近五年来高校文档一体化研究综述

　　摘要：随着办公自动化和档案管理信息化的普及，越来越多的学者将目光投向高校文档一体化管理的研究。本文对近五年来高校文档一体化研究的几个主要问题进行了论述，主要包括文档一体化的理论基础，高校实行文档一体化管理存在的问题，必要性、可行性，以及高校实行文档一体化管理的对策和措施等。
　　关键词：高校　文档一体化　研究　综述
　　中图分类号：G250　文献标识码：A　文章编号：1672-3791(2012)01(b)-0245-02
　　随着高校校园网的普及以及现代化办公设备的广泛应用，产生了越来越多的电子文件，传统的文书以及档案管理模式已不能适应新形势下的客观需要，越来越多的学者开始将目光投向高校文档一体化管理模式的研究。文档一体化是在信息时代背景下提出的一种新型管理模式，是从文书管理和档案管理的全局出发，将公文处理与文件归档有机的结合起来，对文件从生成、办理到归档进行全过程管理，实现公文处理、文书立卷、档案保管的一体化。
　　笔者在网上对近五年来研究高校文档一体化的相关文章进行了搜索，首先在中国期刊全文数据库中，选择时间为2005到2011年，并以题名为“文档一体化”及“高校”进行逻辑与检索，得到检索结果21篇。在万方数据库中以同样方式查得35篇。对检索结果进行整理，剔除重复文章以及与主题关系不密切者，共得到文章30篇。现将相关内容综述如下。
　　1　文档一体化的理论基础
　　1.1　文件生命周期理论
　　文件生命周期理论最早是由欧美档案学者提出的，即指文件从形成到销毁或永久保存是一个完整的生命运动过程，具有连续性、一致性，文件与档案是分处于文件生命周期的不同阶段的同源一体的事物。张勇在《基于网络环境下的高校文档一体化管理初探》中指出；“这一理论以普遍联系和运动发展的眼光来审视文件从现行机关产生直到进入档案馆转化为档案的整体运动过程。其基本内容是：文件形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程；文件的运动过程由于文件价值形态的变化划分为若干阶段；文件在不同阶段与服务对象、保存场所和管理方式之间存在内在的对应关系”。王燕在《高校实施文档一体化管理的理论与实践》中说到：“吴宝康先生曾经指出，文件生命周期理论传入我国的意义，在于它使我们的文件与档案管理一体化的理论观点具有更为坚实的理论依据，可以说，文档一体化首先要解决的问题就是对这样一个过程进行规划、控制，而文件生命周期理论正好为这种过程控制提供了理论指导”
　　1.2　法规依据
　　林玮在《高校文档一体化管理体系刍议》中认为，文档一体化的法规依据主要来源于以下法规：(1)《国家行政机关公文处理办法》。国务院颁布的《国家行政机关公文处理办法》明确规定“公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁”。(2)《高等学校档案工作规范》。《高等学校档案工作规范》规定，党政文件材料的归档工作应实行“三纳入”、“四同步”。“三纳入”即纳入学校计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；“四同步”即在对学校工作进行布置、检查、总结、验收的同时，布置、检查、总结、验收档案工作，这就意味着党、政、群机关文书处理部门是文书立卷归档的当然机构。
　　1.3　文件连续体理论
　　文件连续体理论强调文件运动的整体性，也可以作为文档一体化的理论基础。王燕在《高校实施文档一体化管理的理论与实践》中认为：“文件连续体理论在为文档一体化提供理论基础方面与文件生命周期理论提供的是相同的东西，即是文件运动的连续性”。
　　1.4　法国档案学者G·诺加雷提出的前端控制思想，以及加拿大学者特里库克提出的电子文件后保管模式
　　前端控制思想主张在电子文件的设计阶段即文件形成前就对文件进行干预。电子文件后保管模式则强调档案管理应由档案实体转向形成过程，进而转向过程背后具体的举措、规划、职能方式等背景信息，以便揭示文件形成的来龙去脉，确保档案的凭证价值。
　　2　高校实行文档一体化管理存在的问题
　　2.1　文档分离
　　目前，大多数高校的文件工作与档案工作都是分开的，都分别设立了办公室与档案馆(室)两个职能部门各自开展工作(也有少部分高校档案馆(室)是隶属于办公室的，但在实际工作中，两者也基本是各司其职，缺少协作)，此外，文书部门和档案部门也没有一个统一的管理机制，导致一份文件在其生命周期中要经过多次登记，多次整理，造成了很多不必要的重复劳动。
　　2.2　文档工作者思想观念落后
　　文书工作人员和档案工作人员一直习惯于各自为政的工作模式，要么对文档一体化缺乏足够的理解，不能充分认识到文档一体化是适应社会发展的新事物，要么就缺乏使用信息设备的技能，又不愿下功夫钻研，安于现状，不思进取，再加上陈旧的观念很难在短时间之内有所改变，所以一直不敢突破原有的文书管理和档案管理模式。
