基于EndNote X4教育文献图书馆的创建与管理

王 晶，夏永竹 ，丁言斌

(淮北师范大学 a．研究生处;b．化学与材料科学学院，安徽 淮北 235000)

基于EndNote X4教育文献图书馆的创建与管理

王 晶a，夏永竹b，丁言斌b

(淮北师范大学 a．研究生处;b．化学与材料科学学院，安徽 淮北 235000)

在信息高速发展的时代，谁能快速而准确地获得信息，谁就能走在时代的前沿。面对浩瀚的信息资源，如何管理好数以万计的参考文献成为重要环节。以CNKI、维普以及汇文文献信息服务系统为例，介绍把教育文献导入EndNote X4的方法，设计EndNote X4教育文献图书馆的创建与管理，以及EndNote X4与Word文档的结合等。

EndNote X4;教育文献图书馆;创建与管理

随着图书出版界的网络化、电子化，以及图书馆的虚拟化的时代的到来，在线文献检索，数据库检索，搜索引擎等途径可以很方便地获得大量的信息，对于教育理论研究工作者来说，获得文献信息已经不是什么难题，面对浩瀚的信息资源，如何管理好数以万计的参考文献成为非常重要的一个环节。在EndNote开发使用之前，从各个数据库中搜集的教育类文献千头万绪，阅读所作的笔记分散各处，很难进行有机整合。论文撰写时，大量的文献引用及修改牵一发而动全身，这些难题，EndNote X4都可彻底解决。本文建立教育文献图书馆的管理方法，结合EndNote X4文献管理软件建立教育文献数据库，实现教育文献管理，既方便读者根据自身需要对文献进行合理分类，又有利于再次查阅全文，帮助作者轻松实现教育文献的标引，从而将精力专注于文章的内容和结构，提高论文写作效率。[1]

一、EndNote X4简介

EndNote是美国Thomso ResearchSoft公司开发用于海量文献管理和批量参考文献管理的工具软件，目前已经升级到第十四版。EndNote X4和其他同类型软件如Reference Manager等相比，都有着无可比拟的优越性。它通过数据库形式管理文献，其使用最广泛，具有文献检索、文献整理、引文标注、在文末自动按特定格式生成参考文献列表等强大的功能，用户可收集贮存个人所需的各种参考文献，括文本、图像、表格和方程式等。[2]End－Note X4在文档编辑过程中可以自动调整引用的顺序，特别适用于编号形式的引用列表，并根据投稿期刊的不同要求快速修改参考文献的引用形式。

EndNote X4程序带有几十个文献数据库或网上图书馆的链接，用户可以借助其平台访问文献数据库或图书馆，进行在线文献的搜索。EndNote X4还包括最新的文件，以便搜索在线资源、导入参考文献和格式化参考书目。1500多个在线资源的连接，600多个导入过滤器和2800多个出版样式，[3]所有这些研究者所需求的改进，令EndNote X4成为全世界数百万人研究人员的首选文献管理软件。EndNote X4将教你如何管理海量的参考文献，用好EndNote X4，它将成为你科研工作中的好帮手。

二、个人EndNote X4教育图书馆的建立

(一)建立个人EndNote X4教育图书馆

在电脑上安装好EndNote X4软件后，启动EndNote X4程序，会跳出一个窗口。在程序的主界面菜单栏上选择File/New创建一个新的EndNote X4数据库，然后系统自动生成扩展名为“．enl”的My_education．enl文件，同时，EndNote X4将自动生成一个与库据库文件名相同，扩展名为“．data”的文件，用于存放EndNote X4数据库内附带的文本，图片等。

(二)个人EndNote X4图书馆文献的搜索与导入

EndNote X4图书馆的文献输入有三种方式:第一种是手工输入文献;第二种方法是利用过滤文件把从不同数据库中得到的检索结果导入到EndNote X4图书馆中;第三种方法是利用EndNote X4进行联机检索并将结果直接输入到EndNote X4图书馆中，在本文中只对前两种方式的使用进行研究。

1．手工输入文献

手工输入文献适合于整理自己专有的文献资料，方法很简单，只需点击EndNote X4界面上方工具栏中的“New Reference”，或是点击菜单栏上的References/New Reference即可进入文献输入界面。手工输入文献非常麻烦，而且容易出错，这里就不多加介绍了。

2．利用过滤文件导入文献

应用CNKI期刊数据库搜索并导入:

CNKI文献数据库是国内最具有权威和最受欢迎的综合性文献数据库，包含多种类型的文献。其中的教育类期刊、书籍、学位论文、会议论文等，是各个教育研究工作者首选获得文献信息的渠道，将所需文献搜索并导入EndNote X4数据库的方法如下:

