高校图书馆外文期刊采购利用体系优化策略

□文/陈威莉

外文期刊（以下简称外刊）是高校图书馆馆藏文献的重要组成部分，是读者了解国外科技信息最重要的参考文献。特别是对高校教师了解国际教育和学术动态，搞好教学和科研工作起着非常重要的作用。同时，对高校学生拓宽知识面、提高外语水平、撰写论文等也有很大帮助。但是，大量调查结果表明，长期以来高校外刊的利用情况并不尽如人意，学校花费大量财力购置外刊，而问津者寥寥的尴尬局面屡见不鲜。实际工作中，我们时常碰到这样的情况，有教师抱怨未能及时捕捉到最新的学科动态，也有学生怯怯地步入外刊阅览室“挚刊兴叹”。

针对这个问题，笔者认为对外刊从采购、利用一体化的合理优化研究非常有必要。首先，一体化的研究摒弃了以往单纯重点研究其中一项而削弱了其他环节，造成厚此薄彼的弊病，可以纵观之下提出更符合实际需求的策略，突出研究成果的实效性；其次，由于外刊的采购、利用两者间互为前提，互为因果，因此对两者一体化的研究更有利于分析不同读者群体的构成，挖掘他们的需求特点，探寻拓展外刊读者群体的有效途径与方式，使外刊资源的利用最大化，更好地服务于教学科研。

一、外刊采购优化策略

（一）提高外刊采购人员业务素质，更新知识结构。随着网络化的不断发展，现代图书馆的期刊采购人员必须是复合型的人才。

1、除掌握本专业知识以外，还必须掌握外语知识、计算机管理技术，能够利用因特网进行采购工作。不仅要熟悉网上资源，而且要掌握获取网上期刊信息资源的方法和技巧，学会利用 E-mail、ETP、TYLNET、GOPHY、WWW 检索工具，善于分析期刊信息资源。

2、健全外刊数据库是采访人员必须做的基础工作。包括所订外刊机读目录的编制和订购数据的制作；能保证订刊质量，避免重订、漏订。订购数据库须反映历年外刊订购年限、订购途径、价格等，这样能全方位地了解所订外刊的情况。西文连续出版物机读目录的编制，应由责任心强、熟悉US-MARC格式、长期从事编目的人员负责，对US-MARC每个字段要深刻理解，准确把握，正确使用，对每种连续出版物及整个出版过程中发生的变化题名、责任者、出版频率、合并、继承等各项变化要著录清楚，从而为采访人员及读者提供多种检索途径，为检索和利用外刊提供方便。

（二）针对本馆特点，有效利用经费。任何一个图书馆的经费都很有限，要根据本馆的馆藏特点、服务对象，有针对性地选购适合本馆的外刊。通过采购协调工作，划分出重点学科刊物和非重点学科刊物，确定复本量，避免重复采购，实现网络环境下外刊的协调采购与资源共享，同时能提高外刊的利用率，最大限度地满足读者的需求。1、已有版权外刊应尽量订齐；2、数据库已有的期刊或本地区订购同种期刊两种以上者，就要考虑停订。为了使馆藏文献具有连续性，对于停订的期刊，可以采用下载的方法来补充馆藏。只有这样，才能把资源的浪费降低到最低限度。

（三）订购前对外刊受众及刊物质量进行全面考察与调研。定期开展读者利用外刊情况的调查，分析读者类型、阅读倾向等，为选刊工作提供参考。采访人员要与各系、研究室、重点实验室、学科带头人及相关专家教授等经常保持联系，加强调查研究，认真收集读者的意见和建议，为外刊的合理订购提供支持。定期将专家、学科带头人及院系资料人员请进图书馆，共商外刊选订工作。另外，要了解刊物的质量，如是否为核心期刊、是否被SCI（或SSCI）收录、影响因子的高低等，同时要了解刊物的馆藏情况，如果已订购了电子版，就需要考虑是否订购印刷型刊物。如果是某学科的顶尖刊物或名列前茅的核心刊物，以及一些国际知名的常用刊物，应同时订购印刷型。如《Nature》、《Science》、《Cell》、《SCI》、《SSCI》、《EI》、《CA》、《BA》等。

（四）通过正规渠道订购外刊，规避采购风险。原版外刊的订购，必须认定书刊的供货单位，结合公司的服务质量、到刊的及时性、完整性、正确率及涨价幅度等，多方进行比对，做出最佳选择；订购双方要签委托订购合同；对缺期、停刊、退订等情况，事后要开展赔偿、清账工作，挽回相关经济损失。

