Excel在绘图管理中的应用

　　摘要：绘图工作头绪多、任务重。以Excel为管理线索，将绘图流程中的重要节点与Excel的存档、记录、筛选、统计、备注等功能有机结合，可形成套快速、高效、精细化管理的工作机制和方法。
　　关键词：Excel　绘图　管理　流程
　　中图分类号：G232　文献标识码：A　文章编号：1009－5853(2011)05－0041－05
　　由于新媒体技术的运用与发展，以及“读图时代”的到来，各类出版物中图片的数量大大增加。以图带文的少儿图书和图文并茂的大众读物自不必说，就连专著与教材也常利用图片形象直观的优势来说理论事，尤其是随着案例教学和应用型本科教学实践的发展，各科教材中的图片运用更加丰富。图片数量增加，使图书编辑过程中绘图工作的总量与日但增。由于绘图环节大多图文分离，容易导致图片文字与正文文字不致，使图片成为图书编校质量的重灾区。这在无形中增加了绘图工作的分量与责任，使绘图工作处于超负荷状态。如何在超负荷的绘图工作中保质保量地完成任务，并做到有案可查，有条不紊，成为摆在绘图管理人员面前的现实难题。笔者经过多年实践与摸索，将绘图工作流程与Exed的档案、随时添加或删除栏目或记录、自动筛选、自动计算、备注等功能相结合，形成了一套快速、高效、精细化管理的工作机制和方式。本文以高等教育出版社绘图管理工作为参照，阐述这种工作机制和方式。
　　
　　1、接图审图，登记入档
　　绘图工作的特点是头绪杂，类别多，细碎而繁重。因此，管理人员应以高度负责的态度，把好入口关，并利用Exed形成接图登记入档的机制。将绘图流程中的重要节点在Excel中以栏目的形式体现出来，这是运用Exed辅助管理的基础，也是最为关键的步。接图审图环节的节点较多，主要包括两大方面。
　　1.1　对常规图稿的要求
　　常规图稿在交稿时要做到“齐”和“清”。“齐”即要件齐，按高教社规定，编辑交图需要提供《插图任务单》、图盘和图样。由于书号申请常常滞后，约有30％的书稿交图时因书号未审批下来，不能打印《插图任务单》，这就要求管理人员尽可能详细地向编辑询问书稿的基本信息，如项目编号、书名、开本等，以便于日后在系统中查询和确定图片的大小。“清”即图片、文字及批注是否清晰。对于抓屏图或照片，彩色图片原大一般应不小于300像素／英寸，灰度图片原大应不小于500像素／英寸。对于颗粒太粗，模糊不清，经Photoshop修整后仍达不到出版要求的图片，应及时请编辑调换，以免耽误出版进度。对于线条图，需要检查图的结构、图中字迹及编辑的批注是否清楚。
　　1.2　对特殊图稿的要求
　　(1)送审地图。国家测绘局规定凡有省界、国界和洲界的地图，属重大选题，需由国家测绘局审查、备案。送审周期通常较长，因此，在接图时就要与编辑达成共识，合理安排时间。为确保送审一次成功，送审之前，要请有资质的专业绘图人员绘制地图或核查，然后办理相关手续送审。
　　(2)再版书调图。如果再版书的图较多或较复杂，应提示编辑，是否需要调用上版书图稿(可减少工作量且节约成本)。如调用，编辑需提供上版书物料号(书号)，绘图人员负责在社内信息系统平台上调出上版书中之图。图调出后交给责任编辑核对无误后，再将所调上版书的图号在图稿打样中注明。
　　(3)专业图的特殊要求。一些理工类图书对图的大小、疏密等有特殊要求，例如，力学图中的支座、杆、力、力矩、力偶等线条的粗细全书要求一致，需做特别标注，并要求绘图人员在某项再次出现时律复制使用，以保证全书插图协调致。此外，对于双色或四色图。字或线条如何变色应标注清楚。
　　将接图审图的节点及《插图任务单》的重要信息在Excel中设置相应的栏目，即初步建立起图稿档案。需要注意的是，建立图稿档案应尽可能详细，如发现预设的栏目涵盖不了现有信息，应利用Excel的备注或插入栏目来处理。一般而言，接图审图环节设置的主要栏目包括项目编号、书名、书号、作者、开本、责任编辑等。