登陆 CNKI网站(http:∥www．dl．cnki．net/)，选择一个数据库，如CJFD(期刊全文数据库)，选择需要的文献，点击“存盘”;在窗口弹出的页面中“输出格式”处选择“Refworks”，保存Refworks．txt文件，完成对参考文献的检索与预处理。由于CNKI没有提供文献的卷与页码信息，在需要时只能对照全文，在EndNote X4中手工编辑。

打开已经创建好的My_education．enl文件，点击菜单栏上的“File/Import”出现导入文件的过滤器Filters，在“ImportDate File” 右 侧 的 “Choose File” 中 选 择“Refworks．txt”文件，在“Import Option”的下拉菜单中选择“CNKI5．0”( 第一次使用时需在 Other Filters中查找)，在“Duplicates”下拉菜单中选择重复文件的处理方式，在“Text Translation”下拉菜单内选择“Unicode(UTF－8)”，最后点击“Import”，导入完成。

应用维普期刊数据库搜索并导入:

《中文科技期刊数据库》即维普数据库，收录了我国大量科技论文题录和全文，是国内最具有权威和最受欢迎的综合性中文期刊全文数据库之一，较CNKI而言，维普的题录信息较为规范和完整。

进入维普网站(http:∥www．cqvip．com/)，输入搜索词“高等教育”，点击“搜索”，在跳出的页面中选择需要的文献，然后点击“下载”，在文本记录下载管理中选择“自定义输出”，然后点击“确定”。把记录保存在名为WPeducation．txt的文件中，文献搜索与预处理完成。

打开已经创建好的My_education．enl文件，点击菜单栏上的“File/Import”出现导入文件的过滤器Filters，在“ImportDate File” 右 侧 的 “Choose File” 中 选 择“WPeducation．txt”文件，在“Import Option”的下拉菜单中选择“Vipdirect”，在“Duplicates”下拉菜单中选择重复文件的处理方式，在“Text Translation”下拉菜单内选择“Chinese Simplified(GB2312)”，最后点击“Import”，导入完成。

应用汇文文献信息服务系统 (以同济大学图书馆为例)搜索并导入:

汇文文献信息服务系统是由南京大学和东南大学联合开发的新一代图书馆信息管理系统，该系统可实现网络环境下的联机编目、信息查询和馆际互借功能，[4]在此仅以同济大学图书馆为例进行介绍。

进入同济大学图书馆主页(http:∥www．lib．tongji．edu．cn/)，点击“书目、用户信息查询”进入检索窗口，输入检索书名，点击“检索”;在检索出的系列书目中点击书名，在跳出来的页面中点击“机读格式”，把机读格式里的内容复制到名为Education．txt的文本文档中，结束文献的搜索与预处理。

打开已经创建好的My_education．enl文件，点击菜单栏上的“File/Import”出现导入文件的过滤器Filters，在“Import Date File”右侧的“Choose File”中选择“Education．txt”文件，在“Import Option”的下拉菜单中选择“Mrac”，在“Duplicates”下拉菜单中选择重复文件的处理方式，在“Text Translation”下拉菜单内选择“Chinese Simplified(GB2312)”，最后点击“Import”，导入完成。

三、个人EndNote X4教育文献图书馆的管理

(一)个人EndNote X4教育文献图书馆的主界面管理

EndNote X4的主界面显示EndNote X4图书馆的主要信息。工具栏左边 Bibliographic Output Style的下拉菜单可以选择文献的输出格式，右边的Quick Search可以输入检索词快速搜索图书馆里的文献，如果数据库里的文献数目过多时，还可以通过界面下方的“Search”按照布尔逻辑进行精确二次查找。单击某一记录，主窗口下方出现Preview预览窗口，预览文献信息，点击右下方的“Hide Tab Pane”，隐藏预览窗口。

界面的主窗口用于浏览参考文献的关键信息，默认显示8个字段，用户可以根据自己的需要在Edit/References/Display Fields中设置所要显示的字段个数、顺序、名称、字段名称等。

文献数据库中的引文条目可以按不同项目排序，如单击窗口顶端的Author则按作者排序，单击窗口顶端的Year则按发表年份排序，等等。

(二)个人EndNote X4教育文献图书馆的文献记录管理

在建立好的My_education文献数据库中，每条文献条目包含许多字段信息(如 Author，Year，Title，Journal等)，利用右键或References菜单项对各条References进行修改，复制，剪切，粘贴，删除等操作。还可以利用References/Find Duplicates找出重复记录，用ctrl+D删除重复文献。双击某一条记录，可以进入该文献的管理界面，可以查看文献的详细信息，添加附件等。

还可以在Reference Type的下拉菜单中选择文献类型，EndNote X4默认为Journal Article。还可以将读书笔记放在Research Note中，把文件全文文件，相关图片等放在File Attachments中，相应的这些文件被放到＊．data/PDF文件夹下，使得文献与文献信息对应，方便用户对文献的全面了解。

