浅析企业档案信息化建设存在的问题及对策

金 楠

(黑龙江省教育学院,哈尔滨 150080)

浅析企业档案信息化建设存在的问题及对策

金 楠

(黑龙江省教育学院,哈尔滨 150080)

在全国档案工作规划中,档案信息化建设得到高度重视,但按现状看,档案信息化建设至今仍未全面普及推广,目前只限于政务公开、民生档案建设等层面,中小型企业对档案信息化建设工作的实际推广实在太少。结合小型企业的实际情况,浅析企业档案信息化建设中存在的问题及相应的解决对策。

企业档案;信息化;建设问题

一、企业档案信息化建设存在的问题

(一)管理知识欠缺

企业法人代表档案管理知识欠缺,不懂甚至不知《档案法》,不能自觉地运用档案法律、法规来约束和规范自己的行为,使自身活动符合国家档案法规的要求,切实履行《档案法》所规定的义务。

(二)管理意识淡薄

档案管理及企业管理部门疏于管理,在一定程度上存在推诿现象。档案局认为小型企业的档案管理工作,是企业管理部门的职责,档案局只负责业务指导;企业管理部门则认为企业改革后,企业已无主管部门,政府不能再干涉企业的经营管理,档案事务应归口于档案业务部门。企业会计档案完整的原因是财政、审计、税务等部门经常有检查,违规者必遭重罚,久而久之,习惯成自然。其他材料的立档,少有人检查,也从未因没立档而受处罚。

(三)管理介质落后

一般的小型企业的档案室都缺少专门的磁介质档案存储设备,而数字档案对设备的依赖性是比较强的,这给电子档案的管理带来了一定困难。

(四)管理渠道不完善

小型企业大多都使用局域网,电子文件可储存在“资料库”,全体员工根据各自权限读取文件。本来这是一个很好的沟通渠道,但由于管理不够完善,电子文件存放的位置 (路径)没有明确规定,甚至有部分员工把文件只存本机,造成档案的不完整,查找不便利。

(五)管理重视不足

档案工作直接经济效益不明显,潜在的经济效益未体现,难以引起经营者的重视。它不像原材料那样是企业生产的必需品,也不像管理费用那样直接影响企业的利润,花钱费力立档,就很难被排上厂长、经理们的议事日程。

二、企业档案信息化建设的对策

(一)加强监管,形成制度化管理流程

档案管理部门应协同企业主管方,经常深入企业检查指导档案工作,加强《档案法》及相关实施条例、办法的宣传贯彻,确保企业档案工作纳入法制轨道,要强化执法督查意识,严肃查办企业档案违法案件。在企业执法监督检查过程中,对违犯档案法规的行为或案件,要一查到底,严肃处理,坚决杜绝那种“大事化小、小事化了”的现象,维护档案法规的权威,确保企业档案工作在法治的轨道上健康发展。

(二)权责明确,理清行政归属关系

政府机构改革过程中,企业主管部门有的被撤并,但对企业档案管理的职能不能随机构的撤并而撤销,编制部门应明确企业档案管理职责的归属,消除各部门推诿、扯皮现象。

(三)强化教育,建立高素质的企业档案队伍

时代呼唤高素质档案人才,建立一支具有较高政治素质、文化素质、业务素质的档案队伍是企业档案队伍建设的首要任务。(1)提高档案干部队伍的政治素质。企业档案工作者要有较高的政治素质,有坚定的政治立场,能用马列主义、毛泽东思想武装自己,自觉维护企业利益,坚守国家机密,按照党和国家的方针政策、企业的各项规章制度办事,始终把为人民服务放在首位,对工作认真负责,任劳任怨,发扬“兰台精神”,敬业爱岗,做好本职工作。(2)提高档案干部队伍的文化素质。要做好企业档案工作,要求企业档案人员不仅要有专业知识,还要有较广泛的科学文化知识。一是要有较扎实的文字基础知识,能够正确地运用语言,准确地表达思想;二是要有一定的历史和企业管理知识及企业生产、经营有关的知识及计算机等现代化管理知识;三是要适当掌握一门外语,以便对外交流和开发其他语种的档案信息。(3)提高档案干部队伍的专业素质。企业档案人员必须熟悉和了解企业档案的相关理论和专业知识,按照企业档案的形成规律和特点,完整、准确、系统地管好企业档案,及时、有效地提供服务。

