基于网络的科技查新综合业务平台的设计开发

张卓群 赵 霞 姜 静

(青岛市科技信息研究所 青岛 266003)

基于网络的科技查新综合业务平台的设计开发

张卓群 赵 霞 姜 静

(青岛市科技信息研究所 青岛 266003)

应用基于WEB的数据库技术，将现有查新工作流程中的受理委托、形成合同、课题分配、检索、报告生成、归档、数据导出各个环节集成于一个统一的计算机网络工作环境中，免去查新人员的许多重复性人工操作，用系统规范查新流程，极大地提高了查新工作的效率与管理水平。

科技查新 网络 管理系统

1 引 言

科技查新是科技情报机构针对用户委托的科研课题或科技项目，以情报检索为手段，以科技文献为依据，应用信息分析方法进行的一种新颖性、先进性查证咨询工作。在我国科技查新制度确立至今的20多年间，随着我国科技的发展和政府管理职能的不断增强，科技查新作为科研管理中进行创新评估的重要手段，为决策科学化和科研资源优化配置提供了有效支持，成为国家科技创新体系的一部分。科技查新必须随着国家科技事业的需要不断发展与完善，尤其是提高查新工作及其业务管理水平意义重大。

2 查新业务面临的形势与开发科技查新工作平台的必要性

2.1 科技查新面临的新形势

科技查新一直与科研活动联系密切。特别是进入21世纪以后，随着经济的全球化，国际竞争日益表现为以科技为核心的综合国力的竞争。高新技术以前所未有的规模和速度发展，科技成为经济发展的助推器。我国政府适时提出“科技兴国”战略，把增强自主创新能力作为发展的基点，大力促进科技成果向现实生产力转化，国家、省市地方的科技投入都在不断增加。为避免重复研究，提高资金使用的有效性，降低研发成本，对科研立项进行评估更显得重要。同时要在鉴定、报奖、成果转化及专利申请全过程中进行跟踪评价，科技查新提供的客观参考依据和佐证材料，更加体现出其重要作用。另一方面，企业或研究机构在寻找技术突破口、研发、制定竞争策略过程中也非常需要技术情报的支持与评价[1]，查新报告中的文献依据和评估结论对其后续研发具有借鉴和指导作用，因此科技查新也成为技术创新中的必然需求。在这样的背景下，科技查新被不断强化，作为一项基础性创新评估工作得到了社会的广泛认知与认可，查新需求也从最初的科技管理，扩展到经济、教育等多个领域，渗透到国家、部委、省、市各个层面；查新报告的用途越来越广，从科研鉴定、开题立项，到项目评估、验收、奖励，乃至项目融资、技术引进、博士毕业论文、中学生创新大赛等等。这种形势造成查新机构受理项目的数量大幅递增。以青岛市科技信息研究所为例，90年代每年为200-300项， 2000年以后增加到500-600项，目前每年接近2000项，高峰期每天需要处理几十项。与此形成突出矛盾的是，查新人员数量无太大变化。如此大的工作量，给查新人员带来巨大压力。面对查新业务的快节奏和高要求，在保证查新质量、提高服务水平的同时，如何提高查新业务流程的效率成为当务之急。解决这一问题，必须从提高管理技术入手。其中，关键是应该改变传统的落后的手工处理方式，开发网络化的科技查新工作平台，以网络信息技术再造查新业务流程。

2.2 传统业务模式的低效率催生网络化查新工作平台

查新业务中的两个主要文本是查新合同和查新报告，以双方签订查新合同开始，以查新机构提交查新报告结束。国内目前基本是以2000年原国家科委发布的《科技查新规范》中的查新合同、查新报告模板为蓝本。手工处理模式下，用户填好查新合同后以电子文档(word格式)或纸件形式提交查新机构，经审查合格后，正式受理，即进入业务流程。在受理环节，对查新合同用人工方式编号、登记，并注明相关信息(费用、用户要求时间等)；业务流程中，由专人负责分配查新任务，将受理的电子版或纸件查新合同转给某个查新员；查新员完成检索、撰写查新结论后，将合同中用户填写的内容(课题名称、委托单位、科学技术要点、查新点)、其它信息(委托时间、查新类别、查新范围、检索数据库及年限、检索策略、完成时间)，连同自己的工作结果全部手工加入查新报告模板，再经过编辑、排版，形成查新报告……文件处理量大而且繁杂。过程中如果用户要求更改委托事项会带来一系列麻烦，进一步加大工作量。显然，这种缺乏信息化支持的人工操作和流程管理，制约了查新效率，已不适于形势发展的要求。如果将用户委托和查新流程中的各环节集成于一个统一的计算机网络工作环境中，查新业务处理过程尽可能信息化、自动化，把很多操作交给计算机程序去完成，就能免去查新人员的许多劳动，使他们从繁琐的重复性操作中解放出来，将更多精力投入查新的关键技术环节，将极大提高查新效率，也使整个业务流程规范化、有序化。