二、外刊的利用优化策略

（一）充分利用网络免费信息资源开展外刊文献服务。网络环境的一个最大特点就是网络资源的免费获取。现在有很多的外刊都有自己的网站，网站上有关外刊的题录信息一般来说都是免费的（题录信息有时也是很有价值的资源）。有时有些网站甚至能免费提供全文信息，比如美国斯坦福大学图书馆主办的生命科学文献网站http：//intl.highwire.org，目前共有300种期刊站点链接和近5万篇免费全文文献可供用户选择；还有世界上最大的免费全文网站 http：//www.harvard.edu，可提供物理学、天体物理学超过3，300，000篇期刊全文；世界第二大免费全文网站high Wire Press，收集366种生物学、医学、社会科学网络期刊，提供超过585，202篇免费全文期刊等。需要注意的是，多数期刊都会设置一些限制，如从时间、IP地址、是否是会员、是否是印刷版的订户，等等。

（二）借助网络文献传递，提高外刊文献保障能力。网络文献传递服务是利用计算机网络通过E-MAIL（电子邮件）、FTP（文件传递协议）及数据库、文件记录、电传等方式向广大用户提供各种原始文献的服务。与传统文献传递服务相比，网络文献传递服务具有服务面广、服务手段简单快捷、服务费用低廉等优势。如清华大学消减外刊893种，节约经费67万元，而外刊的利用率提高了65.5%。可见，通过网络文献传递，不仅能增加外刊文献资源，还能弥补由于消减外刊而产生的缺口。因此，网络文献传递是大范围资源共享的有效手段，能够使不断增大的文献出版量与购书经费不足的矛盾得以解决。

（三）转变管理理念，积极开展深层次服务。努力改变阅览环境，把过刊下架、装订放在寒暑假进行，尽量缩短装订、分编加工时间，及时上架，不耽误读者使用。并根据学校的重点学科、重点科研项目的重点用户，有选择地对外刊文献内容进行鉴定和筛选，按学科专题细分，编制和提供某些主要的目录、文献述评、动态综述、进展预测等二、三次文献服务，编制中英文对照的期刊篇名索引等。另外，加强外刊的宣传和报道工作，改变那种被动地“等读者上门”的做法，将一些核心期刊和一些部分使用频率高的期刊的目录，周期性地在图书馆网页上报道，并根据科研人员的需要，将其需要的某些专业期刊的最新目录，通过电子邮件发送到对方的邮箱里。还可增设远程定题服务、图文信息服务、用户电子论坛服务、联机公众目录查询服务等，既提高了服务质量，又提高了外刊的利用率。

（四）开展有规划、有主题的阅读活动。阅读活动是一种有计划、有明确目的性的读书活动，进行这项活动时，应定出阅读的种类与范围、定出读书的指标以及需达到的目的，包括定时、定量、定人员，并可根据实际情况依照不同的方法与策略来阅读，并在一段时期内通过一个有计划的管理方式来进行评估其效果，并根据评估中发现的问题进行不断的调整和改进。

（五）加强用户教育，提高外刊管理人员素质。随着网络信息量的增加，“利用网络获得信息”这一途径得到了越来越多读者的青睐。但读者很难完全跟上网上数字化信息资源的日新月异，这就要求高校图书馆担负起读者教育的职能，应对读者进行如文检课教学、专题讲座等多种形式的指导培训，提高读者群检索利用外刊的能力。一个合格的外刊管理人员，除具备高度的责任心、图书馆学知识和计算机操作技能外，更重要的是要具备较高的外语水平及本校各专业的基本知识。因此，图书馆应加强外刊管理人员的继续教育，给他们创造一些学习机会。作为个人，更应加强学习，通过自学、专业培训、函授学习、参观交流等方式，使个人真正具备广博的知识面和过硬的业务本领，能够有效地帮助和指导读者利用外文资源，进一步提高外刊的利用率。

外刊文献信息资源的开发是新形势下高校图书馆面临的新课题，是一项系统工程。造成外刊利用率低的原因是多方面的，但只要坚持外刊采购、管理一体化的优化改革，适应科技飞速发展的形势和广大读者对外知识的需求，努力完善各种服务措施，充分认识到提高外刊利用率的必然性、迫切性、主动性，强化“读者意识”，不断加强外刊文献资源的开发力，提高藏刊质量，必能从根本上扭转外刊利用率低的局面。

[1]李玉霞.高校图书馆外刊入藏的困境及对策研究—兼论外刊的开发利用.图书馆论坛，2004.1.

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