　　2、确定责任绘图，预算外绘图数和费用
　　出版社的绘图任务般比较重，尤其在发稿高峰期，每个月需要完成两三百种书稿的绘图和修改工作。这对于绘图人员编制普遍不多的出版社而言，仅靠社内人员几乎不可能完成任务，因此，出版社大多建立了一支稳定的外绘队伍。外绘人员虽然能够熟练运用计算机软件，但并不了解学科内容，或不重视学科内容的要求。为此，一方面，需要就某一学科重点培养两家外绘公司，并对其绘图人员进行必要的培训，使他们能在高峰期应对专业图的绘制压力。如机械专业的外绘人员需要掌握基本的点、线、面及视图对应关系，及时更新机械制图标准，掌握绘制复杂机械图的技巧等。另一方面，要综合考虑书稿重要程度，学科内容、图的难易程度，紧迫程度和特殊要求，以及外绘人员的专长、特点等，以决定是否外绘，由谁外绘。一般而言，重点书、精品书及再版书的图，应尽量安排内绘人员完成；相对简单，专业程度较低，不紧急的图则交给外绘人员承担。绘图任务的分配和责任绘图的确定直接决定图稿的绘制质量和进度，这就要求绘图管理人员做到心中有数，对各环节情况了如指掌。
　　
　　鉴于以上情况，图稿Excel档案的建立通常以年为单位，分外绘和内绘两部分，这样做既便于外绘绘图费计算和内绘工作量统计，也便于监督管理。同时，对于外绘的图稿，一开始便要将图数和费用按照类别(新绘图、抓屏图和调用上版图的价位不同)分别做出预算，记入Excel，并在Excel备注栏中列出明细。此环节需要在Excel中添加图数、费用或工时等栏目。
　　3、计划时间，监控进度
　　目前出版物出版周期越来越短，这就要求绘图管理人员既要根据发稿和出版时间与编辑协商好图稿计划完成时间，并严格遵守，又要留有余地，确保编辑有充足时间核对图稿。要做到这些，管理人员需要在Excel中增加交图日期和回图日期栏目并据此加强监控力度，确保按时完成任务。
　　
　　4、加强质检，改图刻盘
　　为保证图片质量，管理人员必须严把审核关。方面，管理人员需负总责，无论内绘还是外绘，发稿前均要进行质检。另一方面，绘图人员应积极配合编辑改图，为保证时间，二三审编辑的修改通常由内绘人员负责，管理人员最后审核。管理人员和编辑认定质量合格后，才能将电子文件刻入光盘(电子文件上缀有绘图室质检者姓名)发稿。
　　这环节是保证图片质量的关键点，管理人员在具体实施时既可通过书面签字的方式进行，必要时也可在Excel备注栏记录改图、质检等相关信息。
　　5、工作量计算和费用结算
　　对于绘图管理人员而言，还有一项重要任务是及时计算内绘工作量和外绘费用。以往，这一步最为烦琐，又容易出错或遗漏。Excel的自动筛选(第
　　行栏目名称后的下拉框即自动筛选框)和自动计算功能解决了这一难题，它使原来复杂烦琐的工作得以及时准确地完成，大大提高了工作效率。
　　计算时分为内绘和外绘两部分。对于内绘，以月为单位，在Excel内绘档案中按内绘人员姓名筛选记录，填写工作量认定单后，交由责任绘图自己保管，用于个人年终结算。
　　对于外绘，先由各绘图公司将每月绘图情况填在设定好的Excel中，再由管理人员核对。由于前期建立了详细的Excel外绘图稿档案，只需以绘图公司的名称来筛选条目，管理人员逐条核对后，即可在ERP信息管理平台上开具绘图费。
　　完成内绘工作量和外绘费用计算之后，绘图管理人员通过Excel中的项目编号来查找，筛选出相应数据，填好《审读任务单》，上交办公室，即将绘图费计入图书制作成本中，绘图工作即告结束。
　　综上可知，用Excel辅助绘图管理，关键是建立图稿档案和设置栏目。栏目一旦设定后，管理人员便可以Excel为线索，将绘图工作的全部流程贯穿起来，使原本烦琐繁重的工作变得轻松高效。同时，Excel天然形成的档案功能，能够随时为编辑与管理部门的查询提供便利，可谓一举多得。通过与编辑交流和探讨发现，此法对编辑出版工作的其他环节，如编辑、校对、印制等也不乏借鉴意