高职高专文秘专业“校园秘书”模式的实践探索——以宁波城市职业技术学院为例

王 岩

（宁波城市职业技术学院，浙江 宁波 315100）

高职高专文秘专业“校园秘书”模式的实践探索
——以宁波城市职业技术学院为例

王 岩

（宁波城市职业技术学院，浙江 宁波 315100）

根据人才培养实际情况及社会发展与需求，宁波城市职业技术学院在校内依托文秘专业成立“校园秘书”服务公司，从秘书公司内部的实施目标、机构设置、对外服务等方面着手，通过对学生的基础能力和秘书技能应用能力进行强化培养训练，进而向校内、校外提供秘书服务，使学生在秘书服务的过程中完成实训，锻炼能力、积累经验，真正实现了“教、学、做”一体化的教学模式。

高职院校；校园秘书；实训基地；人才培养模式

提高高职院校人才培养质量，必须推进人才培养模式改革，人才培养模式改革的核心是校企合作、工学结合，其基本特点是企业参与人才培养的全过程，学生具有职工和学生双重身份，教学与工作有机结合，实现学生就业与企业人才需求的“无缝”对接[1]。然而，由于秘书岗位的特殊性，用人单位不会接收大批的学生顶岗实习，致使高职院校文秘专业的学生找不到或难以找到合适的校外实训基地。宁波城市职业技术学院文秘专业根据人才培养实际情况及社会发展的需求，大胆提出在校内依托文秘专业成立“校园秘书”服务公司，让文秘专业的学生在仿真的“校园秘书”服务公司里得到实习训练。这样既解决了实习基地的困难，又便于老师近距离随时随地指导学习。

一、确定“校园秘书”的培养目标

围绕宁波城市职业技术学院（以下简称学院）“立足宁波，面向全省，放眼全国”的办学定位，造就“基础实、口径宽、能力强”的应用型人才培养目标，学院文秘专业重新修订人才培养目标，将目标定位在培养技能型人才上。“校园秘书”服务公司是完全仿真的模拟公司。在教学中，将原来《秘书实务》中的教学内容，按照秘书的工作能力和岗位要求进行了分解，设置了《秘书接待实务》、《秘书办公室日常事务管理》、《秘书写作》、《文书处理技能》《秘书岗前综合训练》（校园秘书）等课程，形成了以实际操作为主的第二课堂“校园秘书”教学模式，并根据高职类文秘专业人才培养目标、培养规格和特点以及与其他课程衔接等因素，在课程的教学目标、教学内容、教学方法与手段和考核评价方式等方面进行了一些系列改革尝试。

借助“校园秘书”这一平台，文秘专业学生在文书处理工作、档案管理、社交礼仪、办公自动化、会务管理、接待等方面得到有效的训练，从而扎实有效地把握并进一步提高秘书实务操作能力，使学生尽早地熟悉并融入秘书工作。通过真正充当秘书角色，更加深刻地了解自身知识结构和能力方面的优势与差距，为以后的学习提供导航，有目的地发挥自己的优势，改进不足之处，从而提升实际操作能力和知识应用能力，拓宽知识结构和能力结构，树立良好的工作作风及职业风范，提高业务能力、综合素养。同时也缩短了学生毕业后参加工作的适应期，毕业即有从事商务秘书工作所必需的专业知识，又具备从事本专业领域实际工作的相关技能，成为有一定可持续发展能力的高素质商务秘书专门人才，在未来工作中“来则能战，战则能赢”[2]。

借助“校园秘书”这一平台，通过校内各项秘书业务活动和社会秘书服务，还可以拓宽秘书专业学生的视野，掌握社会对秘书人才的供需情况和要求，使秘书服务公司成为师生共同面向社会的前沿阵地，成为连接秘书专业教育与秘书社会实践的桥梁，从而有利于师生及时把握社会实践中的新动态，了解社会对于秘书专业教育的新要求，并促进教学质量的提高和秘书学及相关学科理论研究的发展，培养符合社会需求的秘书人才，提高秘书专业学生就业率，为学生毕业后尽快适应秘书岗位工作奠定基础。

二、“校园秘书”仿真机构设置

“校园秘书”服务公司虽是一个模拟型的公司，但它却完全按照一个公司体制的模式运行。内部设置总经理办公室、人事部、通联部、业务部等部门，而且各部门又设有部门经理，各科室设有科室长，有分工明确的人员安排，形成了运转有效的公司体制。“校园秘书”服务公司为文秘专业的学生们打造了一个学习和施展专业技能的新舞台，它面向全校提供各种秘书服务，让文秘同学将所学的理论知识付诸实践活动，从而掌握并提高专业技能，形成良好的专业素养，为实现“零距离”就业做准备。[3]

