浅议公共图书馆编制地方文献索引的可持续性

刘佳贺，谢 佳

(长春图书馆，吉林 长春 130021)

1 索引与地方文献索引

“索引是指向文献或文献集合中的概念、语词及其他项目等的信息检索工具，由一系列款目及参照组成，索引款目不按照文献或文献集合自身的次序排列，而是按照字顺的或其他可检的顺序编排”。［1］索引能向用户提供多种有效的信息检索手段，是一种开发利用文献资源的重要工具。就图书馆学而言，索引属于传统目录学范畴，就图书馆工作而言，索引属于二次文献开发。

地方文献是指“记录有某地区知识的一切载体”。［2］目前对于“地方文献索引”这一概念，在理论研究上没有明确的定义。地方文献索引的编制方法与特点的研究更是少人问津。笔者认为地方文献索引应该是基于地方文献的地方性特点并结合索引编制的方法进行定义。本文所探讨的地方文献索引仅指向以地方文献为编制索引对象之信息源之意。

2 公共图书馆编制地方文献索引的意义

2.1 各类地方信息需要整序

地方文献不仅包括公开出版物，还包括了大量的非公开出版物和非书资料。此外，社会上还随时产生着大量有关地方文献的动态信息，将这些繁杂、重复的信息设定一定的条件限制(如地域、时间)，将其系统组织、整理才能解决由于信息的多样性、重复性造成受众在利用有效信息时产生困难的问题。

2.2 地方文献索引具有重要功用

2.2.1 帮助用户有效地确定关于某一主题有哪些地方文献及其出处，或在一部著作中迅速判断关于阐述某一主题或特征的信息的具体位置，以便快速查寻用户所需的信息，减少查找的盲目性。

2.2.2 简明而全面地揭示地方文献所包含的所有重要主题或特征信息，为用户快速浏览提供方便。

2.2.3 从多种角度标引地方文献，为用户提供多种检索途径，提高检索效率;调查和核实学术成果，进行大范围的地方文献普查。

2.2.4 地方文献索引还可以用于地方辞书编纂、地方文献考证、地方文献鉴别、地方古籍校勘、地方古籍整理等，以及用作语言学、目录学、文化史、科学史、文献计量学、科学计量学等研究的工具。

以长春图书馆编制的《东北地方文献索引》及续集为例。该索引以长春图书馆特色馆藏——日伪时期东北及满蒙地方文献资料作为索引的编制对象。编制体例上，按照行政区划地名立类，再按总类、工业类、交通运输类、商业类、财政金融类、农林类、城乡建设类、党派团体类、民政劳动类、军事类、文教类、卫生体育类、社会类、历史地理类、人物类等类目编排。除对必要篇目和内容做了索引词条外，对资料中的图表、照片、地图也做了揭示。著录格式按照：顺序号、篇名、出处、出版时间、页码顺序著录。同时为辅助索引，还编制了“地名笔画和汉语拼音索引”、“年号对照表”、“东北行政区划变迁表(光绪33年～民国36年)”。虽然该索引的编制时间为上世纪80年代，但是时至今日，仍能为广大读者提供地方信息的文献出处，提高工作人员的工作效率和效果。可见，时间并不能蜕变其重要的检索价值和学术研究意义。

2.3 地方文献索引是复合型图书馆资源检索、开发的重要组成部分

目前，复合型图书馆已成为我国图书馆发展主要形式，它是数字图书馆的过渡阶段。虽然传统手工索引的编制能效在逐渐弱化，但是其作为复合型图书馆地方资源检索、开发的一部分仍具有一定作用。首先，目前最符合人们阅读习惯的还是纸质型文献，编制纸质的索引能满足大事多数读者的查阅、检索需求。其次，地方文献是公共图书馆的特色馆藏，地方文献索引将这些特色资源(古旧地方文献、内部出版的地方文献和已经出版尚未编制索引的地方文献)进行规范安排、合理整序，不仅可以作为地方文献普查、留存的依据，还可以为地方数字资源开发工作提供重要参考。

3 影响编制地方文献索引可持续性的原因

3.1 利用不足的现状

以长春图书馆为例，已编制的地方文献索引包括：《东北地方文献索引》(及续集)、《东北沦陷时期文学作品索引》《地方文史资料专题目录索引》《东三省文史资料专题目录索引》《长春老照片专题索引》《长春党史人物传记专题索引》《长春企事业名录索引》《长春新貌图片专题索引》《长春市法规规章汇编索引》《伪满建筑遗迹索引》《伪满人物专题索引》等十余种。在实际工作中，读者在查阅地方文献时，能够主动提出利用索引查找资料的情况几乎没有。一般情况，通过地方文献工作人员适当的指引，读者会对索引的便捷性产生兴趣，并能主动学习索引的使用方法。可见，目前广大读者的接受的检索教育的程度十分有限，利用索引时具有被动性、依赖性。地方文献索引利用不足的原因自然导致文献开发缺少动力来源。

3.2 指导实践的理论相对滞后

在进行编制地方文献索引实际工作中，存在很多实践先行于理论的情况。例如：有的根据地方文献、地方特色编制出多种多样但不规范的索引;有的为提高编制效率，选择数据库软件、索引软件开发编制地方文献索引，且各编制单位选择的编制工具各有不同;有的脱离传统书、刊、报的单一载体或单一文本，考虑编制跨载体的索引集合或群书索引。图书馆是信息的集散地，索引是信息整序的重要工具。从理论角度探讨两门学科的交集是必要的，而实际上二者是互为相关学科，确切的理论与实践尚在不断探究之中。

