浅谈会计信息化的学习方法

张道珍

（十堰职业技术学院，湖北 十堰 442000）

浅谈会计信息化的学习方法

张道珍

（十堰职业技术学院，湖北 十堰 442000）

经济越发展，会计信息在经济领域中的作用越重要，随着计算机信息技术的推广普及，企业实现会计信息化已成必然，本文结合企业实施会计信息化的实际过程和教学工作分别从软件选择、企业信息化实施过程、软件操作等方面谈谈会计信息化的学习方法，供会计人员学习参考。

会计人员；会计信息化；学习方法

企业实现会计信息化后可以做到信息分散处理、集中管理，实现资源共享，保证会计信息实时传递、灵活选用，进行集约化管理，为科学决策提供依据，增强企业持续发展能力。企业在会计信息化的实施过程中，会计人员会计信息化建设实施能力的高低直接影响实施的进程和效果，所以提高会计人员对会计信息化重要性的认识，增强自身技能是重中之重，掌握好的学习方法则会起到事半功倍的作用。本文结合企业实施会计信息化的实际情况和我院高职会计专业课程教学改革总结会计信息化的学习方法，为在职会计人员和高职在校学生提高会计信息化建设实施能力提供一个便捷的途径。

一、了解企业内外部情况，选择合适的软件

财务软件或者是ERP软件是实现会计信息化的核心，软件选择的合适与否直接关系到会计信息化工作的成就。现在市场上相关软件众多，各有优点，什么样的软件能满足企业现在和未来发展需求，可以从如下几个方面考虑。

1.企业自身发展需要。一个发展壮大的企业，必须考虑以后的发展需求，单机版、网络版、站点数的选择都很重要，而且与其他软件的兼容性，是否有接口，接口是否方便、容易都必须考虑充分。

2.对功能模块的需求。结合企业当前经营和将来的发展，分析企业需要哪些功能模块，是否需要预算控制、决策分析功能等。

3.服务的重要性。在软件比较成熟的情况下，需要选择软件供应商的服务体系和服务能力。如开始上软件时的系统部署服务，供应商应根据企业购买的软件系统是否庞大、所运行环境是否复杂、基本流程是否合理、公司运行规模等各类信息进行综合评估，制订系统布署方案，最佳的方案不仅可以节省大量的时间，还可节约因软件系统所要求配置的硬件投资与网络投资成本；又如在使用期间的运营跟踪服务，做到实时改进运营状况，实现边运营边改进的贴心服务。

4.与客户、合作伙伴的兼容。不同软件之间在细微功能方面是有区别的，最好选择同企业的客户兼容的，便于业务往来。

5.发展对功能的需求。财务管理只是管理的一部分，信息化的目标是要实现所有管理的信息化，如ERP、CRM等现在不能上，但与供应商管理、销售管理等软件的互动也必须纳入软件选择的考虑范围。

二、了解软件各功能模块之间的关系

会计信息化后可以实现资源共享，打破财务信息孤岛现象，为财务分析与决策提供全面可靠、及时有用的信息，为此需启用软件中相应的功能模块。各功能模块之间的关系用下图1表示。

图1 会计信息化各功能模块的关系图[1]

从上图可以看出，总账系统是核心，财务分析与决策是目的，其他子系统的数据均传递到总账系统，为财务分析决策提供支持。

三、明确会计信息化的实施过程

按照各功能模块之间的关系和企业发展规律，企业实现会计信息化可以分为三阶段。

第一阶段是会计核算信息化，它是会计信息化的基础，是管理信息化的起点和核心，企业所有的账务数据都汇集于此，企业管理分析所需的财务数据也来源于此。启用的子系统有总账子系统与报表子系统。主要过程是：建账初期的总账系统初始化→总账系统日常业务处理→总账系统期末处理→会计账簿管理→会计报表生成，这一过程是会计手工核算的模拟，学习者学习过程中可以与手工核算流程进行对比，掌握其操作过程。

第二阶段是会计管理信息化，它是会计信息化的另一重要职能，不同的企业管理的需求不同，学习者在学习过程中主要是掌握一种管理理念，体会会计信息化的管理功能。在此，我们可以在会计核算的基础上增加启用固定资产管理和工资管理子系统。主要过程是：建账初期各子系统初始化（包括总账、固定资产、工资）→各子系统日常业务处理→各子系统期末处理→各种账簿报表管理→会计报表生成。

第三阶段是财务业务一体化，该过程是在核算信息化的基础上，启用购销存业务处理功能，通过采购与应付款管理、销售与应收款管理、库存与存货核算子系统，将发生的业务转账生成凭证传递给总账系统，完成业务子系统与财务子系统的数据传递，实现财务业务一体化和管理的动态化。这一过程学习者主要是学习业务操作与控制流程如何在软件中实现，掌握管理控制的方法，发挥会计信息化的实时控制功能。