同时，开发网络化科技查新工作平台也是查新档案管理的需要。查新档案管理是查新工作的重要组成部分。《科技查新规范》中明确规定：“查新机构应当做好查新档案的管理工作…应当使用计算机进行档案管理。”[2]在实际工作中，有的科研项目在不同阶段都要进行再查新；由于学科的交叉融合，不同查新项目的研发内容也有重叠，以往查新报告中的检索思路、文献线索对新项目能起到重要的参考借鉴作用，因此要求能够对查新档案进行快速、准确的查找。但查新报告经多年积累，数量很大，在上述工作方式下，只能以纸质或电子文档形式保存，给查找带来极大不便，而且需要越来越大的空间或计算机硬盘存放，安全性也无法保障。其次，查新业务管理需要从各个角度对查新业务量进行准确统计，及项目定期上报等，都有很大困难。另外，查新档案作为科技创新宝贵的原始资料，记录了一个城市或特定范围内技术进步的历史，反映了其科技发展的特点和变化情况，对查新档案进行归类和各种统计分析，可以为制定有关科技决策提供重要依据，这都需要信息管理系统的支持。

3 平台设计与实现

系统的总体目标是建立一个基于网络的，集用户委托、项目自动编号、任务分配、任务浏览、查新结果上传、生成合同和报告、导出数据、归档、查询于一体的科技查新综合业务平台，使查新业务流程实现信息化、自动化、规范化，既方便查新用户，又能减轻业务人员的工作量，提高工作效率。

3.1 设计思路

针对前述需要，我们开发科技查新工作平台的设计思路是：

系统采用ASP+ACCESS技术，将Web与数据库紧密结合，发挥信息化管理的强大优势，为科技查新工作的网络化、自动化管理提供技术保障。主要应实现以下功能：①查新用户通过Web表单在线提交查新委托、上载相关技术文件；②管理员对受理的查新项目在线编号、安排查新时间，分配查新任务；③查新员可在线了解查新任务，提交查新工作结果；审核员对其有审核权的所有查新员的查新结果进行在线审阅、修改、提交审核结果；④上级管理部门可对查新工作进行在线监管，了解查新项目的委托、受理、完成情况；⑤查新结论经审核后，系统程序为查新员提供将用户委托内容自动向查新报告相关部分的转换、文献数据库检索结果及报告各部分文本自动转换成查新报告标准格式的功能 ，并自动生成查新报告文档；⑥查新机构可在网站发布通知或公告；查新用户可在网上了解查新程序、收费标准等信息；⑦自动生成查新档案数据库，并实现多途径的查询、统计、报表制作、浏览、打印等功能，已完成查新项目可重新自动生成查新报告。

图1平台功能结构图

此外，系统着重考虑以下几点：

(1)系统安全性。为确保查新信息的保密性和安全性，除用户外，对系统访问者实行权限等级管理。管理员、查新员、审核员、上级监管登录系统时，都要通过权限、用户名、密码验证，否则无法进入系统。系统管理员拥有最高权限，可操作所有管理模块。

(2)系统交互性。当用户提交表单时进行有效性验证，如有必要内容遗漏或数据类型错误，系统不接受委托，提示用户重新输入；重要信息项有填写要求提示信息；表单提交成功后，系统返回用户名和密码，用户可在查新实施之前修改、撤销委托。这样通过交互在用户端实现了对查新委托的控制。其次，对管理员、查新员的操作时进行验证。

(3)系统智能化。用户查新委托经审查合格后，可自动生成合同书；系统自动判断查新类别、所属编号序列，对项目自动编号；自动判断项目所属专业(学科)，向查新员推送需检索的国内外数据库(名称、年限范围)，自动导入查新工作界面。

(4)鼠标操作和使用日历控件。为加快输入速度，尽可能将操作项以列表框显示，以便鼠标选择。系统中所有对时间的操作均使用日历控件，使输入时间信息数据格式统一，便于实现按时间排序、查询等功能。

3.2 系统结构与关键技术

系统应用B/S结构及微软公司ASP动态服务器页面技术，结合Access2003关系型数据库。ASP处理动态网页和web数据库的开发，Access负责存储数据，以Dreamweaver MX 2004开发Web 站点和应用程序。