(四)依法治档,健全企业内部档案法规体系

现今企业档案的构成伴随着我国经济结构的变化出现了多元化的发展趋势。除了国有企业档案、集体企业档案外,还出现了外资企业、股份制企业、股份合作制企业、兼并企业、破产企业、撤销企业档案等,这些档案的所有制形式不同,其性质、特点、管理方法亦不同。以《档案法》为依据,建立合理、配套的企业档案法规体系,对诸多企业档案家族新“成员”制定出相应的行为规范,做到有法可依、有章可循,增强企业档案法规的实用性、针对性,为企业实现依法治档提供完善的法律依据。

2.全方位、多层次宣传档案法规。在企业广大干部和职工中广泛、深入地宣传档案法规,可以增强人们的档案意识和法观念。宣传对象要以企业各级领导干部和科技人员为重点。要突出档案法规条文和档案、档案工作在市场经济中的地位和作用的宣传,同时,要加大那些严重违犯档案法规受到法律制裁的典型案例的宣传力度,使每个职工真正懂得企业档案人人有责,自觉地用档案法规规范自己的行为。

3.制度化、流程化,确保档案存储、管理不出纰漏。一是完善存储设备。档案的收集、保管、利用都是同等重要,缺一不可,因此,档案装具要齐备、充足,符合规范要求,各门类、不同载体的档案存放科学、合理、有序,既方便日常查找,又能保证突发事件中的及时抢救。二是完善电子文件的管理。制定电子文件的管理规范,要求全体员工严格执行,并且要确保档案信息安全,定期刻碟保存。

(五)拓宽渠道,加强企业档案信息资源的开发利用

1.借助计算机多媒体技术进行企业档案信息资源的开发利用。(1)利用计算机多媒体技术可直接系统地向档案用户提供企业档案信息的内容,并显示所需的彩色插图、图像,以及提供声音介绍内容提要。档案用户中需一台 PC机,就可纵览所需的档案信息,并将所需的内容、图像、数据自行存储、复制和打印。(2)利用计算机多媒体技术将企业生产、经营、科研活动形成的分散档案信息按照某一专题收集在一起,加以科学、系统地编辑,瞬间就会编纂出“档案信息精品”。

2.企业档案信息资源开发利用的新途径。企业档案信息资源开发利用必须以“市场”为导向,紧扣需求动态。既要研究用户心理、来源、特点,又要摸清档案用户对企业档案信息需要的类型,建立“常用户网络”,尽可能为他们提供全方位的超前服务。(1)开通企业档案信息查询热线电话,介绍馆藏或数据库内容,答复档案用户提出的有关问题和所需企业档案的内容。(2)组织企业档案信息服务队,为企业科研、生产现场提供急需的档案信息。(3)创办《档案信息快讯》,利用报刊登载政策信息、热点信息、技术成果信息、产权转让信息等,为企业和社会提供档案信息服务。(4)定期举办企业档案信息展览,将一些热点档案信息重新策划、包装,力求图文并茂,新颖别致,以此来吸引和招揽档案用户。(5)利用新型载体编辑出版某产品、某项目、某专业、某领域的档案信息文集、汇编、综述、述评等,以便交流、利用。(6)与企业网、信息高速公路、因特网等建立互通网站,使企业档案信息为全球共享。

档案的信息化建设是档案事业发展的重要方向,是企业档案管理现代化的客观要求,是提高档案信息服务水平的必由之路。因此,我们必须加快档案的现代化管理进程,逐步实现企业档案的信息化建设。

The Information ization Problem s of En terpr ise Arch ives and the Coun term easures

JIN Nan
(Heilongjiang College of Education,Harbin 150080,China)

The informationization of archives is highly regarded in the plan of nationwide archivework.However,according to the current situation,the informationization of archives is yet to bewidely popularized,only confined to the archivesconcerning the publici2 ty of governmentwork and livelihood.Medium2and2small2sized enterp rises contribute little to the informationization of archives.Based on the actual situation of small2sized enterprises,thispaper analyzes informationization problemsof enterprise archivesand proposes the countermeasures.

enterpriseπs archives;informationization;construction problems

G278.3

A

1001-7836(201.)09-0199-02

10.3969/j.issn.1001-7836.201..09.081

2010-1.-30

金楠 (1975-),女,黑龙江哈尔滨人,中级,从事档案管理研究。