浅谈高校档案管理人员的素质建设

冯蓉

（武夷学院 档案室，福建 武夷山 354300）

浅谈高校档案管理人员的素质建设

冯蓉

（武夷学院 档案室，福建 武夷山 354300）

档案管理人员的素质高低直接影响着档案工作水平的优劣，高校档案工作人员要适应形势,不断提升自身的身体、职业道德和业务等各方面素质，努力提高工作质量与效率,从而更好地为学校的教学、科研与管理等各方面工作服务。档案管理人员要不断创新，使档案工作常常变，时时新，实现可持续发展。要从档案管理人员的协调，沟通和宣传能力上下功夫，树立档案部门的良好形象,使高校师生、上级领导、各个部门都支持档案工作，使档案工作更上一层楼！

档案管理人员；素质；创新；沟通；宣传

高校档案工作人员素质的高低会直接影响到高校档案管理工作的总体水平。当今档案管理工作越来越凸显出它知识性、服务性的功能。日新月异的现代化档案管理的已经成为现实，这不仅给档案工作带来了前所未有的机遇和挑战，同时也向广大档案工作者提出了更高的职业要求。不断提高档案管理人员整体素质，造就出一支具有坚定理想信念、掌握现代科技知识和专业技能、胜任本职工作、富有创新能力的档案干部队伍，努力开创档案工作的新局面，是当今高校意义深远而重大的事情。笔者从以下几个方面就高校档案管理人员的素质建设做以阐述：

一、提高档案管理人员的身体素质

档案专业人员应当具有强健的身体和充沛的精力，这是做好档案工作的前提。但经常在库房、机房或办公室工作的档案工作人员，处于少运动的环境中，经常是在年复一年的做重复性的收集、加工、编研等工作，身体各器官受力不均，由此，器官免疫力下降，还易造成脊椎病等职业病。档案工作还具有很强的系统性、连续性，不仅有脑力劳动，也有大量的体力劳动，这些都决定了做档案工作要有一个适应紧张工作的精神状态，而良好的精神状态皆来自健康强壮的体魄。

因此，要采取各种措施来提高档案管理人员的身体素质：如：各档案馆要坚持工间操制度，保证大家每天有一定的室外活动时间，来适当增加运动量。除此之外，还要经常组织文体活动，充分增强档案工作者的体能体质。还可在档案的整理间、阅览室等场所适度播放低分贝的轻音乐，使档案人员在轻松的条件下工作，适时改善单调、重复性的工作环境。要坚持开冷暖空调保持室内恒温，对库房和工作间要经常进行通风，改善档案库房空气质量，营造清新的工作环境。要积极提倡有益健康的良好工作习惯和卫生习惯，进入库房要戴口罩，工作结束后必须洗手。

二、强化档案管理人员的职业道德素质

（一）强化档案管理人员无私奉献的精神

江泽民同志说过“做档案工作的同志，一般说来，都是不出人头地的，都是兢兢业业、默默无闻地在那里工作”。档案工作是一项复杂而细致的工作，从档案的收集到科学整理、安全保管、价值鉴定、登记统计、提供利用等，都需要档案管理人员付出艰辛的劳动。档案工作既辛苦又默默无闻，是一项单调、乏味、枯燥和平凡的工作，常常是替他人作嫁衣，很难出头露面，这就要求档案人员有一种兢兢业业的工作态度，甘为人梯的奉献精神，放眼长远的大局意识，具有不计较个人名利得失的宽广襟怀，树立长远的目标，具有忠于职守、任劳任怨、不辞辛苦、一丝不苟的基本素质，同时要具有强烈的事业心和无私的奉献精神，爱岗敬业，甘寂寞，乐平凡，甘当无名英雄，才能出成效。档案人员要强化服务意识,想使用者之所想,急使用者之所急,热情周到地为使用者做好调卷和归卷工作,百问不厌,百查不烦,为使用者提供优质服务，以满腔热情接待好每一位用户，使用户高兴而来，满意而归。