如果企业基础管理情况较好，可以直接实现财务业务一体化，但作为会计人员的学习可以分步进行，循序渐进，以免出现诸多问题而找不到原因。

四、掌握软件的主要操作和功能

软件是实现会计信息化的工具，学习者必须熟练掌握软件的各项功能及其操作方法，不同软件的操作和功能稍有差异，但大体上操作过程类似。

1.系统初始化

系统初始化就是结合本单位会计核算及管理特点，将一个通用的财务软件或ERP软件系统改造为适合本单位会计核算和财务管理要求的专用系统，是使用软件的首要工作。系统初始化包括系统管理和初始化设置两部分。

系统管理主要是建立账套、设置操作员及其权限、录入单位基本信息等。

初始化设置主要是根据企业的实际情况，建立适应本单位实际情况的会计科目体系、账簿体系、确定凭证的分类方法、录入期初余额等各子系统的初始资料，即将原手工条件下资料录入系统中，以保证手工与信息化资料的衔接和一致。

2.处理日常业务

初始化完成后，将来的工作主要是进行日常业务处理。不同的子系统要完成不同的业务处理，如在总账系统中，日常业务处理主要包括日常凭证处理；日常账簿登记管理等。学习者需要分别掌握各子系统业务处理流程、信息在各子系统间的传递关系、业务处理的先后顺序。

3.处理期末业务

期末业务处理包括处理各子系统会计事项并将数据传递到总账系统，总账系统的期末转账业务，如固定资产期末折旧计提，总账期末损益结转等。这些业务相对固定，需预先定义好凭证框架和取数公式，月末直接结转生成凭证。学习者需要明确期末有哪些业务需要处理，其数据来源如何，业务处理的先后顺序和操作过程是怎样的。

4.提取会计信息

业务处理后即生成相应的会计信息，会计信息通过系统数据库进行集中管理，用户所需要的信息均可通过过滤功能及时获取，快捷方便，这也是会计信息化的好处之一。不同的信息需要通过不同的功能菜单实现，学习者需要掌握所需的信息在哪里提取，如何输入过滤条件。

5.生成会计报表

所有的业务处理完毕后即可生成会计报表，可以直接调用报表模板，也可以由用户自定义报表，无论哪种方式，均需明确报表数据来源，并定义报表取数公式，编制报表后需要进行检验核对数据的正确性，如果不对，可能是报表取数公式有误，也可能是业务处理有误，此时需要查找原因并更正。

对于软件操作，学习者可以按照会计核算信息化、会计管理信息化、财务业务一体化三阶段分步骤掌握相应的功能操作，熟悉企业实现会计信息化过程。

五、在学习中注意以下几方面的比较

在学习过程中要充分利用软件自身的帮助功能，同时要善于比较，主要注意以下几个方面的比较。

1.和手工条件下的会计信息处理进行比较

在学习会计信息化的同时应与手工条件下会计信息处理及管理过程相比较。比如会计核算过程，手工条件下的过程：填制凭证→审核凭证→编制科目汇总表→记账→对账→结账→报表编制，在信息化条件下如何实现。

2.各功能模块的操作控制流程相互比较

如在会计核算信息化中主要是启用总账及报表子系统，而后又逐步增加了其他功能，如采购与应付款管理、销售与应收款管理、存货核算等，这些子系统的操作过程与总账系统类似，也主要是：系统初始化→日常业务处理和管理→期末业务处理，不同的是处理业务的内容和流程。通过比较对照，可以起到举一反三、融会贯通的作用，同时更加明确各子系统的控制功能及数据传递过程，以掌握实现会计信息化的方法。

3.和其他应用软件相比较

在计算机软件系统中，财务软件或ERP软件属于应用软件，它的学习和其它应用软件有很多类通性。比如首先应了解它的菜单，从中就可以大概知道该菜单执行什么操作、可以完成哪些功能；又如在执行一个命令时，它的窗口或对话框中提示了什么，根据需要输入相应内容，就可完成所要求的任务。

4.和配套教材的比较

作为操作性很强的学习内容，只看教材，是比较模糊的、不直观。如果在操作时结合教材，教材的内容将会更容易掌握；同时教材的内容比较详细，其中的说明事项是我们应该注意和掌握的。

按照以上方法学习，我们可将会计、计算机、软件、教材进行紧密结合，实现会计信息化目标，增强我们会计信息化建设实施能力。

[1] 汪刚，沈银萱.会计信息系统[M].高等教育出版社，2004.

On the Learning Method of Accounting Informationization

ZHANG Dao-zhen

The more developed the economy is, the more important role the accounting informationization plays in economic field.As the popularization of computer information technology, it is an inevitable trend for the enterprises to be accounting informationized.Incorporated with enterprises’ real implementation and teaching practice, this article discusses about the learning method of accounting informationization from aspects of software selection, enterprises’ implementation process and software manipulation for the reference of accountants.

account; accounting informationization; learning method

G71

A

1008-7427（2011）04-0032-02

2011-02-13

十堰职业技术学院教研项目，项目编号：2010JB15。

作者系十堰职业技术学院经济贸易系副教授。