浅谈事业单位固定资产管理的几个问题

邱 晖

(黑龙江省教育学院,哈尔滨 150080)

浅谈事业单位固定资产管理的几个问题

邱 晖

(黑龙江省教育学院,哈尔滨 150080)

随着科技的发展,固定资产管理的手工方式必然被现代化管理所取代,面对新形势,必须做好现代化管理条件下的固定资产管理工作。要充分认识到做好固定资产管理基础工作的重要性,并实现固定资产的动态管理。同时,也要做好特定情况下的固定资产管理。

事业单位;固定资产;动态管理

固定资产管理是事业单位的一项重要工作,由于事业的发展、科技的进步,很多单位的固定资产数量很大,品种、规格复杂,传统手工方式已无法适应形势的需要将被淘汰。管理的现代化将逐步取代传统方式,在这种形势下,如何做好固定资产管理是摆在我们面前的重要任务,本文就如何做好这一工作提出以下几点对策。

一、切实做好固定资产管理的基础工作

没有基础工作就谈不上固定资产管理,更谈不上做好固定资产管理,基础工作是做好一切工作的前提,也是做好固定资产工作的根本,要紧跟形势,不断变化和创新。基础工作做好了,才能满足国家、行业对固定资产管理工作的要求,才能保证各单位工作的正常开展,节约开支,提高固定资产使用效率。我们要在提高对固定资产管理重要性的认识的基础上,认真学习国家有关固定资产管理的办法,按照现代化管理的要求学习先进的固定资产管理理念和方法,做好基础工作。

1.建立健全固定资产管理制度。按照有关规定,结合本单位的实际情况和业务特点建立健全固定资产管理制度。一般来说,应建立固定资产购置、验收、保管、使用、清查盘点、处置等管理制度,同时对现有的奖惩兑现,责任追究方面的制度加以完善,要落实管理责任,实现固定资产管理制度化、规范化。

2.做好固定资产的验收入库、登记入账工作。按照国家有关固定资产的范围、分类规定和工作需求,对每一台、件新增固定资产填制固定资产入库单、办理财务报销等手续,并按固定资产分类登记、入账,这一工作务求认真细致,实现零误差。

3.建立有效的组织管理网络,设立专门的固定资产管理部门。该部门负责整个单位的固定资产统一管理,负责制定本单位固定资产管理制度,负责固定资产的统一购进、定期清查、报废登记、处置等管理,负责使用部门与管理部门的协调运作。各使用部门应设兼职固定资产管理员,对本部门所属的固定资产进行管理,对丢失、损坏、报废的固定资产上报给单位的管理部门,这样整个单位形成一条由上而下的固定资产管理链,从而实现固定资产管理的全覆盖,这样的组织系统,保证了固定资产管理工作正常进行,节约资金,有效防止固定资产的流失。

4.做好固定资产管理员的培训工作。这是固定资产管理工作很重要的基础性工作,没有高素质的资产管理员,就不会有高效、高质量的固定资产管理工作,要使固定资产管理员个个熟悉政策、法规,人人精通业务,了解固定资产的现代化管理,熟练操作微机,做到调动一人,培训一人,使固定资产管理始终不出现空当。

总之,做好基础工作,就是要建立和完善固定资产管理体制,使固定资产管理的每项工作都有人负责。

二、实现固定资产的动态管理

实现固定资产的动态管理是固定资产管理的客观要求,固定资产是在不断变化运转的,我们的管理工作必须及时跟上这种变动,只有动态管理,才能实现这一要求。

1.实现动态管理要始终按“三结合”的原则进行。“三结合”就是在进行固定资产管理中应与预算管理体系、实物资产管理系、财务核算体系相结合,只有这样,动态管理才是可行的、有效的。