1.组织机构

图1 “校园秘书”服务公司的组织机构

“校园秘书”服务公司的组织机构如图1所示。公司总经理即“校园秘书”的负责老师；驻地服务部的“校园秘书”进驻学校党政部门提供长期蹲点服务；基地服务部的“校园秘书”面向全校各部门提供专项服务；总经理办公室以基地办公室为办公地点，是“校园秘书”的综合办公室，处理日常性内部事务。下设的各部（组）设负责人一名，由“校园秘书”中的学生担当。

2.人员编制

（1）人员聘任

“校园秘书”服务公司人事部在正式招聘前一段时间内向学生公开发布招聘通知，本着公开、公平、公正的原则面向整个学院文秘专业的学生进行招聘，上岗学生按照不同年级学生的工作能力和工作任务要求安排到各个工作岗位。人员规模根据工作任务设定：一般驻地服务部10-15人；基地服务部60人（其中：文档组10人，会务组10人，速录组10人，接待组10人，宣传组20人）；总经理办公室6人（其中：2人负责值班与考勤事宜，2人负责财务与会计工作，2人为总经理助理，负责综合性事务）。

（2）轮换办法

根据发展和学生锻炼需要，“校园秘书”服务公司实行人员轮换制。驻地服务部人员的轮换期限因工作部门情况不一，从一学期到两学年长短不等，不断进行人才更新，剔除不合格员工，保留优秀员工。基地秘书以大一、大二学生为主，实行岗位（部门）轮换，以老带新，全方位训练，形成综合素质较强的秘书队伍。这样，不同年级的学生根据实训要求都可以在秘书公司找到不同的实训任务，获得相应的实训机会。

在“校园秘书”服务公司中，大一的学生主要是充当助手的角色，大二的学生已基本成为骨干。当学生的工作任务与上课时间相冲突时，可根据具体情况灵活变通，选派其他没课的“员工”去完成或利用课余时间完成工作任务。大三的学生作为公司的主要流动学生员工，除写毕业论文外没有其他课程学习，因此有充足的时间来完成工作，实现以老带新，并完成兼任初、中级“秘书”的“指导老师”的任务。

（3）选拔要求

驻地服务部的“校园秘书”任职条件视部门的不同要求而定，业务能力是秘书人员必备的。时代的发展要求秘书不但要具备较强的语言文字表达能力，而且应具有较高的组织能力、管理能力和关系协调能力以及适应社会的独立工作能力，并在此基础上形成的创造性工作能力。概括起来既为办文、办会、办事的能力。除了要具备业务能力外，秘书人员还应具备一定的应用能力，主要指一些与秘书工作有关的基本技能。随着现代科技的日益发展，办公现代化程度的不断提高，秘书人员必须掌握相应的技能。技能大体有三个方面：第一，基本技能，如打字、速记、接听电话、档案资料检索以及打印机、复印机、摄像机等的使用。第二，电子计算机应用技术，如进行文字编辑、表格图形处理、编写基本程序等。第三，通信技术，即基本通信设备使用的基本技能，熟练地使用电子邮政系统、远程会议系统等通信设备，进行信息的传递和交换。具体要求如下：

文档组人员：有熟练的办公自动化操作能力，熟悉文书工作流程，有初步的档案整理能力，有较强的常用应用文体写作能力，工作细致认真。

会务组人员：熟练掌握会务工作知识，能够完成会务策划、会议筹备、会议服务、会议总结等工作。

速录组人员：要求每分钟录入100字以上，基本能完成会议过程的全部记录，任劳任怨，工作细心踏实。

接待组人员：身体、素质条件达到礼仪人员的基本要求，仪表端庄、仪态举止优雅大方。

宣传组人员：有较强的新闻采编能力，有较强的文字与口头表达能力，掌握排版、编辑的基本知识。

另外，总经理办公室的成员一般由高年级学生担任，其中一人要求学过《基础会计》，会做简单的会计凭证。总经理办公室的成员要有较强的责任心，并具有较强的组织协调能力。

三、“校园秘书”服务公司服务项目与流程

1.服务项目

根据秘书实际工作岗位要求以及 “校园秘书”机构的设置，按秘书业务性质划分，“校园秘书”服务公司的服务项目有公文撰写与处理工作、会务工作、日常接待工作、商务谈判工作、公关策划等。这些工作下面再划分为初级、中级、高级秘书业务，分别由文秘专业教师和资深秘书带领不同能力级别的学生去完成。业务部下设业务咨询处和业务办理处。业务咨询处负责根据客户提出的工作任务和要求，判断其所属业务范畴，解答、处理属于本业务范围内的问题或交由相关部门处理。在了解用人单位相关业务需求后，业务办理处就可以根据具体的业务及用人要求派遣相应的人员，并负责与用人单位签订用人合同，公司保证人员的派遣和工作的高效率及专业化服务。服务项目如表1所示。