2008年11月3日国家颁布了《索引编制规则(总则)》(GB/T 22466-2008)，并从2009年4月1日起实施。其中对索引的功用，索引的类型，索引的编制，索引款目及其编制、参照系统，索引款目排序，索引的形式，质量管理等做出了明确规定和说明，适用于任何类型文献的索引，包括人工编制和计算机编制的各种类型的索引。虽然其总体指导性意义重大，但其中并没有针对图书馆文献编制索引做出明确指导，也没有有关地方文献索引编制的建设性内容。

从研究地方文献索引学术论文上看，此方面论文数量较少，论述内容尚不宽泛。以2010年为时间限制，笔者通过检索中国知网“中国期刊全文数据库”发现，在2010年索引类期刊《中国索引》和图书档案情报专业期刊中，公开发表的与地方文献索引相关的研究论文不超过二十篇，且这些论文一般讨论的是方志、年鉴、报纸、某部地方古籍、某个地方古代人物论述等微观问题的实践性研究，而更具普遍指导意义的论文为数不多。

随着计算机、网络技术的不断发展，索引的编制不再局限于传统手工编制及计算机辅助编制的方法，国内外已有多种索引程序、技术产生，并以其编制高效、利用方便、更新快速的优势引领着未来索引的发展方向。但索引的编制归根到底是离不开文献研究的，无论是对索引标引范围、标引深度、取词规范，还是对于电子标引的格式、搜索引擎的组织建设等都没有统一的规范。

3.3 其他影响因素

在实践层面上，能够系统运用新技术手段于实际工作中，尚有工作制度不健全、学习激励机制不完善、新技术实验性强、相关组织团体缺少交流沟通等问题的存在，均对地方文献索引的持续性开发产生影响。在客观条件方面，地方文献索引的编制还会受到各公共图书地方文献资源建设情况的一些限制。

4 实现编制地方文献索引可持续性的建议

讨论公共图书馆编制地方文献索引的可持续性应从编制主体的视角切入，这样更具可操作性。因为无论从地方文献索引的选题、编制方法、标引选取上看，还是从索引成果宣传、读者利用情况反馈、索引的补充及完善上看，该项工作都可以说是一项充分发挥主观能动性的工作。只有编制者、编制单位足够重视，此项工作才能避繁就简，事半功倍。

4.1 建立地方文献索引编制的激励机制

4.1.1 重视对编制人员的培养和培训。主动关注或参加相关机构组织的业务培训、学术交流活动。目前，我国在索引领域对专业索引人员的培养不够，缺少大批掌握索引理论、方法与技术的索引工作人员，规模较大的索引编制项目较少，特别是索引技术和现代计算机技术的融合，还未进入实质性研究阶段，索引工作难以开展。

4.1.2 支持公开或内部刊印编制成果，或将成果转化成电子索引或数据库的形式发布在局域网络上。

4.1.3 阶段性审查编制索引的质量和数量，对优秀索引编制者予以适当奖励。

4.2 传统手工编制与计算机编制技术手段并重

《国内外索引研究的比较与发展》一文得出这样的结论：“传统索引领域的研究在未来相当长时间内仍将占据主导地位;电子标引与索引将得到进一步的发展;索引语言的研究将更加深化、系统化;索引研究将进一步向纵深方向发展，索引研究体系日益系统化;索引研究日趋国际化”。［3］可见，在网络社会的大背景下，公共图书馆编制地方文献索引应吸收传统手工编制特点和优势，同时积极探索新方法、新技术，通过实践检验方法的可操作性提高编制效率和质量。例如，长春图书馆地方文献索引由原卡片式编制方式变为利用Word、Excel软件编制，使用这些软件的复制、查找和排序等功能，一方面提高了编制效率;另一方面，将题录数字化后，便于信息重组以形成新的主题索引，免去了重复编排的麻烦。当然，我们所实践的方法是有限的，仍需进一步学习与应用。

4.3 宣传推广地方文献索引的功能，培养读者利用索引检索的意识

读者利用地方文献索引之所以具有被动性的特点，很大程度上是因缺乏检索教育造成的。这里就索引编制软件的开发现状而言，同样可说明索引之于受众的普及程度不高的问题。目前，国内中文独立索引软件只有“索引之星”一种，“既没有竞争也没有开辟出广泛的市场”。应积极推进“普及索引编制，扩大社会影响”。［4］因此，馆员除了研发编制索引外，还应该主动参与到对读者信息检索、信息素养的培训中去，从而提高地方文献的检索效率和地方文献的利用率。

综上所述，地方文献索引的编制是一项需要长期进行的地方文献开发工作，它需要编制人员在实际工作中不断摸索方法，积累经验，学习和拓展对于地方文献索引编制的认识领域，深化理论研究。在职业素养上，更需要编制人员充满对乡土的热爱和对地方文化传承的使命感。

［1］中华人民共和国标准GB/T22466-2008索引编制规则(总则).［EB/OL］.［2010-12-12］.http：∥www.cnindex.fudan.edu.cn/zgsy/2009nz/CPRS2008.htm.

［2］金沛霖.图书馆地方文献工作［M］.北京：北京图书馆出版社，2000：1—3.

［3］王知津，刘 念，黄莹莹，等.国内外索引研究的比较与展望［J］.高校图书馆工作，2010(1)：34—38.

［4］郭丽芳，温国强.国内外索引软件比较研究［J］.图书馆，2010(4)：47—48.