B/S结构(Browser/Server)，即浏览器/服务器结构。通过Web浏览器呈现用户界面，业务逻辑在服务器端(Server)实现，减轻了系统维护与升级的成本和工作量，便于系统扩展。

ASP(Active Server Page)，用来创建动态Web应用程序。用户在浏览器地址栏中输入网址，浏览器向IIS服务器发出请求，IIS调用脚本解释程序处理请求页面，执行脚本命令，最后将HTML内容返回到浏览器。

ADO (ActiveX Data Objects)，它提供了编程语言和OLE DB的一个中间层，开发人员编写访问数据的代码而不用关心数据库是如何实现的。

系统采用VBScirpt和JavaScript脚本语言编写ASP程序，在支持该语言的Web服务器上运行后，用户在浏览器上就能够浏览动态网页。利用ADO(ActiveDataObject)组件完成访问数据库的功能。

查新合同、查新报告中有较多的内容是重复的，主要是查新报告中的一些信息是从查新委托合同中移植过来的。如果能直接从用户委托数据库中调用这些信息，自动生成WORD文档，将大大减少工作量[3]。使用ADO 技术可以实现数据库与WORD文档之间进行数据交互，具有对WORD文档进行读写和对数据库中信息进行处理的功能。

生成Word格式查新报告。通过MS Office Word程序生成报告模板，然后将模板保存为Asp页面，使用VBScript和ADO将数据库的内容插入到该模板页面中，最后向浏览器发送Word格式的内容。

3.3 功能模块

根据查新业务流程及查新报告信息构成的需要，设计了查新合同管理、数据库资源管理、查新类别管理、工作人员管理、报告查询统计、公告管理、数据导出、报表生成八大系统模块。

3.3.1 查新合同管理 查新合同管理模块首先报告当前任务总数。合同分为“未分配”、“已分配”、“已完成”三种类型，可切换显示列表，并分别按“用户要求时间”、“查新时间”、“完成时间”排序，一目了然。系统对“未分配”合同自动编号，管理员以时间控件写入“查新时间”、从列表中选择查新员，确认后，该合同即进入“已分配”列表。“已分配”类型除了可以显示全部已被分配的项目外，还可显示全部有查新任务的工作日(在程序的sql select查询语句中通过使用distinct关键字实现)，选择任一工作日则列出当日应完成的所有项目以及查新员信息；还可以显示各查新员当前被分配的任务数量及其列表，从而实现了对整体进度工作量的掌控。该模块还可以对合同进行修改、删除、自动生成合同文本，对已分配的项目重新分配。

3.3.2 数据库资源管理 该模块实现对查新检索文献数据库的管理、控制，包括数据库名称、起止时间、更新时间等信息，可对文献数据库进行增、删、改。保存的数据库信息在生成查新报告时被直接自动调用。

3.3.3 查新类别管理 用户查新目的(即查新类别)总体上可分为立项、鉴定、报奖三种。每一种又为国家级、省级、市级。对立项而言，国家级、省级下又有多种具体名目。因此，为实现查新类别的多层次管理，要对数据库表结构进行特殊设计，以一级分类、二级分类字段来标识。该模块可对查新类别进行增、删、改操作，并直接显示于网站首页(用户在线委托页面)。

3.3.4 工作人员管理 可对全部查新人员信息进行增、删、改操作，包括登陆用户名、密码、姓名、职称、权限(查新员、审核员、管理员)、办公地点、联系电话；还可对审核员、查新员的关系进行调整修改。

3.3.5 报告查询统计 可以对全部已完成的查新报告按完成年、月、日、报告编号、项目名称、委托单位、查新范围、查新目的、联系人、查新完成人、专业范围等多字段实现查询；进行查新报告数量统计，管理员权限可以对全部报告进行收费额统计，查新人员只能查询本人完成报告的收费情况，否则系统提示无限查询；点击项目列表可对项目进行浏览、修改、重新生成报告，操作权限与查询相同。

3.3.6 公告管理 可以实现公告管理功能，用于发布查新机构的通知和公告。

3.3.7 数据导出 可以按照任意起始时间、截至时间，将查新档案按照预先规定的字段自动导出到指定的数据库文件中，以便进行数据的上报。导出的数据保存在数据库文件中，当进行下一次导出时，以前导出的数据被自动清空。

