浅谈如何做好科技档案的开发利用工作

王 莉

（黑龙江省科学院，黑龙江 哈尔滨 150001）

科技档案是科学研究、科研成果转化和与科学实践相关的活动中形成和存档的具有保存价值的文字图表、光盘声像和电子文件等材料，反映着科学实际工作发展过程中的真实情况[1，2]。了解科技档案的内容和作用，充分开发利用科技档案信息资源，最大限度地发挥其经济和社会效益，有效地为社会经济服务，是科技档案工作者在新时期的新任务和新课题[3，4，5，6]。关于如何做好科技档案的开发利用，本人认为应着重做好以下几个方面的工作。

1 认识科技档案的重要作用

近年来，在大力加强科学研究和科技成果转化、充分发挥科学技术第一生产力作用的新形势下，认识科技档案的地位和作用显得越来越重要。科技档案的作用主要表现在1、科技档案是确定科技成果权属、对科学研究过程和成果进行管理的基本依据；2、科技档案是科研成果转化转让、处理科研成果权属纠纷等活动的凭证；3、科技档案是重要的技术资料资源。科技档案是不同历史时期科技资料的汇集，也是各项科技成果和科技实践过程的真实记录，是科技资源管理的重要组成部分。随着科学技术的迅猛发展和科技管理的逐步完善，科技档案正在显示出越来越重要的作用。

2 努力做好科技档案的收集、归档、优化工作

从社会需求的角度来看，存档数量与档案的利用是成正比的。档案存档数量越齐全、丰富，为社会提供服务的机会就越多，因此要努力扩大科技档案收集范围，丰富存档内容。另外，还应加强现有档案的鉴定和甄别工作，及时将已经失去保存和使用价值的档案进行剔除和销毁，以降低档案保管成本、提高档案的保管和使用效率。

3 加强科技档案的管理

加强科技档案的标准化文件的制定工作，使档案管理的各项工作环节都按一定的标准来进行。建立健全科学的、实用的科技档案检索体系，提高向社会各界提供利用科技档案信息的工作效率。

4 提高科技档案管理人员的综合素质

档案管理人员是档案管理的实施者，其素质的高低直接影响档案业务工作的效率、质量和服务水平。因此不但要加强学习档案专业知识，还要学习和掌握不断更新的现代化知识和其他社会、科技知识，不断充实完善自我，具备良好的综合素质。档案管理人员还应具有爱岗敬业、求真务实、甘于奉献的精神，以及保守机密、自我牺牲的品质和综合协调能力等。

5 加强主动服务意识

由于档案本身具有的潜在的价值不易被发现，须借助于人们的开发利用，才能使其价值被充分地认识。因此，科技档案管理人员要树立为科学事业和经济建设服务的思想，改变过去那种封闭管理、坐等上门的被动服务状态，变为主动宣传服务。一方面，紧紧围绕经济、社会需求，找准经济、社会普遍存在的热点、焦点问题，把握时机，主动配合经济、社会活动和政府的工作中心，充分发挥档案部门的主观能动性，充分地利用档案。同时，借助各种媒体、计算机、网络等先进技术手段，利用这些技术手段信息量大、传播速度快的优势，与其他档案机构联网，实现档案信息资源共享。使“死档案”变成“活信息”。另一方面，利用报纸、电视等新闻媒介增强全社会的档案信息意识，宣传科技档案效益实例，扩大科技档案的知名度，使人们了解科技档案的价值和作用，提高科技档案的利用率。

6 合理开发利用科技档案资源

随着社会和科学技术的迅猛发展，人们对科研项目和科研成果的需求越来越迫切，科技档案的主要工作已经从整理、归档和保管逐步转移到对档案的开发利用上，这不仅是科技档案工作的基本任务，更是整个科技档案工作的目的所在。加强对科技档案的管理、归档和利用，不仅可以为提高科技管理工作效率和工作质量创造必要的条件，而且还能够为确定科技成果权属、提供法律凭证和依据。因此，依法合理地开发利用好科技档案，充分发挥其在经济、社会发展中的作用，是提高科技档案利用率的重要途径。

随着科学技术事业的迅猛发展和科学技术在社会经济生活中地位的日益提高，科技档案的开发利用已成为服务于民、服务于社会的一项重要工作。因此，在知识经济的新形势下，通过对科技档案的大力开发利用，来增强科技档案管理工作的活力，促进科学事业的发展，扩大科技档案管理工作的经济、社会影响力，使科技档案资源发挥更大的经济和社会效益。

［1］王红.科技档案的价值和作用［J］.山东煤炭科技，2001，（2）：82～83.

［2］宋晓丽.浅议科技档案工作中的质量控制［J］.湖北档案，2006，（7）.26～27.

［3］王莉.新时期高校档案收集工作对策研究［J］.镇江高专学报，2004，17(2)：22～23.

［4］顾成昕.浅谈高校科研档案管理的规范［J］.大连大学学报，2002(1)：14～15.

［5］吴雪华.如何加强高校科研档案管理工作［J］.玉林师范学院学报，2003(2)：26～27.

［6］左玉亭.论高校档案用户需求与服务体系建设［J］.兰台世界，2007(4)：32～33.