。档案管理实现信息化后，档案的查阅很多可以利用计算机操作，减少了档案的反复多次出库入库，更好地保障了档案的安全。同时设置了档案催还功能，及时提醒档案管理人员对外借档案的按时收回。

4 安全管理与合理利用

档案管理的重中之重是保证档案资料的安全，但一味的保证安全，而不将他们合理利用就失去了档案保管的意义。档案的合理利用，是档案的目的，也是档案的生命，所以档案的合理利用非常重要。所谓合理是保证档案安全的前提下，最大程度地对资源有效利用。医疗事故技术鉴定工作意义重大，在多年的鉴定档案中，有许多宝贵经验和教训，如果加以归纳总结，并运用于医学实践中，对临床医生非常有帮助，最重要的是对医疗事故减少有直接关系。所以，对医鉴办业务档案的管理上，我们采取保障安全、方便专家、服务社会的理念。积极配合学术研究需要，目前根据业务档案出书两本，课题若干，并经常用于专科学术交流中，得到了有效利用，真正做到了服务大众。

5 视频、有声资料的归档保存

在医鉴办业务档案中，经常有医患双方提交视频、有声资料。为了更好的还原案例的全貌，这部分档案也应该得到很好的保存，然而这部分资料占用空间大，并且不方便保存，所以保存声像资料难度较大。医鉴办的业务档案，我们将其中的声像资料进行复制，以光盘形式存档，为了方便查找，光盘档案随纸质档案一起存放，以案例为单位。2008年医鉴办的会议室安装摄像头，对鉴定会进行全程录像，并对会议内容进行刻录、存档。为今后业务档案的利用提供更大的便利，更完整的还原鉴定会全貌。同时，对鉴定专家也是督促和监督，每一句话，每一个观点，都要有据可依，做到依法鉴定，公平鉴定。

[1]贾建萍.提高图书馆工作人员素质浅论[J].图书馆工作与研究，2001，（4）：58-59.

[2]吴建中.21世纪图书馆新论[M].上海：上海科学技术文献出版社，1998.

[3]马卫星，许扬.新时期加强医院档案管理工作的思考[J].中外医学研究，2011，9（13）：136.

[4]刘均贤.卫生档案工作指南[M].北京：中国文史出版社，2006.

[5]王文春.对档案信息化建设的思考 [J].实用医技杂志，2008，15（13）：1755-1756.

[6]王晓哲.增强法律意识加强病历档案管理[J].中外医学研究，2011，9（12）：108.

R197.3

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1674-4721（2012）06（a）-0174-02

2012-03-27 本文编辑：马 双）