浅谈做好电子文件归档的管理工作

李佳欣

(黑龙江信息技术职业学院)

浅谈做好电子文件归档的管理工作

李佳欣

(黑龙江信息技术职业学院)

摘 要：电子文件归档后，即形成电子档案。电子档案由于其种种不同于纸质档案的特性，决定了其在整理、鉴定、保存、维护与提供利用等方面必然有别于纸质档案。

关键词：电子文件;整理;保管

1 电子文件定义及其特点

(1)电子文件需要借助现代办公设备才能阅读利用;(2)电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递;(3)电子文件可直接共享，不受时间和距离的影响;(4)电子文件的保存条件和环境要求较高。

2 电子文件归档方式

2.1 借助计算机信息管理网络

各业务管理部门把需要归档的文件，以电子文件形式由部门编目整理，利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。

2.2 由信息管理部门负责归档

由各业务部门把日常工作形成的具有保存价值的电子文件数据传输到计算机信息管理部门，当信息管理部门接收这些数据后，进行集中处理，经汇总的数据输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定、编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。

2.3 由档案管理部门归档

将形成的电子文件用磁盘、U盘等电子储存设备直接拷贝到档案管理部门，由档案管理部门按档案管理要求进行整理、编号、保存。

3 电子档案的整理

3.1 电子档案的整理原则

(1)有机联系原则。对于电子档案也需要保留反映其形成过程的原始结构和集合方式，以便使后人从中寻找历史事实的本来面貌。(2)简单性原则。电子档案在整理过程中不需要像纸质档案那样顾及，诸如案卷的厚度、排架的难易等因素，它所承担的主要任务就是建立一个分门别类的文件系统。因此，对电子档案的整理应立足于简便易行，一般可按照文件形成部门划分类别，并由各部门对自身形成的档案进行下位分类和文件归类。档案人员没有必要刻意追求逻辑严谨的分类方案而把分类复杂化。

3.2 电子文件的分类整理

(1)文书电子档案整理。一是机构内部形成的文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。首先按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘;其次将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。二是机构接收的外来文件。通过文书室处理，扫描成影像文件进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

(2)科技电子文件归档。科技电子文件种类较多，可按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理，然后按项目归档。一是基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。二是设备档案。企业引进技术和购置各种设备时，外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展，国内设计院设计的产品逐步实行了CAD设计，而且企业的总图管理也采用了电子化。所以，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。

(3)会计电子文件整理。工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。

账簿。单位会计账簿内容已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是打印件，计算机账簿的格式比较统一，其内容也可以以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期、负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。

4 电子档案的鉴定

电子档案的鉴定和纸质档案的鉴定一样，是对其保存价值的判断和预测。通常，对电子档案的鉴定是在对电子文件的鉴定的基础上进行的，是对电子文件鉴定的继续和补充。在电子文件归档时，电子文件形成部门在档案部门的协助下，对归档电子文件的内容进行鉴定，鉴别电子文件的价值，同时对内容、载体进行检查、检测，确定存舍，对所需的软、硬件环境做出说明，并根据电子文件的价值划分保管期限，提出保管期限内配套的软、硬件环境要求。在档案管理过程中进行的电子档案的鉴定，其主要任务是对已到保管期限的电子档案重新审查鉴定，把失去保管价值的电子档案剔除销毁，避免造成有利用价值的电子档案淹没于无用的电子档案之中，达到优化馆(室)藏电子档案的目的。

5 电子档案的保管

目前，我国尚未颁布有关光盘的保管规范，光盘可根据其载体性能加以妥善管理。具体内容如下：

(1)库房温湿度要相对稳定，温度应在14～24℃，相对湿度在45% ～60%范围内选定一组值，一旦选定，在24 h内温度变化不得超过土3℃，相对湿度变化不得超过±5%。最佳环境温度是18℃，相对湿度是45%。光盘的载体性能比较稳定，对温湿度没有很高的要求，人体能够适应的温湿度环境一般均可保管光盘。(2)库房内要清洁，无腐蚀性气体，通风良好，地面不打蜡、不铺地毯，电子档案装具应洁净无尘。(3)库房及档案装具要具有防火、防尘、防水性能，同时要防止紫外线直接照射电子档案。(4)库房应注意远离强磁场，并与有害气体隔离。磁性载体档案与磁场源(永久磁铁、电动机、变压器等)之间的距离不得少于76 mm;可使用软磁物质(软铁、铁淦氧、镍铁合金等)构成档案容器或箱柜，对磁场进行屏蔽;档案装入有磁屏蔽容器时，距容器内壁至少26 mm;库房中无磁性材料及其制品(如磁化杯、保健磁铁、磁铁图钉等);在存有重要档案的库区应设置测磁设备，以查出隐蔽的磁场。磁光记录方式的可擦式光盘，同磁盘、磁带一样需要防磁。

中图分类号：F283

C

1008-3383(2011)06-0256-01

收稿日期：2011-04-21

作者简介：李佳欣，女，馆员，研究方向：档案管理。