（二）加强档案管理人员的保密意识

职业道德是同人们的职业活动紧密联系的，具有自身职业特征的道德准则和道德规范。档案工作作为社会主义现代化建设事业的一个重要组成部分，毫无疑问也必须有自身的职业道德要求。而具有过硬的政治素质，保守档案机密，乃是档案管理人员职业道德规范的基本要求。[1]有位哲人说的好：“保守机密，慎之又慎”。高校档案管理人员直接管理和掌握着全校各个部门的馆藏档案，掌握着大量属于秘密的资料，档案信息涵盖各个环节的方方面面。档案管理人员必须对基建，财务，科研、人事等信息秘密，严格保密。同时档案管理人员还要尽最大的努力，围绕学校设计的总体目标，在对外交往的过程中切实做到诚实守信。要保证档案内容的安全，既对具有保密内容的档案严格管理，便于提供利用，又要保证档案内容不能泄密。

（三）档案管理人员要坚持实事求是的工作作风

古时,孔子倡导“述而不作”的思想,这是一种崇尚实际的态度。据实立档,据实用档,是档案人员应当树立的职业思想和行为准则。档案工作者必须从实际出发，实事求是地解决和处理档案管理中的具体业务问题，绝不允许损毁或改变档案的原貌。档案人员在保护档案外观完整无损的同时,更应该注重保护档案内容的真实，做到诚实守信。在收集、整理、保管、利用的过程中,都应该坚持尊重档案原貌的原则,切莫随意地涂改、编纂、伪造档案。

三、发挥档案管理人员的创新主体作用

创新是档案事业发展的永恒主题。要善于从工作中,学习中,其它专业的知识中吸取有益的经验,活学活用地应用在档案管理工作中,档案管理人员只有具备了创新能力,才能在档案管理工作当中开创出新局面，锻炼出创新性高素质人才。

（一）不断丰富,拓展档案管理人员的知识

一位外国名人曾说过:“今后没有任何一样东西能够学习而终身享用,我们必须不断学习新知识,才不会被时间淘汰。”作为档案工作主体的专职档案人员，如果知识贫乏、老化、单一，面对新情况、新问题就很难提出解决的办法，工作中更谈不上有所改进和创新。信息时代的档案工作人员,不管学历高低、资历长短,都应不断地“充电”,努力增长新知识、新技能,不断提高自身的综合素质,才能跟上时代步伐。因此，创造积极向上的学习氛围非常重要，专职档案人员要把学习作为生活中的第一需要。要对档案人员进行多途径、多形式的培训教育,可以采取“请进来”、“走出去”的办法,提高档案管理人员的业务素质。不断更新他们的知识结构，使档案管理人员运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现由单一专业型向多样复合型转变。[2]档案信息的数字化、网络化、管理服务的现代化已成为信息时代档案事业发展的方向。档案人员必须努力学习掌握这些新技术，熟练地运用现代技术手段管理档案,才能适应新形势发展的需要。档案管理人员还要不断加强档案专业与其他相邻专业的渗透与联合，培养自己的信息编研、开发能力，成为能够胜任 “办公文秘——档案管理——信息开发一体化管理多面手。

（二）不断练就档案管理人员过硬的业务技能

知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段，方式给专职档案人员提出了更高的要求。要求档案管理人员适应新形势，敢于向传统观念挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，勇于打破传统的条条框框和管理模式，在档案业务上有所创新，有所突破。要求档案管理人员在干中学、在学中干,根据自己的知识结构和工作需要有针对性的学习,并将学来的新知识及时用于实践。档案管理人员要不断地利用新技术、新方法、新技巧，用现代科学管理手段来管理档案，具备过硬的实践技能素质，逐步使档案管理工作从经验型的手工操作模式向现代型的技术操作模式转变。[3]如：用计算机网络基础知识对高科技条件下产生的信息进行搜集、提炼、加工和整理。及早具备独立运用档案管理软件的能力，能够利用扫描仪、摄像机结合其他图像处理软件对一些纸质文件进行数字化处理、加工。[4]利用不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，在务实基础上促进创新，努力使专职档案人员成为一名掌握科学的、先进的工作方法，一专多能的档案工作创新人才。

四、锻炼档案管理人员协调、沟通和宣传能力

加强档案沟通、协调和外部宣传工作，是叩开档案工作的神秘大门。哪个档案馆沟通、协调和外部宣传工作薄弱，哪个档案馆的档案工作就死气沉沉，哪个档案馆沟通、协调和外部宣传工作做得好，哪个档案馆的档案工作就有活力。这就需要锻炼档案管理人员协调，沟通和宣传能力。

