高校院(系)教学管理信息化的构建

刘莉萍,刘 昱,程 凡

(1.孝感学院化学与材料科学学院,湖北孝感432000;2.孝感学院教务处,湖北孝感432000)

为了推动教育的改革和发展,培养适应信息社会要求的创新人才,促进教育现代化,各高校纷纷把教育信息化建设纳入到自己的中长期建设规划中。教育信息化是指教育观念、教育设施、教育内容、教育方法和教育原理等在内的整个教育领域的信息化。从教育信息化的内容来分,教育信息化可分为教育设施信息化、教育资源信息化和教育管理信息化三个层次,在这三个层次中,教育设施信息化是基础,教育资源信息化是核心,教育管理信息化是保障。[1]20

“十一五”期间各高校信息化建设的重点是教育设施信息化和教育资源信息化建设,并取得了很大成绩,但在教育管理信息化建设方面相对薄弱,有待进一步完善,特别是院(系)教学管理信息化建设还处在起步阶段。因此笔者认为,“十二五”期间高校特别是下属院(系)应把教学管理信息化纳入管理工作的重点之中。

一、高校院(系)教学管理信息化的重要性

教学管理信息化是高校信息化建设的重要内容之一,是实现高校全面信息化的保障。随着高校办学规模不断扩大,教学管理重心在下移,院(系)教学管理是整个学校教学管理的基础。院(系)教学管理信息量越来越大,从内容上可分为学籍、成绩、试卷、论文、授课计划、课程安排、教材、专业建设、实验室建设、教学研究等。这些信息是无序的、分散的,并且种类繁多,更新速度极快,靠传统的手工操作管理已经不能适应时代的需要,迫切需要院(系)实现教学管理信息化。[2]同时,世界范围内信息化技术发展迅猛,各高校为了适应时代发展的需要,也开始重视信息化建设,纷纷建立校园网,引进或开发教务管理系统等,从而为院(系)实现教学管理信息化提供了前提条件。教学管理信息化可以实现管理的规范化、高效化、科学化,将教学管理人员从繁琐的日常性事务工作中解脱出来,使其参与到教学研究等高层管理中去,从而为师生提供更高效、更高质量的服务。

二、高校院(系)教学管理信息化的现状

从组织、领导方面看,学校层面大部分成立了信息化管理建设领导小组,但各二级院(系)大部分没有成立领导小组,更没有明确分工,只是由学校行文规定,院(系)由行政一把手负责,信息管理员具体管理。院(系)行政一把手没有信息化管理专业知识,思想上也不够重视,而信息管理员都是由秘书或办公室主任兼任,他们既没有专门时间,也缺少专业技术去进行信息化教学管理,因此,院(系)教学管理信息化处于被动、缓慢的发展状态。

从内容和范围方面看,高校院(系)教学管理信息化包括行政管理、学籍管理、教学环节管理、教学服务管理、研究开发管理、档案资料管理和应用系统管理等等。各内容之间是相互联系、互相促进的有机整体。目前高校院(系)教学管理工作逐渐采用计算机无纸化管理和系统化网络管理,提高了教学管理现代化水平。[3]信息化主要集中在学籍管理、教学环节管理方面,而对行政管理、教学服务管理、研究开发管理、档案资料管理和应用系统管理等不够重视。即使是教学环节管理,又以课堂教学管理为主,如排课、选课、调课、考试安排、教学评价、多媒体授课等,而在实践教学、专业实习、毕业论文信息化管理等方面比较缺乏。高校院(系)比较注重应用系统的引进和开发以及网页的建立,但在系统和网页的应用方面做得不够。如在网页上大多只有静态的公告栏、少量的资料库,而网上教学、网上实验、网上答疑、网上师生交流等比较缺乏。

从管理制度方面看,从学校到院(系)大多没有制定操作性强的管理规章制度,同时也没有方便实施的统一、规范的标准。虽然各高校大都采用了教务管理系统、论文管理系统、实验管理系统等,但各个系统之间存在标准不统一、数据不能共享等缺陷。

