基层档案室的档案安全工作—以河南省省直机关第一幼儿园为例

河南省省直机关第一幼儿园 刘 煜

基层档案室的档案安全工作—以河南省省直机关第一幼儿园为例

河南省省直机关第一幼儿园 刘 煜

省级示范性幼儿园档案室是最基层的档案管理单元。怎样做好档案的征集、整理与安全利用，一直是档案工作者的工作重点和目的。在具体工作中虚工实做，基层档案室应积极进取，总结“十一五”经验，制定“十二五”计划，紧紧围绕档案工作的3个体系展开工作。本文，笔者以河南省省直机关第一幼儿园档案室为例，对基层档案室怎样做好档案安全工作展开探讨。

一、目前幼儿园档案存储状况

目前，河南省省直机关第一幼儿园有档案库房3个，包括人事档案库、文书档案库和财会档案库，总面积超过260m2。另有幼儿教师教育参考资料室1个，幼儿教具实物档案保存室1个，面积约120m2。档案种类有照片档案、声像档案、教学档案（光盘）、幼儿节目档案（光盘）等。其中，照片档案有1 500幅（其中包括河南省历任省长、副省长等省级领导在节日期间看望幼儿的照片约30张）；声像档案、教学档案（光盘）、幼儿节目档案（光盘）共80盘；文书档案874卷（册）、人事档案192册、财会档案782卷（册）。

“十一五”期间，为了改善档案保存条件，在相关领导的大力支持下，幼儿园先后购买和添置了9套高级实木书柜；22套开放式书柜；80套铁皮档案柜和1套保存声像档案的保险柜。档案库、室的温湿度都采用中央空调控制，温湿度符合国家相关标准要求。

在日常工作中，工作人员按照防火、防盗、防水、防光、防鼠、防高温、防高湿、防霉、防尘、防空气污染等档案保护技术要求开展工作，并不断完善修订保障幼儿园档案安全的各种规章制度。其中《实物教具紫外线消毒制度》、《档案借阅必须在阅览室阅读制度》、《档案库房按时进行杀虫灭菌制度》的实施，为确保档案安全奠定了良好基础。

二、新时期推进幼儿园发展的举措

2011年，幼儿园将筹措资金77万元，用于硬件设施的改造和完善。其中35万元用于对餐厅的整体改造装修；另外一部分用于为幼儿班添置电脑主机、电视机、音箱设备和对换热站进行维修，保证幼儿冬季取暖；还有一部分用于配备购置电视柜、折叠椅和会议桌等设备；剩余5万元一次性购买33件大型玩具，丰富幼儿户外活动器械。另外，2011年将进一步改善幼儿园的环境和设施条件。目前，全园绿化面积达2 300m2，2011年，在此基础上，全园将新增添玉兰等树木10余株，增加绿化面积170m2，新铺塑胶场地216m2。

三、新时期确保幼儿园档案安全的措施

2010年5月12日，来自全国的150多名档案行政管理部门负责人和相关业务人员在成都参加了全国档案安全体系建设工作会议。这次会议的目的就是要研究建立确保档案安全保密的档案安全体系，全面提升档案部门的安全保障能力。档案安全工作成为档案工作者的重要议事日程。在这次会议上，国家档案局长馆长杨冬权同志在讲话中指出，“前几年，我们在贯彻落实科学发展观的过程中，已经提出了建立覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系。今天，同这两个体系建设相呼应，我们还应该建立确保档案安全保密的档案安全体系。”

河南省档案工作会议2011年2月11日在郑州召开，省委副秘书长、省档案局局长王国振同志讲话并传达了全国档案局长馆长会议文件，讨论了河南省档案事业发展“十二五”规划。在这次会议上，档案安全工作再次被提上重要工作日程。同时，河南省档案局要求各级各类档案馆在“十二五”期间档案的征集数量与“十一五”相比，要翻一番。

为此，河南省省直机关第一幼儿园档案室相应地制定了比较健全的各种规章制度，在确保档案安全的情况下，为实现上述目标，在以下几个方面作出努力。

一是在上级领导的关心支持下，该园领导班子带领全体职工，认真学习实践科学发展观，团结奋进、解放思想、勇于创新，把档案工作提上议事日程，充分认识档案是记录历史、传承文化、人类发展不可缺少的文化遗产。

二是在修订各类安全制度的基础上，为了确保各项工作的落实，认真组织职工学习《卫生保健知识》、《食品卫生法》、《食品安全法》、《消防安全法》、《公安部的第61号令》、《幼儿园消防安全预案》等并开展《安全知识答卷》，结合工作实际，查处安全工作中存在的不足。

三是狠抓落实，争取在卫生监督所的检查验收中，受到好评。具体措施有：为幼儿公用开水炉加装了不锈钢条进行封闭，确保幼儿用水安全；对全园房屋进行了拉网式安全排查，对部分房屋的构造进行了安全鉴定和局部加固。

四是将根据幼儿园室外大型玩具的设置情况，进行安全责任区划分，确保安全责任检查落实到人。

五是对幼儿参加绘画比赛的选送参赛作品进行专卷保存。

六是对该园老师获得的各种荣誉证书和奖品进行专卷保存。

七是对以上所有项目的图纸、计划书、文书、资料、文件进行征集，并在第一时间内按照档案鉴定和保管标准进行甄别，分门别类进行保存，确保档案的完整与安全。与此同时，工作人员将对档案本身的内在信息安全高度重视，防止泄密、失密事件的发生。