　　2.3　经济条件的限制
　　要进行文档一体化管理，就需要面临购买现代化技术设备以及文档一体化管理软件等需要资金支持的问题，
　　而文档一体化管理往往又很难引起领导的足够重视，因而文档一体化管理很大程度上受到资金问题的制约。
　　2.4　缺乏复合型的人才
　　在高校文档一体化管理的过程中，需要一定的信息技术人才如：软件开发人员、系统维护人员、信息加工人员等。而传统的文档管理人员大多只对自身业务领域比较熟悉，在文档一体化管理过程中就会面临很多无法应付的问题，致使高校文档一体化管理缺乏既掌握计算机技术，又兼备文档管理知识的复合型人才。
　　3　高校实现文档一体化管理的必要性
　　3.1　高校实现文档一体化管理是文书工作和档案工作发展的必然趋势
　　从高校开始产生到现在，文件与档案的数量都在持续增加。尤其是进入现代化社会后，不仅随着事务性工作的增多产生了越来越多的文件，而且人们也越来越认识到档案的重要性，更加注意档案的积累，导致档案的数量飞速增加，给档案管理工作带来非常大的困难。文档一体化管理使得文书工作和档案工作都更加快捷方便，它具有存储量大、运用灵活、节省时间、快速检索等特点，其优势正日益显现出来，成为文书工作和档案工作发展的必然趋势。
　　3.2　高校实现文档一体化管理可提高工作效率，实现资源共享
　　在传统的文书工作和档案工作中，两者分别有不同的工作标准以及不同的操作规范，造成了归档过程中许多不必要的重复劳动。文档一体化管理把文件管理和档案管理看做是一个相互联系的、统一的系统工程，对两者采取统一的工作标准和操作规范，不仅保证了档案的质量，还简化了繁琐的工作程序，减少了不必要的人力、财力、物力的浪费，真正实现文书和档案信息的资源共享。
　　3.3　高校实现文档一体化管理，可提高文书工作人员和档案工作人员的工作质量
　　首先，文档一体化管理可以减少文书工作人员和档案工作人员由于各自为政所做的重复劳动，其次，为了适应文档一体化管理的需要，文书工作人员及档案工作人员需要及时更新并充实他们的知识结构，并在此过程中不断提高自身的工作质量。
　　4　高校实现文档一体化管理的可行性
　　4.1　技术上的充分支持
　　信息技术的飞速发展，为电子文件从产生、维护、管理到归档、利用实行文档一体化管理提供了强大的技术支撑。从文件设计、产生开始，就利用计算机进行管理，并完成接收、处理过程记录、发放登记、归档录入、检索利用、借阅归还登记等文档管理的全过程，同时文件、档案都在计算机和网络中处理完成，实现纸张载体电子化，并辅助干扫描仪、微缩技术、复印技术、光盘等，使得信息得以长期保存，大大缩短文件传送处理的时间，实现信息资源共享，使得文件管理和档案管理作为一个统一的系统工程得以实现。
　　4.2　高校的人才培训优势有利于文档一体化管理的实现
　　传统的文书工作人员和档案管理人员分别只熟悉自己份内的工作，并且缺乏相应的计算机知识。实现文档一体化管理需要对文书工作人员和档案工作人员进行业务培训，而高校在人才培训方面具有得天独厚的优势，首先，高校有一大批各个专业的专家学者，其次，在培训设备方面，高校拥有从硬件到软件的全套培训设备。因此高校比较容易培养出一批能胜任文档一体化管理的高素质干部职工队伍，推动我国档案的事业向前发展。
　　5　高校实现文档一体化管理的对策和措施
　　从目前的情况来看，高校实现文档一体化管理还有一定的距离，还需要多做努力，并且根据现在的情况采取行之有效的对策和措施。
　　重庆大学郑善学认为应该从以下几个方面来采取措施：(1)进一步加强电子文件归档管理的前端控制；(2)进一步弄清文档一体化的业务流程；(3)进一步明确文档一体化系统的功能结构；(4)积极探索文档一体化管理的实现方案。
　　北京建筑工程学院王燕提出从以下几个方面来采取措施：(1)加强文件管理的标准化、规范化；(2)建立文档一体化管理的组织机构；(3)建立统一的文档一体化管理业务规范；(4)加强文档一体化软件的统筹规划；(5)加快办公自动化进程。
　　重庆交通大学陈国容认为：(1)建立电子文件归档管理制度；(2)档案部门主动提前介入；(3)全面把握文档一体化的业务流程；(4)明确文档一体化系统的功能结构。
　　山东大学王玉平认为：(1)学校加大投资，尽快建立0A办公系统与档案管理系统的无缝衔接；(2)选择功能齐全、易操作、安全可靠、性能稳定的档案管理系统；(3)加强专、兼职档案管理人员的业务及现代化操作技能的培训。
　　从总体来看，高校文档一体化已得到许多专家学者的认同，而且一些高等院校如云南大学等已经开始进行文档一体化的实践并取得了一定的成果，但是我国文件和档案长期分离、信息技术水平落后等诸多原因导致了将理论落实到实践上会受到许多限制，进程缓慢。这要求我们要结合我国高校的实际情况，尽快解决存在的问题，为文档一体化管理在高校顺利实施铺平道路，推动我国档案事业的发