(三)个人EndNote X4教育文献图书馆的群组管理

EndNote X4提供了Custom Group和Smart Group两个群组，用户可以根据需要直接在界面上创建自己的组群，用右键可以进行群组的创建，重命名，删除，清空垃圾等，创建好群组后在选中文献条目，通过右键的“Add reference To”把文献移动到目标群组里，也可以按住左键直接把文献拖到相应的组群里。

四、EndNote X4与Word的结合

在正确安装了EndNote X4之后，Word的工具菜单下应该出现EndNote X4的菜单项。

也可以通过“视图/工具栏/EndNote X4”来调出EndNote X4工具栏。

(一)在Word中插入my_education文献库中的文献

分别打开一个Word文档和已建好的My_education参考文献库，在My_education文献库中选择所要插入的一个或几个文献记录，将光标置于Word文档中所要插入文献的位置，点击EndNote X4工具栏上的“Insert Selected Citation(s)”图标，EndNote X4默认的参考文献显示式样一般是Annotated(注解)格式，此时插入的就是带括号的引文作者姓名和出版年份，同时在Word文档最后出现参考文献的基本内容，点击“Format Bibliography”后，参考文献会根据设置自动格式化，点击“Unformat Citation(s)”图标，显示又恢复为Annotated格式。

(二)在 Word 中的“Format Bibliography”设置

点击“Format Gibliography”后，还可以在“EndNote X4 Format Bibliography”窗口，设置自动格式化功能，选择合适的期刊式样(如Education Research等)，以及设置生成的参考文献显示字体，字号，括号等显示格式。另外，使用菜单栏上Edit/Output Styles/可以选择和创建新的期刊式样。EndNote X4自带了2305种杂志的Style，没有中文杂志的Style，需要从网上免费下载。 Layout中Bibliography下面的文本框是显示在参考文献之前的文字，一般是“参考文献”四个字，也可以根据需要设置成英文等。

(三)在Word中去除域代码

格式化后的文稿含有大量的EndNote X4的特殊代码(域代码)，使得文件的字节数比较大，而且受EndNote X4宏的控制，不能直接编辑，这就不可避免地对期刊编辑工作造成干扰，文章修改完成后最好去除这些域代码。点击工具条上的“Remove Field Codes”图标，出现一个提示框提示此操作将生成一个新的去除了所有域代码的word文件，原来的文件仍然打开且无改动。点击确定后生成一个和原文件内容完全相同，无域代码的文件，去除域代码后，可以对文献清单进行最后的编辑。EndNote X4在多个中文作者后自动加上“et al．”，需要手工改为“等．”，修改完成后，保存文件。

EndNote X4作为文献管理软件集文献的收集、管理、应用于一体，在越来越多的科研工作者中有着广泛的影响。EndNote软件经历了多年的使用实践，目前仍在不断地更新完善，EndNote X4则是目前的最新版。澳大利亚悉尼大学图书馆把EndNote的学习使用做为大学四年级学生信息素养教育的内容之一，美国等英语国家的使用更加普遍，密执安大学图书馆、明尼苏达大学生物医学图书馆等在网上开设了EndNote软件的学习课程;[5]我国台湾的国立中正大学教育学研究所、台湾大学图书馆、国立高雄师范大学图书馆等也开设了此课程。在我国的科研工作者中，在以“文献计量”进行计量分析方面已有所研究，更加有助于科研人员做文献调研的定量分析，快速了解某一领域的研究概况，有助于对用户提供参考咨询服务。[6]教育学领域使用EndNote X4软件进行文献管理现仍属新课题，掌握EndNote X4的使用方法，将为我们今后的科研论文写作提供极大的方便，相信EndNote X4的应用在教育学研究工作中将会越来越普遍。

[1]赵震，雷恒池．EndNote中实现中英文文献混排的方法[J]．现代情报，200929(9):182－184．

[2]姚炜，陈兰，王德英．用EndNote组织参考文献目录的方法——以CJFD、维普、万方中文期刊数据库为例[J]．中国索引，2007(4):48－51．

[3]谢群．文献管理软件的功能层次划分理论研究——以Endnote为例[J]．现代情报，2008(4):113－117．

[4]万欢．对汇文、ILAS等五种编目子系统的比较分析[J]．全国新书目，2007(7):82－83．

[5]焦艳平，Su Hanfling，孙彩霞，宋燕菊．EndNote个人参考文献图书馆简介与基本使用方法 [J]．现代图书情报技术，2004(4):82－84．

[6]王召兵，陈燕．EndNote在网络信息计量分析中的应用[J]．情报探索，2011(1):91－92．

G250

A

2095－0683(2011)04－0127－03

2011－04－22

王晶(1968－ )，女，辽宁凤城人，淮北师范大学研究生处讲师，硕士;夏永竹(1987－)，女，云南文山人，淮北师范大学化学与材料科学学院学生;丁言斌(1971－)，男，安徽淮北人，淮北师范大学化学与材料科学学院副教授，博士。

责任编校秋晨