图书管理系统的使用分析

王 艳

（大同电力高级技工学校，山西 大同 037039）

图书管理涉及图书信息、系统用户信息、读者信息、图书借阅等多种数据管理。从管理的角度可将管理数据分为3类：图书信息管理、系统用户管理、读者数据管理。图书信息管理包括图书征订、借还、查询等操作；系统用户管理包括系统用户类别和用户数据管理，读者数据管理包括读者类别管理和个人数据的录入、修改和删除。

图书馆实行自动化管理是利用计算机的自动化信息处理功能，完成图书管理工作。自动化管理系统给人们提供信息，及时地调整学校图书馆图书结构，并且对读者们的借阅过程形成一整套动态的管理。

学校图书馆要有着完善的图书信息，对每一册书要有详细的记录信息，功能上对系统的需求是全面的。因此对用户的需求可分为4个方面：第一方面是图书馆工作人员通过计算机来管理各类图书，分类编号，调整图书结构，增加图书库存，适应学生的需求；第二方面是学生们能通过计算机来查询浏览图书馆中的图书，来确定自己需要的书籍，为借阅作好准备；第三方面是工作人员对学生们的借书证发放、登记好全面的掌握，及时得到每个借书证的当前状态和历史借阅记录；第四方面也是图书馆的核心工作，对图书的借阅管理。

这4个方面形成了学校图书馆的一个工作整体，采用计算机自动化信息处理，可方便快捷地共享信息、交流信息，高效地协同工作。

图书管理的系统主要应具有以下功能：图书借阅者的需求是查询图书馆所存的图书、图书借阅者可直接查看图书馆图书情况、个人借阅情况及个人信息的修改；图书馆工作人员对图书借阅者的借阅及还书要求进行操作，同时形成借书或还书报表给借阅者查看确认；图书馆管理人员的功能最为复杂，包括对工作人员、图书借阅者、图书进行管理和维护，及系统状态的查看、维护等。图书管理人员功能的信息量大、数据安全性和保密性要求最高。

因此，系统地学习及经常性的总结经验是对每一位图书管理人员的基本要求，下面就本人的工作、学习体会从以下几方面讨论本校图书管理系统的特性及使用中应注意的几个问题：

1 科学地利用管理系统的统计功能

1.1 文献利用率统计表

通过统计热门书和呆滞书数量，得出读者借阅情况，了解读者需求，为图书采购工作作准备。

要生成和打印文献利用率统计报表，点击系统主窗口上菜单栏中的“统计窗口”菜单项，选择下拉菜单中的“文献利用率统计”菜单命令。系统可分为两种统计方式：一是热门图书统计，二是呆滞图书统计。选择统计方式（热门书或呆滞书）；在“流通量超过”输入框中定义流通的次数；点击“确认”按钮，生成统计报表。

图1 统计参数设置对话框图

1.2 文献分类借还统计表

通过分类借阅统计，了解读者阅读的图书类别，按照图书分类的比例制定图书采购计划，从而做到科学合理地采购图书。

要生成和打印按文献的分类为统计项目的借和还次数的统计报表，点击系统主窗口上菜单栏中的“统计窗口”菜单项，选择下拉菜单中的“文献分类借还统计”菜单命令。直接输入统计的起始日期；直接输入统计的终止日期；点击“确认”按钮，生成统计报表。

图2 图书分类借还统计

2 借阅规定中的允借册数与读者书证的允借册数的合理设置

在图书管理系统中，每类读者对不同流通类型的文献的借阅权限是不同的。例如，图书馆专业书允借5册，文艺书允借2册，一般来说图书馆鼓励读者借阅专业书，限制借阅文艺书。如果读者想用文艺书的允借册数去借专业书，是应该提倡的。如果没有读者的最大允借册数参数的话，上述的想法就无法实现，则解决办法：设置读者最大允借册数为7册，专业书允借7册，文艺书允借2册，这样问题就迎刃而解了。

3 流通类型的设定

流通类型这一概念是为了适应不同的流通政策提出来的，没有准确地设定流通类型，就无法实现借阅规定中设置。流通类型是文献实体在流通规则方面特性的一种概括，流通类型的定义有三要素，即分配地址、文献类型、分类，根据这三要素，对任意一文献的复本，只要对照表设置的全面，都可以根据对照表求出其对应的流通类型。

在定义流通类型时要全面考虑，要求能覆盖图书馆的所有文献实体，即任何一个复本都可以根据其属性求得其流通类型，对于无需加限制的要素，可以用“*”来代替，而且会按照分配地址、文献类型分类的优先顺序选择。

如果漏掉条件，则会造成有的文献无法借出的情况。为了解决这个问题，系统还设置了一个缺省字段，用于如果在对照表中查不到的情况下，以缺省流通类型作为该实体的流通类型。

表1是本馆流通类型对的设置表。

表1 流通类型对的设置表

只有正确地设置了流通类型才能确定读者的允借册数，就可以根据读者借阅信息判断读者可以借阅图书的数量。

读者借还审查的部分流程：①输入读者证号；②校验读者证状态；③检查该读者总借阅册数是否超出允借册数；④其他校验；⑤输入文献条码；⑥确定该文献的流通类型。

4 总结

利用图书管理系统的统计功能可以及时地了解读者的阅读需求，从侧面了解学生的思想动态，有真对性地推荐一些新书，起到引导学生爱读书、读好书的作用。通过借阅规定的设置，鼓励学生多借专业书籍，培养学生热爱学习的好习惯。