3.3.8 报表生成 可以按照任意起始时间、截至时间，将查新档案按照设定的字段自动生成报表，以便打印出来作为查新档案材料供各类认证、检查、抽查使用。

4 平台工作流程

网络化查新平台流程是在原有工作流程基础上，尽可能将查新业务处理过程信息化、自动化，从而采用数据库技术来实现规范化管理和程序化操作。系统的主要流程有：查新委托表单提交、受理查新委托形成查新合同、查新任务分配、查新任务完成提交、查新报告审核、查新报告生成、查新档案管理等。

4.1 查新委托

用户进入查新网站主页后，可在线填写查新委托书，并提交。如图2所示。

图2 在线填写查新委托单

其中带有*的项目为必填，其中有项目名称、委托单位、联系人、电话、查新目的、学科分类、项目技术要点、查新点、关键词、合同密码。这是系统以下流程所需要的信息。一些重要信息要按弹出框的提示要求填写。委托内容提交后，可用合同密码进行修改或撤销。

4.2 工作人员登录

输入用户名和密码登录后，系统根据用户名判断所分配的权限，分别进入管理员、查新员、审核员工作界面。

管理员登录后，可在“查新合同管理”中看到所有用户委托合同，如合同符合查新要求，自动生成合同文本，打印存档。与各委托人联系后约定合同履行具体时间，通过日历控件对数据库记录进行操作，将任务分配给相关查新员和审核员。在“查新员管理”中对查新员信息进行增、删、改。同时还有“查新数据库资源管理”、“查新项目类别管理”、“查新报告查询统计”、“报表输出”等功能。其中查新合同管理如图3所示。

图3 查新合同管理界面

查新员登录系统后，可从“我的待查项目”看到管理员分配的查新任务数量及项目列表。在此可以日历控件写入与用户协商后查新报告的预定完成时间，并可将用户查新内容“锁定”，锁定后用户就不可以通过合同委托页面修改自己的查新项目相关内容了，这主要是为了防止查新已经正式实施后用户随意更改查新要点。如果查新员想允许用户修改查新要点，只需将查新内容“解锁”即可。点击项目名称后进入查新过程(图4)。这里查新员可以根据实际情况修改查新目的、查新范围、查新所属专业、查新要求，这些内容修改后，编号序列、推送的数据库等，程序都会自动识别并做出相应改变。查新员填写查新结果后，提交给系统进行存储，待审核员完成审核后，点击“生成报告”，程序自动调用查新报告模板，生成并打印WORD报告(图5)，查新流程结束。对于未通过的报告可以继续修改。已经交付客户的课题自动转到历史任务中。还可查询所有查新报告档案，以供今后在为其它查新项目做参考。任务完成后“退出系统”。

图4 查新员工作界面

图5 自动生成查新报告

审核员可看到有无送交审核的项目，如有，点击进入，与查新员沟通后，可对查新报告进行修改。

5 应用效果及今后的一些考虑

目前经过两年的运行和功能细节的改进，平台的应用效果是比较好的，受到了查新人员和用户的肯定，保证了科技查新工作的科学化、规范化和标准化。今后需要进一步完善的地方，一是在用户委托界面考虑提供文本编辑器功能，一些查新委托中含有数学符号或数字的上、下标等无法通过表单文本域传送到服务器，给用户造成不便；其次平台开发环境和数据库考虑采用ASP.NET+SQL Server，使系统更符合企业级应用和获得更多的数据库支持。

[1] 杨薇炯,肖沪卫. 科技查新在企业技术创新中的重要作用及探索实践[J]. 情报科学,2006(S1):193-195.

[2] 《科技查新教程》编写组. 科技查新教程[M]. 北京:机械工业出版社,2001.

[3] 袁 润,周金元,卢章平. 科技查新管理系统的设计与实现[J]. 现代情报,2007(7):152-155.

TheDesignandDevelopmentofanIntegrativeOperationNetworkPlatformforSci-techNoveltyRetrieval

Zhang Zhuoqun, Zhao Xia, Jiang Jing

Science &Technology Information Institute of Qingdao, Qingdao 266003, China

The application of the WEB database technology integrates such steps in the novelty retrieval as request acceptance, contract forming, topic assignment, retrieval, report production, filing-up, and data derivation into a unified computer network platform, thus saving the duplicated manual work. And using the network to standardize the retrieval procedure will greatly improve the retrieval efficiency and the management.

sci-tech novelty retrieval; network; management system

G252.62

张卓群，男，1966年生，副研究员，研究方向为信息分析、系统开发，发表论文数篇；赵 霞，女，1966年生，副研究员，发表论文10篇；姜 静，女，1980年生，助理研究员，发表论文2篇。