（一）档案管理人员要对上级领导和上级档案部门进行沟通，协调

档案工作是一项综合性工作,没有领导的重视和支持，工作很难正常开展。这一矛盾的解决,就需要依靠档案工作人员的积极努力。档案管理人员要找机会或创造机会经常向主管领导汇报工作,及时反映工作的开展情况以及工作中遇到的困难，请求及时解决。对办公条件的改善，档案人员应采取各种措施,通过各种形式协调好档案工作与领导之间的关系,争取领导的重视与支持。[5]争取学校在人、财、物等各方面的投入,为做好档案工作创造极为有利的条件。档案管理人员要定期申请上级部门检查和指导，对发现的问题及时协调处理，请专家解决。进一步规范档案的管理与利用,堵塞工作中存在的漏洞,也为档案标准化检查及升级提前做好各项准备工作。

（二）档案管理人员要对师生进行外部宣传工作

高校档案工作关系到全体师生,广大师生既是档案事实的缔造者,也是档案利用的受益者。要让全体师生明白，档案是历史的轨迹，是一笔无形资产。如何重视档案，管理好档案，更好地开发和利用档案，为学院的大发展出力、献策，是全体师生员工的责任。档案外部宣传工作要成为广大师生员工与档案工作的桥梁和纽带。可以通过标语、展板、橱窗、网络、广播、简报、警示牌等各种形式来加强对广大师生档案的搜集意识，还可以利用一切宣传工具，宣传档案工作，如档案馆网页要经常更新内容，有计划的、定期地搞好板报宣传等。定期举办展览活动，让广大师生员工体会档案馆的文化氛围，可以使他们从感觉上缩短与档案工作的距离。这些宣传工作，除了包含档案管理人员的辛苦，还需要他们付出他们的智慧才干和各方面的综合能力。

（三）档案管理人员要对高校各部门进行沟通和宣传

如果档案管理人员能做好平行部门的沟通，协调和宣传,高校档案基础工作质量就有了保证。档案室的各种档案：如党群、行政、教学、科研、产品、基建、设备、出版、外事、财会等档案都来源于高校各个平行部门。各部门具体负责各个部门材料的收集、整理、归档、信息录入等基础工作。要让各部门人员树立起“今天”的档案就是“昨天”的文件，“今天”的文件将是“明天”的档案的理念，做到人在档案在，人去档案留。把基础档案在形成时做的尽善尽美。高校档案人员就要从办公室的纸堆中走出来,深入到各部门中去开展各种宣传，跟相关人员及时沟通。把各个部门平时要搜集的材料和如何科学合理地归档材料罗列出来进行讲座,并把材料分发，做到人手一册，普及档案知识,树立档案部门的良好形象,在学校营造良好的档案工作氛围。

档案管理人员还要对各部门的领导做好沟通，一方面要向平行部门的领导说明档案工作必须要全校各部门通力合作,不能仅仅靠档案部门,各部门要安排得力人员兼任档案员,并保证其对工作时间的投入。另一方面,也要对兼职档案员提出明确的工作要求,建立合理的激励机制，充分发挥兼职档案员的作用，把高校档案工作推向新的高度。

结语

档案工作是综合性的,在档案工作客观条件逐渐优越的今天，档案管理人员素质作为主观因素,对档案工作整体效能的发挥也越来越无可替代了。各高校要为档案管理人员成为一种高素质复合型的人才而付出不懈的努力！从而使档案工作高效服务高校各项工作；从而使高校各部门在良好的档案氛围中为档案工作添砖加瓦，使档案工作生发活力！

[1]王兰琴.档案人员的职业道德和专业素质之我见[J].陕西教育,2008, (9):114.

[2]关磊,刘海燕.浅谈新时期档案管理人员素质的提高[J].理论观察, 2006,(3):169-170.

[3]黄艳.高校档案工作如何适应现代发展需要[J].科技资讯,2007,(15): 200.

[4]张尚瀛.档案工作理论与实践[M].华艺出版社,2006.

[5]谭伟贞.论档案队伍建设[J].兰台世界,2009,(5):80.