2.服务流程

（1）通过总经理办公室或各组组长接受任务；

（2）在指导教师的指导下，分组或综合各组（如果为一项综合性任务）分析情况，制订方案；

（3）经委托部门（或学院）审核通过，组织实施；

（4）总结与考评。采用星级服务评价办法，由委托单位予以评价。

四、“校园秘书”服务公司员工考核方法

学生在“校园秘书”服务公司的实践，是秘书专业实训课程教学的一部分。模拟公司制的教学模式、教学内容、教学方法决定了课程考试模式的多样性，形成了具有高职特色的课程考核体系。改变了单一的试卷考核模式，采用以“能力考核”为中心的现代高职教育考核体系：理论考试借鉴秘书职业资格鉴定的考试模式，分为基础知识、案例分析、工作实务三大部分，分别占30%、30%、40%；实践考试重点考核学生在“校园秘书”服务公司的“工作业绩”，即学生运用知识完成工作任务的时间、质量和创新点，分为工作方案（报告）、完成时间和质量，采用校内老师、用人单位或现场专家、学生互评相结合的方式评价。试卷与实践的比例为4：6。

五、“校园秘书”服务公司运行过程中应注意的几个问题

“校园秘书”模式是高职院校专业建设改革的新生事物，是高职院校面向市场办学的可贵尝试。由于没有现成的模式可以套用，缺乏经验，公司在运行中要注意下列问题。

（1）“校园秘书”服务公司的性质、功能的定位问题。“校园秘书”服务公司依托本学院秘书专业，它对内是课堂的延伸，是秘书专业学生实训的场所，是联系学校和社会的桥梁；对外是一个独立的模拟公司实体，它通过向校内外提供服务，进而促进教学改革，满足社会需求，促进学生就业。学生应在专业老师或服务单位行家的指导下，确保所提供秘书的服务质量，塑造“校园秘书”服务公司的品牌形象。

表1 “校园秘书”服务公司的服务项目

（2）“校园秘书”服务公司窗口、平台作用的利用问题。通过“校园秘书”，学校为秘书专业教学找到了有效的实训途径。学生在实际的工作过程中肯定会或多或少的遇到这样那样的问题，在通过自己思考、努力后仍无法独立解决时，可以通过向专业老师请教或向其他有经验的同学请教来解决。这样不仅可以达到实训目的，在工作中获得一些课堂上没有掌握或没有完全掌握的知识，加强、巩固理论知识，还能积累相应的工作经验。另外，学校要充分利用“校园秘书”服务公司的平台作用，积极开发秘书教学案例。即可以充分利用“校园秘书”服务公司的资源，对承接的具有典型性的业务按照教学目标设计成项目或案例。它不仅可以解决秘书专业理论教学过程中的难题，还可以作为教育产品进行推广，促进秘书教学的整体发展。

（3）工作过程中学生角色的认识问题。“校园秘书”服务公司在受理业务的过程中难免会发生学生锻炼与工作效率之间的矛盾，一方面学院将秘书公司作为一个实训平台，想借此让学生掌握方法、技能，让学生熟悉秘书工作、积累经验；另一方面一些用人单位的专业化、高效率工作使学生来不及消化所学知识。对此矛盾，秘书公司应选派有经验的、优秀的留校实习学生组成骨干队伍来完成相对难度较大的秘书工作，对用人单位的专业化、高效率的工作要求不会产生影响。对于秘书公司内部，则应该在加强对学生的监控、督导的基础上发挥实训平台的作用，尊重学生的主体地位，坚持“学生积极参与，教师指导提高”的运行机制。这样，对矛盾的双方均不会产生负面影响。确保“校园秘书”服务公司既能适应市场经济的效率要求，满足社会需求，又能保证教学、实训、服务功能的正常发挥，使之收到良好效果。

总之，“校园秘书”，作为一种尝试性的实训教学模式，在其试行过程中，已显现出它的显著效果，形成了较完整的专业技能和秘书职业能力、职业素质养成的项目训练体系，但在理论上还有待加强，实践上下一步有望往实体公司发展。

[1]刘风云.对“校企合作、工学结合”人才培养模式的思考与实践[J].教育与职业，2009（19）.

[2]人民日报.适应现代化建设需要培养造就高素质人才队伍[N].2010-07-24.

[3]马连华.高职院校校内实训基地建设管理的思考与实践[J].教育与职业，2009（19）.

[编辑：林钢]

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A

1671-4806（2011）01-0062-04

2010-11-20

宁波市教育规划课题（ZWT09063）

王岩（1962— ），女，黑龙江克山人，副教授，研究方向为现代汉语、中国古代文学、秘书学教学。