2.实行固定资产的信息化管理。由于形势的发展和实际情况的改变,传统手工管理已不能适应管理工作的需要。出现了固定资产网络电算化化管理。该系统有一台固定资产服务器,在服务器上安装固定资产管理软件系统,系统由基本设置模块、数据接口功能模块、卡片管理功能模块、系统后台管理功能模块等。该软件系统具有强大的后台管理功能,如修改密码、查询数据、数据设置打印、备份数据、系统升级等,该系统对固定资产管理部门、系统管理员、部门管理员等设置不同的权限。如部门资产管理员按照权限在职责权限范围内在办公室就可随时了解固定资产的使用状况、修改部门固定资产的存放地点、使用人等,固定资产管理部门可以对整个单位的固定资产实时监控,实现固定资产集中统一管理,实时调配,动态跟踪固定资产的来源及去向,实现对固定资产管理全过程的动态管理。当然,随着科技的不断进步,还会出现更先进、更快捷、效率更高的固定资产管理软件系统,我们应密切关注,提升固定资产动态管理的水平。

3.做好固定资产增加、处置的统一管理。对购入、调入等增加的固定资产由管理部门 (技术部门)验收,验收合格后办理固定资产入库、财务报销和使用部门领用等手续;对处置的固定资产严格按照先审批后处置的程序办理。由固定资产占用单位对需要处置的固定资产的使用状况、损耗程度、处置原因等作出书面说明、提出申请,资产管理部门填制资产处置单报单位领导,并按有关规定履行审批手续办理。规定限额以上资产的处置,须经主管部门审核后报同级财政部门审批;规定限额以下的资产处置报主管部门审批,主管部门应将审批结果定期报同级财政部门备案。未经批准不得自行处置。否则,应追究有关责任人的责任。处置固定资产应当遵循公开、公正、公平的原则,事业单位出售、出让、变卖资产数量较多或者价值较高的,应当通过拍卖等市场竞价方式公开处置。

4.做好固定资产清查盘点工作。根据有关规定,每年应进行一次固定资产清查盘点,但往往由于年终人少、工作忙致使清查盘点不能按期进行,这种情况应该认真加以解决,要从制度、时间、人手、领导抓起,对清查盘点发现的账物不符、盘盈、盘亏等问题及时进行处理。应建立切实可行的预算,单位盘点处置机制,并严格执行。提高固定资产的质量,保证会计信息真实、可靠。

进行固定资产定期清查盘点,实际上也是对固定资产动态管理好坏的检验和评估。通过清查盘点找出存在的问题和管理上的疏漏,采取有效措施,防止问题重复发生,实现固定资产在新条件下的动态管理。

三、做好特定情况下的固定资产管理工作

在某种情况下,固定资产在很短时间内大量转移,重新配置,这时原有的固定资产管理工作将被打乱,如不及时解决将影响整个单位工作的正常进行。比如机构改革就会出现上述情况,笔者亲自遇到并参与了这项工作。

1.提出切实可行的工作方案。由于机构改革,原部门被撤消、合并,新部门的建立,人员的较大范围内流动,涉及很多部门,很多人员,几十万台件甚至更多的固定资产的转移配置工作,任务量大,时间又非常紧,如何完成这种情况的固定资产管理工作。应该在固定资产管理部门领导的亲自指挥下,反复研究讨论,提出机构改革期间固定资产管理办法,应明确:

(1)管理责任即机构改革期间,原部门主要领导及新部门主要领导共同承担责任,明确要求新部门领导在第一时间指定资产管理员。

(2)管理办法,即原则,如明确整建制合并的部门由原部门资产管理员与新部门资产管理员负责固定资产的交接手续,个人使用的设备随使用人一道迁入新部门。

(3)明确管理程序,固定资产转移的具体办法和有关事宜。要使这个办法通过有效手段进行传达贯彻,使每个部门都做到在机构改革时期固定资产转移配置中需要做什么工作,怎么做。

2.组织实施。召开有关人员会议,明确各部门搬迁过程中固定资产转移的具体操作流程。固定资产管理部门应对需要拆分的固定资产进行拆分工作,对相关部门进行报表填制讲解。在做好搬迁的基础上对固定资产交接表进行审核,保证固定资产转移的完整、真实、准确,做到无账外资产。

各单位情况不同,要根据单位的具体情况采取相应的办法,做好这种情况下的固定资产管理。

上述情况很少遇到,但是有可能发生。因此,如何做好特定情况下的固定资产管理具有一定现实意义。

F253.7

A

1001-7836(201.)09-0201-02

10.3969/j.issn.1001-7836.201..09.082

201.-07-08

邱晖 (1968-),女,江苏丹阳人,会计师,从事固定资产的现代化管理研究。