三、如何构建高校院(系)教学管理的信息化

1.融入学校信息化综合平台,共享信息化建设资源。院(系)教学管理信息化建设是学校信息化建设的重要内容之一。学校信息化建设是指各个部门的信息化建设,包括人事部门、组织部门、科技部门、财务部门等行政机关和二级教学单位。院(系)教学管理信息化建设与学校信息化建设的关系是局部和整体的关系。学校成立信息化建设领导小组,领导小组下设信息化建设专家组和信息化办公室,各院(系)也要成立相应的信息化建设小组,并选派专门的信息联络员,上报学校信息化办公室,组成从学校到各院(系)信息化建设的队伍网络,院(系)信息化教学管理人员成为学校信息化建设队伍中的一部分。学校信息化建设中心向院(系)提供信息化教学管理所需的基本设备、应用平台,包括多媒体课堂教学环境、网上辅助学习平台等,特别是建立信息综合库,为院(系)提供所需要各种信息资源,如新生录取情况、学生缴费情况、学生基本信息等,为院(系)实现“网上办公、网上管理、网上教学、网上服务”提供全面的支持。[4]学校信息化建设中心制定各院(系)教学资源储备统一标准,使资源管理呈现标准化和规范化。院(系)管理人员要对各自的教学资源包括课件、试题、成绩、档案、文件等教学类资源按标准进行收集、处理、存储和上传,学校信息管理中心进行集中统一管理,根据使用者不同需求,给予相应的访问权限,实现资源共享,避免信息孤岛的出现。

2.建立院(系)间教学管理信息交流平台,互通教学信息资源。在学校信息管理中心的统一领导下,各教学院(系)分工合作,互通信息。高校教学管理任务重心下移,各院(系)成为教学管理的主体,是各种教学任务的具体执行者和管理者,每个院(系)有自己的教学和管理特点。如音乐学院(系)实行小班上课,理工科院 (系)有专业实验和实践安排等等,这就决定了各院(系)在教学管理信息化方面存在差别。尽管如此,各院(系)之间还是存在教学和管理上的诸多联系。如院(系)开设的课程包括公共课、专业基础课、专业主干课等,其中公共课和部分专业基础课需要其他院(系)安排教师上课,因此,院(系)的教学管理信息化建设不是孤立的,需要各院(系)相互联系,共同完成。各个院(系)在教学管理信息化方面首先要坚持标准化建设,以利于各院(系)之间互通信息,避免出现信息孤岛、重复劳动现象。[5]此外,各院(系)可以根据自己的教学和管理特点,部分数据信息可以进行个性化管理,做到共性与个性相结合。

3.加强院(系)内各部门统一管理,整合教学信息化资源。首先,加强组织领导。院(系)要成立信息化建设领导小组,组长由院长(系主任)负责,成员由教研室主任、辅导员、信息网络管理员等组成。院长(系主任)负责制定本院(系)信息化建设的建设规划和管理制度,在实际工作中协调各种关系。教研室主任、辅导员负责各自工作中产生的数据信息的收集和上传。信息网络管理员负责本院(系)各种信息的汇总、整理、保存、反馈,同时做好相关的网络建设和对外信息交流。

其次,院(系)教学管理信息化建设是一个整体,要靠院(系)各个部门的协作与配合。因为院(系)工作包括教学工作、学生工作、招生就业工作、档案管理工作等等,虽然这些工作分属不同部门或不同的人管理,但它们又是相互联系、相互促进的。如辅导员需要掌握学生成绩信息,便于做好相应的学生工作,而学生工作部门的贫困生信息、奖学金、助学金、学生贷款等信息也要及时提供给教学管理人员,否则很多教学工作无法顺利开展。

高校院(系)教学管理的信息化建设是一个系统工程,既需要学校提供一个较好的操作平台,也需要各院(系)自身的积极努力,在做好硬件建设的同时,更要注重信息资源的建设和利用,加强对内对外的联系和沟通,充分利用信息资源,以提高教学质量,提高管理和服务水平。

[1] 李帅军.教育信息化管理的理论与实践[M].北京:科学出版社,2007.

[2] 仝美兰.高校档案信息化建设中的问题与对策[J].山西大同大学学报,2008(5).

[3] 刘昱,刘莉萍.教学评估背景下教学档案管理与改革浅议[J].孝感学院学报,2010(5).

[4] 李海英,李晓东.高校院系教学管理信息化建设初探[J].黑龙江高教研究,2006,141(1).

[5] 陈文欣.高校教学管理信息化建设的思考[J].文教资料,2007(31).